Imagine encontrar um advogado pela primeira vez, cujo escritório é uma bagunça desordenada - papéis empilhados por todo o desktop, correio e arquivos espalhados no aparador, e uma estante sobrecarregada com pilhas de livros em cima e no piso. Independentemente da habilidade ou reputação real desse advogado, sua primeira impressão pode ser negativa? A sua confiança nesse advogado também pode ser diminuída? Nos negócios, as primeiras impressões são importantes.
Desordem no local de trabalho varia de meramente irritante a quase paralisante e é sempre prejudicial à produtividade. Um ambiente de trabalho desordenado também projeta uma imagem desfavorável para clientes e associados. Quando a área de trabalho se torna um local de armazenamento em vez de um espaço de trabalho, é hora de reorganizar! Vários fatores contribuem para um espaço de trabalho desorganizado, mas aqui estão três maneiras de combater os sabotadores.
Consiga uma boa mesa
Isso não significa necessariamente um caro mesa - significa aquela que é certa para você e atende às suas necessidades diárias. Seus hábitos pessoais de trabalho, bem como suas atividades de negócios, determinarão o estilo e o tamanho da mesa mais adequados para você. Se você consultar livros, manuais ou publicações regularmente em sua empresa, uma escrivaninha com uma gaiola vertical faria sentido. Você pode manter os livros aos quais consulta diariamente na gaiola. Eles serão facilmente acessados, mas fora do seu espaço de trabalho. Se os livros não precisam estar à mão, uma estante separada será suficiente e você pode ir sem a gaiola em favor de um espaço de trabalho maior e plano.
Se o seu trabalho gira em torno do uso do computador e você tem um amplo espaço, considere uma mesa em formato de L. Você pode manter o computador em uma seção e ainda ter um grande espaço de trabalho na outra. Esta configuração permite que você evite fazer malabarismos com duas prioridades na mesma área de trabalho. Outro grande aspecto sobre uma mesa em forma de L é o espaço adicional que você ganha para ferramentas de mesa, como suportes para arquivos verticais, bandejas de empilhamento, cestas, arquivos pendurados portáteis e seu telefone. Não se esqueça de todo o espaço em suas paredes. Quando você não pode construir, construa! As prateleiras são uma maneira fantástica de exibir itens pessoais, prêmios e fotos, mantendo sua área de trabalho limpa e funcional.
Melhore a sua gestão de tempo
Quando você não tem um bom controle do seu tempo, muitas vezes acaba com pressa para fazer as coisas e, inevitavelmente, não pode fazer da organização uma prioridade. Papéis são jogados na mesa "por enquanto" e revistas são empilhadas na cadeira ou no chão porque você não tem tempo para lê-los. Uma das maneiras mais simples de usar melhor o seu tempo é repensar quanto tempo as tarefas realmente levarão e agendar de acordo. Visualize-se concluindo uma tarefa do início ao fim e as ações que você deve realizar. Até obter mais precisão na estimativa, adicione 25% ao tempo que você acha que precisará para concluir uma determinada tarefa.
Outra maneira de perceber o tempo real é cronometrar enquanto você faz coisas diferentes, como pagar contas, balancear o talão de cheques ou ir ao correio. Você pode se surpreender ao descobrir quanto tempo as coisas realmente levam. Faça anotações sobre quanto tempo leva cada tarefa para que você possa se lembrar de dar tempo suficiente. Ao fazer recados entre compromissos de negócios, sempre permita circunstâncias inesperadas, como tráfego ou longas filas.
Limpe aquele papel
Muitas pessoas acumulam papel desordenado devido ao medo de jogar fora algo importante ou à preocupação de que isso possa ser necessário mais tarde. O resultado é que acabam guardando tudo e não conseguem discernir quais coisas têm valor presente ou futuro e quais podem ser descartadas com segurança.
A realidade é que 80% do papel economizado “por precaução” nunca mais será necessário; e se for, as chances são muito boas de que possa ser recriado ou obtido de outra fonte. Do correio ao fax, aos anúncios e memorandos, o papel é o que mais contribui para a desordem em um ambiente de escritório. Para evitar um rápido acúmulo de papel, um sistema regular de manutenção de papel é uma necessidade em todos os escritórios. Lembre-se de que sua lata de lixo e sua destruidora são seus amigos.
Tome decisões mais rapidamente
A desordem acontece quando você adia a tomada de decisões. Tente adquirir o hábito de tomar decisões rapidamente sobre guardar papel, correspondência e outras coisas. Quanto mais rápido você tomar decisões confiantes, mais rápido manterá as coisas em movimento em sua vida, o que evita atrasos.
Tenha em mente que se organizar é um processo em vez de um evento, então não espere milagres durante a noite. Você pode acelerar o processo contratando ajuda, como um organizador profissional, que trabalhará lado a lado com você e o manterá focado.
Se você planeja lidar com o projeto de reorganização sozinho, é possível fazer um bom progresso em um tempo relativamente curto se você tiver um plano de jogo e alguns objetivos em mente antes de começar. Basta começar em um lugar e continuar, e em pouco tempo você ficará surpreso com os resultados que vê.
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