Εάν δεν έχετε σύστημα αντιμετώπισης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τα εισερχόμενά σας μπορούν γρήγορα και εύκολα να ξεφύγουν από τον έλεγχο. Ευτυχώς, με πολλές λειτουργίες αναζήτησης, η εύρεση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι αδύνατη. Ωστόσο, είναι έξυπνο να οργανώνετε την εισροή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού ο αριθμός που πλημμυρίζει τα εισερχόμενά σας γίνει συντριπτικός.
Με πολλούς από εμάς να λαμβάνουμε δεκάδες ή και εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθημερινά, η ανάπτυξη ενός συστήματος για την αντιμετώπισή του είναι απαραίτητη. Ακολουθούν μερικοί απλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αποφύγετε τη συσσώρευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Απορρίψτε ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως μετά την ανάγνωση
Εάν έχετε διαβάσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεν χρειάζεται να το ξαναδιαβάσετε ή να το εφαρμόσετε, σκουπίστε το αμέσως. Επίσης, ρυθμίστε το email σας έτσι ώστε τα σκουπίδια να αδειάζουν τακτικά (ή, πηγαίνετε σε εβδομαδιαία βάση και αδειάζετε τα με το χέρι).
Λάβετε υπόψη ότι δεν χρειάζεται να διαβάζουμε αμέσως κάθε email. Αν σας αποσπούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην τα κρατάτε ανοιχτά. Αντ 'αυτού, προγραμματίστε τρεις έως πέντε ώρες check-in κατά τη διάρκεια της εργασίας σας.
Αφήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν δράση στα εισερχόμενά σας
Εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να απαντηθεί ή απαιτεί ενέργεια, αφήστε το στα εισερχόμενά σας ως υπενθύμιση. Για ιδιαίτερα σημαντικά, ορίστε σημαίες, ώστε να μην χαθούν στο ανακάτεμα. (Αν και, αυτό είναι λιγότερο πιθανό δεδομένου ότι τα εισερχόμενά σας σύντομα θα είναι πιο εξορθολογισμένα!)
Στη συνέχεια, αποφασίστε για μια τυπική προθεσμία για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παραμένουν στα εισερχόμενά σας - ίσως μια εβδομάδα έως ένα μήνα. Στο τέλος κάθε εβδομάδας, περάστε από τα εισερχόμενά σας και βεβαιωθείτε ότι η απάντηση ή η ενέργεια έχει ολοκληρωθεί, ώστε να μπορείτε να διαγράψετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας.
Διαγράψτε αμέσως άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Εάν υπάρχουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία έχετε ενεργήσει, αλλά στα οποία θα πρέπει να ανατρέξετε στο μέλλον, καταχωρίστε τα στους κατάλληλους φακέλους. Θα πρέπει να σκεφτείτε λίγο ποιος τύπος συστήματος φακέλων θα λειτουργήσει καλύτερα για εσάς. Είναι εύκολο για τα αρχειοθετημένα μηνύματα να βγουν γρήγορα εκτός ελέγχου, οπότε σκεφτείτε να δημιουργήσετε φακέλους που υποδιαιρούνται κατά ημερομηνία, ώστε να μπορείτε εύκολα να διαγράψετε ολόκληρους φακέλους που δεν είναι πλέον έγκαιροι. Υπάρχουν ορισμένα εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας επιτρέπουν να καταχωρήσετε τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας, επίσης - σκεφτείτε να το ρυθμίσετε εάν πιστεύετε ότι αυτή η λειτουργία θα σας εξυπηρετήσει καλά με τον τρόπο που εσείς εργασία.
Περισσότερες συμβουλές σταδιοδρομίας
Πώς να βρείτε έναν μέντορα
Πώς να εγκαταλείψετε μια δουλειά με τάξη
Τι να κάνετε όταν απολυθείτε
