Contamos com o e-mail para fazer o negócio mais eficiente, mas algumas coisas que as pessoas fazem apenas aumentam o fardo. Qual destas proibições de e-mail comercial você está enviando?
és tu
um emailer rude?
Contamos com o e-mail para tornar os negócios mais eficientes, mas algumas coisas que as pessoas fazem apenas aumentam o peso. Qual destas proibições de e-mail comercial você está enviando?
A anatomia de um e-mail
Ao escrever um e-mail, certifique-se de abordar tudo da forma mais clara e completa possível. Não peça às pessoas que leiam nas entrelinhas ou acompanhem as informações de que precisam para responder a você.
Se você tiver que escrever um e-mail longo, certifique-se de dividi-lo usando cabeçalhos em negrito e marcadores ou números, quando possível.
A gramática é importante
As regras gramaticais e ortográficas existem para garantir que não haja problemas de comunicação na palavra escrita, então não envie um e-mail sem relê-lo. Recapitule as regras gramaticais, certifique-se de que não haja erros ortográficos e não use uma palavra a menos que tenha certeza você sabe o que significa - tentar soar muito forte, como dizem os britânicos, "chique" pode ser desastroso resultados.
Tenha cuidado com a taquigrafia. Pode ser bom enviar e-mails para pessoas que você conhece bem, mas evite isso com novos contatos. Coisas como BTW provavelmente funcionam bem se responder do seu telefone, mas evite LOLs e emoticons.
Respondendo e encaminhando
Não responda a nenhum e-mail antes de ler toda a comunicação, incluindo as respostas de outras pessoas. A menos que você tenha feito uma cópia oculta ou precise fazer seu comentário em particular, sempre responda a todos se outros foram incluídos.
Ao responder, certifique-se de abordar todos os itens. Se várias pessoas fizerem perguntas, é útil responder a todas elas em um único e-mail. Se alguém precisar de muitas informações, é útil responder “inline” respondendo aos comentários deles dentro do corpo do próprio e-mail e alterando a fonte para uma cor diferente.
- Certifique-se de remover todas as informações que você ou o remetente original podem não querer que outras pessoas tenham.
- Você precisa remover algum endereço de e-mail das linhas “para” ou “de” do encaminhamento?
- Você precisa remover as informações de contato de alguém de sua assinatura?
- Eles divulgaram informações potencialmente sensíveis? Isso pode incluir qualquer coisa, desde detalhes privados de produtos ou preços até informações pessoais.
- Eles (ou você) disseram algo negativo sobre alguém? Mesmo se você não estiver encaminhando para essa pessoa, você deve removê-lo.
E realmente precisamos dizer que você não deve encaminhar piadas, memes, qualquer coisa fofa ou retórica política para contatos de negócios?
Extras de e-mail que contam: anexos e assinaturas
Os extras do e-mail podem ser uma das partes mais irritantes de um e-mail, se feitos incorretamente. Os anexos com mais de 8 megabytes devem ser enviados para um serviço como o Dropbox ou Box para garantir que não sejam bloqueados. Vários anexos devem ser colocados em uma pasta e compactados.
Sempre tenha uma assinatura configurada automaticamente no computador e no telefone, certificando-se de que no seu celular diz isso no caso de um erro de autocorreção estranho ou para explicar por que é tão curto resposta. Deve incluir:
- Seu nome completo
- Seu título completo
- Seu endereço se você for um estabelecimento físico
- Seu número de telefone, incluindo ramais e celular, se você quiser que as pessoas o tenham
- Seu endereço de e-mail (opcional)
- Endereço do seu site
- Quaisquer outros links que você deseja que as pessoas tenham (mídia social, blog, etc.)
Quando se trata de imagens como fotos, logotipos e planos de fundo, menos é mais. Eles podem atrapalhar a maneira como seu e-mail é exibido nos clientes de e-mail de algumas pessoas. E qualquer coisa, exceto um logotipo discreto (pequeno), muitas vezes parece cafona.
A regra de ouro
Quando se trata de comunicações por e-mail, sempre siga a Regra de Ouro. Escreva os tipos de e-mail que deseja receber. Quem sabe? Talvez alguém aprenda algo com você.
Nos digam
Quais são seus e-mails irritados? Som desligado nos comentários abaixo.
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