São 10h50 e seu Blackberry acaba de lembrá-lo de uma reunião que está marcada para as 11h. Você tem dez minutos para se preparar e não tem ideia por onde começar! Não precisa se preocupar, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a se preparar e chegar na hora certa.
Conheça o básico
Lembre-se dos cinco Ws e H - quem, o quê, quando, onde, por que e como - desde a escola primária? Esses também são ingredientes essenciais para ter sucesso e estar preparados para qualquer reunião de última hora.
Quem
Para quem é a reunião? A reunião é para a alta administração, nível de pessoal, RH, etc.? Conheça o seu público, para que possa apresentar o material de acordo com o grupo de pessoas presentes.
O que
Sobre o que é a reunião? Qual é a mensagem que você está tentando transmitir? Entenda o objetivo da reunião, para que você possa garantir que a mensagem seja transmitida corretamente. Examine a agenda da reunião, analise todas as notas e e-mails relevantes e esboce um esboço simples.
Quando
Sabemos quando, em dez minutos! Mas quando o público precisa usar essas informações? Se as informações podem ser divididas, você pode se preparar melhor para o que é importante agora.
Onde
Onde fica o local da reunião? Isso é vital porque a logística do local definirá o humor do público. Se estiver calor, as pessoas podem ficar com muito calor e se cansar facilmente, daí a necessidade de transmitir as informações rapidamente.
Por que
Por que esta reunião está acontecendo e por que é em dez minutos? A falta de tempo pode ser devido à natureza da reunião - as informações precisam ser transmitidas agora e não mais tarde. Saber o porquê também ajudará a expressar a urgência ao público e a preparar melhor sua mensagem.
Quão
Como você vai transmitir as informações? PowerPoint, apostilas ou por uma apresentação só de você? Se for em dez minutos, você pode não ter tempo para materiais adicionais, mas pelo menos ter uma impressão da agenda pode ajudar a garantir que você transmita seu ponto de vista.
Irradie sua confiança
Acima de toda a importância, não se esqueça da sua confiança. Se você parecer que está preparado para a reunião, é provável que o público acredite em você. Com os poucos minutos que lhe restam, alise qualquer rebatida, aplique brilho labial, enfie a camisa para dentro e sorria. Sua confiança irradiará a reunião, independentemente de sua falta de preparação.
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