คุณได้ตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดอีกครั้ง ห้องจัดเลี้ยงถูกจองแล้ว พนักงานจัดเลี้ยงกำลังทำเมนูพิเศษ และสั่งดอกไม้เรียบร้อยแล้ว แต่งานของคุณยังไม่สิ้นสุดทีเดียว กิจกรรมที่วางแผนมาอย่างดีของคุณอาจจบลงด้วยความล้มเหลว หากคุณมองข้ามรายละเอียดที่สำคัญที่สุด นั่นคือ การบอกต่อ นี่คือแนวคิดบางส่วนที่จะจุดประกายจินตนาการของคุณ
ตัวจับความสนใจ
สื่อต่างๆ จะได้รับข่าวประชาสัมพันธ์หลายร้อยฉบับในแต่ละสัปดาห์ ขณะที่คุณกำลังพยายามดึงความสนใจของนักข่าว บรรณาธิการ และโปรดิวเซอร์ ให้พิจารณาส่งข่าวที่ไม่ธรรมดา
“ในการประกาศผลิตภัณฑ์ใหม่หรือกิจกรรมพิเศษ ฉันได้ส่งเทปเผยแพร่ไปยังหลอดไฟพร้อมคำว่า 'เรามีแนวคิดใหม่' จากภายนอก” Mike DeHart ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดที่อาศัยอยู่ใน Asheville กล่าว NC
“ส่งลูกกอล์ฟสีดำพร้อมตราสัญลักษณ์สีทองและทีออฟสีทอง ประกาศการแข่งขันกอล์ฟเพื่อผลประโยชน์” Kay Pinkerton ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์กล่าว “สมาชิกของสื่อที่เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมการจับฉลากสำหรับอาหารค่ำและรับการสัมภาษณ์พิเศษกับบริษัทยักษ์ใหญ่ที่ผูกติดอยู่กับการแข่งขัน ฉันเคยทำงานให้กับบริษัท Hunt Oil ซึ่งสนับสนุน Byron Nelson Golf Classic นั่นคือสิ่งที่ทำให้ฉันนึกถึงความคิดบ้าๆ นี้”
คิดด้วยสายตา
หากคุณกำลังพยายามดึงดูดให้สถานีโทรทัศน์ท้องถิ่นเผยแพร่กิจกรรมของคุณ ให้จัดเตรียมวิดีโอที่เป็นไปได้ บรรณาธิการมอบหมายห้องข่าวทางทีวีคอยมองหาเรื่องราวที่จะสร้างวิดีโอที่น่าตื่นเต้นอยู่เสมอ
Steven Spenser ประธานของ Praxis Communications ในซีแอตเทิลกล่าวว่ารัฐเคนตักกี้ของ American สมาคมปอดจำเป็นต้องส่งเสริมโปรแกรมโรคหอบหืดตลอดทั้งวันโดยมี Jackie. นักกีฬาโอลิมปิก จอยเนอร์-เคอร์ซี เขาแนะนำให้วาง Joyner-Kersee ร่วมกับเด็กที่เป็นโรคหืด แนวคิดหนึ่งนำเสนอการวิ่งไปรอบ ๆ สวนสาธารณะหรือลู่วิ่งของโรงเรียน
ผู้จัดงานได้กำหนดให้ Joyner-Kersee รับประทานอาหารกลางวันกับกลุ่มวีไอพีชุมชนที่ได้รับการคัดเลือก หลังจากนั้นเธอก็จะพูดกับ คณะบุคลากรโรงเรียน เรื่อง ความสำคัญของการตระหนักถึงโรคหอบหืดในนักเรียน แล้วจึงเปิดงานสุขภาพยามบ่าย ยุติธรรม. การประชาสัมพันธ์ก่อนงานรวมถึงการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ไปยังสื่อท้องถิ่น มอบโบรชัวร์และโปสเตอร์ให้กับท้องถิ่น โรงเรียน การพิมพ์บทความจดหมายข่าว แจกเสื้อกิจกรรม และสัมภาษณ์ทางทีวี/วิทยุท้องถิ่น แสดง อย่างไรก็ตาม สเปนเซอร์สนับสนุนให้กลุ่มก้าวต่อไปในความพยายามในการประชาสัมพันธ์
“การเชิญช่างภาพโทรทัศน์และสิ่งพิมพ์มาปกปิดดาราโอลิมปิกในมื้อกลางวันของเธอหรือที่อยู่ของเธอกับเจ้าหน้าที่ของโรงเรียนจะส่งผลให้เกิดการรายงานที่น่าเบื่อและคงที่ ศักยภาพในการประชาสัมพันธ์ที่ยอดเยี่ยมของนักกีฬาที่น่าประทับใจจะลดลงเหลือเพียงการพูดคุยที่แท่นบรรยาย สิ่งนี้ทำให้โทรทัศน์น่าเบื่อ” สเปนเซอร์กล่าว “ไม่ว่าคุณจะวางแผนอะไรก็ตาม ให้สื่อแสดงความเคลื่อนไหว–กิจกรรม–ความตื่นเต้น คิดในแง่ของสิ่งที่ทำให้งานพิเศษที่ดี ไม่ใช่วิธีการใช้สถานที่ดึงดูดดาราของคุณเพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่คนอื่นสามารถทำได้เช่นกัน”
ด้วยความยินดี
การเผยแพร่ข่าวเกี่ยวกับกิจกรรมไม่ได้จำกัดอยู่แค่การติดต่อกับสื่อเท่านั้น ในหลายกิจกรรม คุณจะต้องสร้างรายชื่อผู้เข้าร่วมและส่งคำเชิญส่วนบุคคล แม้ว่าบัตรเชิญแบบสลักชื่ออย่างเป็นทางการพร้อมการ์ดตอบรับจะเหมาะกับบางโอกาส แต่บางโอกาสก็ต้องการความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์
“สำหรับสิ่งแปลกใหม่ เราได้ส่งคำเชิญที่แนบกับต้นอ่อนในหลอดไปรษณีย์พร้อมคำแนะนำว่าคนทั้งสองจะปลูกต้นไม้ ต้นไม้ในบ้านของพวกเขาเองหรือมาที่งานแหวกแนวและปลูกต้นไม้เพื่ออนาคตของการดูแลสุขภาพในรัฐอินเดียนา” เฟรเดอริกกล่าว ค. Bagg ผู้อำนวยการฝ่ายชุมชนสัมพันธ์และการตลาดที่โรงพยาบาลและศูนย์สุขภาพเซนต์ฟรานซิสในอินเดียแนโพลิส
Bagg ยังคิดไอเดียตลกๆ ที่จะเชิญแพทย์มาร่วมพิธีเปิดหน่วยสูติศาสตร์และทารกแรกเกิดใหม่ แพทย์ 20 คนได้รับผ้าอ้อมสำเร็จรูปพร้อมคำเชิญและจูบของเฮอร์ซีย์ที่แกะออกมาข้างใน “แพทย์เป็นกลุ่มที่ยากผิดปกติในการตอบรับคำเชิญ” แบ็กก์กล่าว “เรามี 16 หรือ 17 คนให้แวะมาทานอาหารเช้าและทัวร์”
รับสาย
พิจารณาสร้างเว็บเพจเพื่อช่วยประชาสัมพันธ์ของคุณ คุณสามารถให้การเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับงานได้อย่างง่ายดาย รวมถึงสถานที่ เส้นทาง กิจกรรมตามกำหนดการ และวิธีการตอบสนอง รวมถึงการลงทะเบียนออนไลน์ ตัวอย่างเช่น นักวางแผนการรวมตัวของชั้นเรียนหลายคนสร้างเว็บไซต์เพื่อให้เพื่อนร่วมชั้นได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการพบกันใหม่ที่กำลังจะมาถึง และเพื่อโพสต์ข้อมูลปัจจุบันเกี่ยวกับชีวิตของพวกเขา
อีเมลเป็นอีกวิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารกับผู้คนที่จะเข้าร่วมกิจกรรมของคุณ พิจารณาสร้างรายการสนทนาทางอีเมลสำหรับกลุ่มของคุณ มีหลายไซต์ที่ให้บริการ listserv ฟรี เว็บไซต์ดังกล่าวสามารถพบได้ที่ www.egroups.com ข้อดีของการสร้างรายการสนทนาของคุณเองคือ คุณส่งข้อความหนึ่งข้อความและจะแจกจ่ายไปยังที่อยู่อีเมลทั้งหมดในรายการของคุณโดยอัตโนมัติ
สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับ Jackie Joyner-Kersee สตีเวน สเปนเซอร์ แนะนำให้ใส่แทร็กสตาร์ในฟอรัมสนทนาเพื่อพูดคุยกับเด็กในพื้นที่ที่เป็นโรคหอบหืด นอกจากนี้ เขายังแนะนำการสัมภาษณ์สื่อออนไลน์กับ Joyner-Kersee เพื่อดึงดูดความสนใจของนักข่าวที่เชี่ยวชาญด้านเว็บ
คุยเลย
คำพูดจากปากต่อปากมักเป็นการโฆษณาที่ดีที่สุด และนั่นก็รวมไปถึงการประชาสัมพันธ์งานด้วยเช่นกัน กระจายคำ แจ้งให้ผู้คนทราบเกี่ยวกับกิจกรรม และเตือนพวกเขาด้วยโน้ตหรือโทรศัพท์ Roger Snowdon ประธาน Media Magic ในเมือง Fredericton รัฐนิวบรันสวิก ประเทศแคนาดา แนะนำให้ทำรายชื่อผู้ที่รู้จักใครในองค์กรของคุณ “มอบหมายให้พวกเขาอยู่ในรายการยอดนิยมเพื่อสร้างความสนใจและพูดคุย” สโนว์ดอนกล่าว “เราได้ทำสิ่งนี้โดยการรวมทีมและทำงานทางโทรศัพท์ตลอดช่วงสุดสัปดาห์ ในกรณีนี้มันเป็นเหตุการณ์ทางการเมือง แต่ก็สามารถใช้วิธีการเดียวกันนี้กับเหตุการณ์อื่น ๆ ได้เช่นกัน”
พยายามแล้วจริง
อย่ามองข้ามตัวเลือกการประชาสัมพันธ์ที่พยายามและเป็นจริง หากเป็นกิจกรรมชุมชน คุณสามารถส่งประกาศเกี่ยวกับบริการสาธารณะในหนังสือพิมพ์ คู่มือผู้ซื้อ ทีวีและวิทยุ แนวคิดอื่นๆ ได้แก่:
- โปสเตอร์
- ป้ายถนน
- ใบปลิว
- จิตรกรรมทางเท้า
การผสมผสานกลยุทธ์การประชาสัมพันธ์จะส่งผลให้งานของคุณประสบความสำเร็จมากที่สุด อย่าลืมสร้างสรรค์และสนุกสนาน จากนั้นจงภาคภูมิใจในการผลิตงานที่มีผู้เข้าร่วมและดำเนินการดีที่สุดงานหนึ่งในเมือง
เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนงานและปาร์ตี้
- 10 เคล็ดลับจัดปาร์ตี้บล็อคให้โดดเด่น
- ไทม์ไลน์การวางแผนงานเลี้ยง
- วิธีวางแผนปาร์ตี้: คำแนะนำทีละขั้นตอน
