Jeg behøver ikke at fortælle dig dette, fordi du har set det i hver nyhedshistorie, på hver tv -kanal og på alle spisebord, du er kommet i kontakt med i løbet af de sidste par år: alle er besat af deres smartphones. De har ændret vores måde at kommunikere på, og vi driver mere og mere mod sms, "Ping", "slapper" eller "g-chatter" vores kolleger.
Mens vi lærte at skrive en brev i folkeskolen og derefter lært at skrive en e -mail gennem enorm praksis (og lidt rickrolling), hvordan skriver vi en tekst, der er OK til arbejde? Eller mere, hvordan skal vi ikke skrive en tekst? Hvis du gør et af følgende, følger du ikke de gyldne regler for den professionelle tekstbesked - og det kan skade din repræsentant.
1. Spørger ikke om tilladelse
Inden du sender en persons mobiltelefon til en sms, skal du bede om deres gåtur-især hvis det er et personligt nummer. Din første tekst skal bekræfte, at du har spurgt (f.eks.: "Hej Sarah, her er den tekst, jeg lovede" eller "Hej Mark, jeg ville følge op på vores samtale i dag, er dette nummer stadig fint?").
2. Forvent et øjeblikkeligt svar
Selvom du måske behandler sms som en instant messenger, reagerer ikke alle på sms på samme måde. Hvis du har brug for et øjeblikkeligt svar, kan du prøve at ringe til personen eller prøve sender en mail med "URGENT" i emnelinjen. Som en sikkerhedsforanstaltning skal du ikke vente med at spørge nogen om tekst (eller virkelig over nogen meddelelse kanal) lige inden en deadline. Hvis du tror, du skal følge op med nogen flere gange, kan du overveje at flytte samtalen til e -mail.
3. Brug af for mange emojis
Selvom emojis er super sjove, kan brug af for mange i en arbejdssamtale - især med en, du ikke er tæt på med på kontoret - påvirke, hvordan de ser dig som en professionel. For at reducere den risiko, du bliver set i et ikke-så-professionelt lys, skal du reducere din brug af smiley-ansigter.
4. Tillader overdreven grammatik og stavefejl
Selvom tekstbeskeder bestemt er afslappet i forhold til f.eks. En hvidbog, er professionelle sms -samtaler ikke stedet for doven stavemåde og grammatik. SMS -beskeder, der indeholder en masse fejl, peger på mangel på klare kommunikationsevner og opmærksomhed på detaljer fra din side, uanset hvor harmløs. Sørg for at dobbelttjekke dine meddelelser, før du sender, og sende en stjerneopklaring, hvis en fejl glider ved din korrekturlæsning.
5. Sender beskeder på upassende tidspunkter
Fordi tekstmeddelelsessamtaler ofte ses som mere intime end en e -mail -kæde, kan du prøve at skrive sms i normal arbejdstid (et godt sted at starte: 8.00 til 19.00). Hvis du har brug for at sende en besked før eller efter kontortid, skal du i begyndelsen af meddelelsen afklare, hvorfor du sender beskeden derefter i stedet for om morgenen.
6. Sender lange tekstblokke
Det vidunderlige ved tekstbeskeder? Det er kort. Hvis du har brug for at sende en besked, der er mere end et par sætninger, er e -mail sandsynligvis den bedste rute. Ingen vil rulle gennem en tekstmur og forsøge at forstå, hvad den siger - og at sende et svar på så meget indhold er endnu mere irriterende!
7. Afsendelse af følsomme oplysninger
Professionel sms handler om grænser. Som følge heraf er det let at sende følsomme oplysninger-uanset om du taler om fortrolige oplysninger om virksomheden eller følsomme oplysninger om dig selv. Oplysninger som en medarbejders løn, en kundes kontraktpris eller andre potentielt fortrolige godbidder bør ikke sendes over tekst. På samme måde bør personlige oplysninger om dig selv ikke deles i professionelle sms -samtaler. Du ved aldrig, hvem der læser meddelelser - eller hvem der muligvis modtager screenshots.
Denne artikel opstod oprindeligt den Fairygodboss. Som den største karriere samfund for kvinder, Fairygodboss giver millioner af kvinder karriereforbindelser, rådgivning fra samfundet og svært at finde viden om, hvordan virksomheder behandler kvinder.
