บางวันฉันเกลียดกล่องจดหมายของฉัน ฉันแน่ใจว่าคุณสามารถเห็นอกเห็นใจ เช่นเดียวกับคุณ ฉัน (และนักธุรกิจหญิงทุกคน) ได้รับ เฉลี่ย 124.5 อีเมล วันหนึ่ง. แม้ว่าเราทุกคนจะติดกาวที่หน้าจอ แต่ของเรา อีเมล มารยาทดูเหมือนจะค่อยๆ สลายไป ฉันเคยเห็นอีเมลที่ไม่เพียงแต่มีข้อผิดพลาดที่เลอะเทอะเท่านั้น แต่ในบางกรณีก็หยาบคายอย่างยิ่ง — หรือแย่กว่านั้นคือไม่เป็นทางการจนเกินไป แม้แต่ข้อผิดพลาดที่ดูเหมือนไม่มีอันตรายก็เพิ่มขึ้น และในบางกรณีก็อาจมีผลกระทบร้ายแรง
ฉันได้สรุปกฎมารยาทพื้นฐานบางประการเพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ของคุณตรงกับภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพของคุณ
1. ใช้คำทักทายแบบมืออาชีพ
ได้รับทุก วัฒนธรรมองค์กร แตกต่างกัน แต่การทักทายที่สุภาพและเป็นทางการเล็กน้อยนั้นเหมาะสมเสมอ การใช้คำว่า "เฮ้" หรือ "โย่" นั้นไม่เป็นมืออาชีพ ไม่ว่าผู้รับจะเป็นใครก็ตาม ให้ใช้คำว่า "สวัสดี" "สวัสดี" "สวัสดีตอนเช้า/ตอนบ่าย" แทน หรือพูดเป็นทางการกว่านี้ว่า "ที่รัก"
2. ใช้ “ตอบทั้งหมด” อย่างเหมาะสม
อีเมลกลุ่มสามารถประหยัดเวลาได้จริงเพราะทุกคนรวมอยู่ในการอัปเดตโครงการหรืออะไรก็ตามที่คุณส่ง น่าเสียดายที่เธรดกลุ่มยังสามารถวนเวียนอยู่เหนือการควบคุมและแยกเป็นหัวข้อที่แยกจากกันซึ่งทั้งกลุ่มไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วม คิดให้รอบคอบก่อนกดตอบกลับทั้งหมดเพื่อพิจารณาว่าทุกคนจำเป็นต้องวนซ้ำหรือไม่
3. อย่าใช้ชื่อเล่น
การย่อชื่อใครซักคน (หากคุณไม่ได้บอกว่าเขา/เธอชอบ) เป็นการไม่เป็นทางการ เกรงใจ และในบางกรณีอาจมองว่าเป็นการดูหมิ่น ฉันชื่อทิฟฟานี่ เว้นแต่ฉันจะรู้จักคุณเป็นการส่วนตัว ไม่ควรเรียกฉันว่า "ทิฟ"
4. หลีกเลี่ยงการใช้อารมณ์ขัน
อารมณ์ขันมักใช้ไม่ได้กับอีเมล เรื่องตลกสำหรับคนหนึ่งอาจดูหมิ่นคนอื่น หรือที่แย่กว่านั้น อาจถูกตีความผิดว่าเป็นการประชดประชันหรือประชดประชัน
5. ตอบทันท่วงที
แม้ว่าเราจะยึดติดกับคีย์บอร์ดของเราแล้ว แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นตัวประกันในกล่องจดหมายของคุณ หากอีเมลมีลำดับความสำคัญสูง และคุณรู้ว่าคุณต้องใช้เวลาหลายชั่วโมง (หรือหลายวัน) เพื่อจัดการ ให้ตอบกลับทันทีเพื่อรับทราบคำขอ อีเมลที่อยู่รอบๆ และรวบรวมฝุ่นในกล่องจดหมายของคุณอาจทำให้ผู้คนรู้สึกว่าคุณถูกครอบงำหรือว่าคุณเพิกเฉยต่อคำขอของพวกเขา อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านอาจหมายถึงการไม่ครบกำหนดส่ง
6. พิสูจน์อักษรข้อความของคุณ
การตรวจสอบตัวสะกดที่ง่ายดายหมายความว่าพวกเราหลายคนพึ่งพาการตรวจสอบการสะกดผิด ซึ่งจะทำให้คุณไปถึงครึ่งทางเท่านั้น พิจารณางาน "สาธารณะ" หากคุณพิมพ์ผิดและข้ามตัวอักษร "L" โดยไม่ได้ตั้งใจ คำนั้นยังสะกดถูกต้องแต่มีความหมายแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง! ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจหาคำที่ไม่ได้รับหรือคำที่ออกเสียงเหมือนกันแต่สะกด (และมีความหมาย) ที่แตกต่างออกไป เช่น “ของคุณ” และ “คุณ”
7. อย่าลืมไฟล์แนบ
นี่เป็นเรื่องง่ายที่จะหลีกเลี่ยง หากคุณพิมพ์คำว่า "สิ่งที่แนบมา" หรือ "สิ่งที่แนบมา" ในส่วนเนื้อหาของอีเมล Outlook จะแจ้งให้คุณทราบหากดูเหมือนว่าคุณลืมแนบอะไรบางอย่าง วิธีหนึ่งที่จะขจัดข้อผิดพลาดนี้คือการเริ่มบันทึกด้วยข้อความ “ในไฟล์แนบ…”
8. หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดที่ใช้ในอีเมลอาจเป็นการดูหมิ่นผู้รับของคุณ หากสิ่งที่สำคัญจริงๆ ให้พูดอย่างนั้นหรือใช้ตัวหนาหรือขีดเส้นใต้เพื่อเน้นจุดสำคัญหรือวลีแทน
9. พิจารณาการโทร
ถ้าคุณมีจำนวนมากที่จะพูดในอีเมลของคุณ มันอาจจะมีประสิทธิภาพมากกว่าที่จะรับโทรศัพท์หรือกำหนดเวลาการโทร การโทรไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาเท่านั้น แต่ยังป้องกันการตีความข้อความของคุณผิดอีกด้วย หลังจากการโทร เอกสารที่ตกลงกันไว้หรืองานติดตามผลด้วยข้อความอีเมลที่กระชับ
10. รวมคำอวยพรปิดท้าย
เช่นเดียวกับประเด็นแรก เป็นการดีที่จะรวมคำทักทายปิด ลองนึกถึงอีเมลฉบับล่าสุดที่คุณได้รับซึ่งข้อความเพิ่งจบลงอย่างกะทันหัน เป็นไปได้มากที่มันให้ความรู้สึกเหมือนโน้ตน้อยลงและเหมือนเป็นคำสั่งมากกว่า
อย่าลืมส่งอีเมลเหมือนกับธุรกิจรูปแบบอื่นๆ การสื่อสาร, เป็นภาพสะท้อนโดยตรงของคุณ ความเป็นมืออาชีพ. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามารยาทในการใช้อีเมลของคุณตรงประเด็น แสดงว่าเพื่อนร่วมงานของคุณมีความรอบคอบ สุภาพ และรวดเร็วในการแลกเปลี่ยนออนไลน์
บทความนี้เดิมปรากฏบน เจ้าแม่กวนอิม. ในฐานะที่เป็นชุมชนอาชีพที่ใหญ่ที่สุดสำหรับผู้หญิง Fairygodboss มอบการเชื่อมต่อทางอาชีพ คำแนะนำของชุมชน และข้อมูลที่หายากเกี่ยวกับวิธีที่บริษัทปฏิบัติต่อผู้หญิงให้กับผู้หญิงหลายล้านคน
