Om du inte har ett system för att hantera dina e -postmeddelanden kan din inkorg snabbt och enkelt komma ur kontroll. Tack och lov, med flera sökfunktioner, är det inte omöjligt att hitta ett e -postmeddelande; Det är dock smart att organisera tillströmningen av e -postmeddelanden innan antalet som översvämmar din inkorg blir överväldigande.
Eftersom många av oss tar emot dussintals eller till och med hundratals mejl varje dag är det ett måste att utveckla ett system för att hantera det. Här är några enkla sätt du kan hindra dig från att få e -post.
Kassera vissa e -postmeddelanden direkt efter läsning
Om du har läst ett e -postmeddelande och inte behöver läsa om det eller agera på det, ska du kasta det direkt. Ställ också in din e -post så att papperskorgen töms regelbundet (eller, gå in varje vecka och töm den manuellt).
Tänk på att vi inte behöver läsa varje mejl direkt. Om du befinner dig distraherad av din e -post, håll inte din öppen; schemalägg istället tre till fem incheckningstider under din arbetsdag.
Lämna e -postmeddelanden som kräver åtgärder i din inkorg
Om ett e -postmeddelande måste besvaras eller kräver åtgärd, lämna det i din inkorg som en påminnelse. För särskilt viktiga, sätt flaggor så att de inte går vilse i blandningen. (Även om det är mindre troligt med tanke på att din inkorg snart blir mer strömlinjeformad!)
Besluta sedan om en standardfrist för de e -postmeddelanden som finns kvar i din inkorg - kanske en vecka till en månad. I slutet av varje vecka går du igenom din inkorg och ser till att svaret eller åtgärden är klar så att du kan ta bort e -postmeddelandet från inkorgen.
Arkivera bort andra e -postmeddelanden omedelbart
Om det finns e -postmeddelanden som du har agerat på men som du måste hänvisa till i framtiden, fila dem i lämpliga mappar. Du måste fundera över vilken typ av mappsystem som fungerar bäst för dig. Det är lätt för arkiverade e -postmeddelanden att snabbt komma ur kontroll, så överväg att skapa mappar som är indelade efter datum så att du enkelt kan ta bort hela mappar som inte längre är i rätt tid. Det finns några e -postverktyg som gör att du kan få inkommande e -postmeddelanden direkt i mappen också - överväga att ställa in detta om du tror att den här funktionen kommer att tjäna dig väl på det sätt som du gör arbete.
Fler karriärtips
Hur man hittar en mentor
Hur man avslutar ett jobb med klassen
Vad ska man göra när man fått sparken
