Se non disponi di un sistema per gestire le tue e-mail, la tua casella di posta può perdere rapidamente e facilmente il controllo. Per fortuna, con diverse funzioni di ricerca, trovare un'e-mail non è impossibile; tuttavia, è intelligente organizzare l'afflusso di e-mail prima che il numero che inonda la tua casella di posta diventi schiacciante.
Con molti di noi che ricevono dozzine o addirittura centinaia di e-mail ogni giorno, sviluppare un sistema per gestirle è un must. Ecco alcuni semplici modi per evitare di accumulare e-mail.
Elimina alcune email subito dopo averle lette
Se hai letto un'e-mail e non hai bisogno di rileggerla o agire di conseguenza, eliminala immediatamente. Inoltre, imposta la tua email in modo che il cestino venga svuotato regolarmente (oppure entra ogni settimana e svuotalo manualmente).
Tieni presente che non abbiamo bisogno di leggere ogni email immediatamente. Se ti ritrovi distratto dalla tua email, non tenere la tua aperta; pianifica invece da tre a cinque orari di check-in durante la giornata lavorativa.
Lascia le email che richiedono un'azione nella tua casella di posta
Se è necessario rispondere a un'e-mail o richiede un'azione, lasciala nella tua casella di posta come promemoria. Per quelli particolarmente importanti, imposta le bandiere, in modo che non si perdano nella mischia. (Anche se questo è meno probabile dato che la tua casella di posta sarà presto più snella!)
Quindi decidi una scadenza standard per le e-mail rimanenti nella tua casella di posta, forse da una settimana a un mese. Alla fine di ogni settimana, controlla la tua casella di posta e assicurati che la risposta o l'azione siano state completate, in modo da poter eliminare l'e-mail dalla tua casella di posta.
Archivia prontamente altre email
Se ci sono email su cui hai agito ma a cui dovrai fare riferimento in futuro, archiviale nelle cartelle appropriate. Dovrai pensare a quale tipo di sistema di cartelle funzionerà meglio per te. È facile che le e-mail archiviate perdano rapidamente il controllo, quindi considera la creazione di cartelle suddivise per data in modo da poter eliminare facilmente intere cartelle che non sono più tempestive. Esistono alcuni strumenti di posta elettronica che ti consentono di archiviare anche le e-mail in arrivo direttamente nella cartella: considera la possibilità di configurarlo se ritieni che questa funzione ti sarà utile nel modo in cui tu opera.
Altri consigli per la carriera
Come trovare un mentore
Come lasciare un lavoro con la classe
Cosa fare quando sei stato licenziato
