Vi stoler på e -post for å lage virksomhet mer effektiv, men noen ting folk gjør bare øker byrden. Hvilken av disse forretnings-e-post-nei-numrene begår du?
er du
en frekk emailer?
Vi er avhengige av e -post for å gjøre virksomheten mer effektiv, men noen ting folk bare legger til byrden. Hvilken av disse forretnings-e-post-nei-numrene begår du?
Anatomien til en e -post
Når du skriver en e -post, må du sørge for at du tar opp alt så klart og fullstendig som mulig. Ikke be folk om å lese mellom linjene eller følge opp informasjonen de trenger for å svare deg.
Hvis du må skrive en lang e -post, må du sørge for å bryte den opp ved å bruke fet skrift og overskrifter eller tall når det er mulig.
Grammatikk betyr noe
Reglene for grammatikk og stavemåte eksisterer for å sikre at det ikke er noen feilkommunikasjon i det skrevne ordet, så ikke bare fyr av en e-post uten å lese den på nytt. Pusse opp grammatiske regler, sørg for at ingenting er stavet feil, og ikke bruk et ord med mindre du er sikker du vet hva det betyr - å prøve for hardt å høres ut, som britene sier, "posh" kan ha katastrofalt resultater.
Vær forsiktig med stenografi. Det kan være OK når du sender e -post til folk du kjenner godt, men unngå det med nye kontakter. Ting som BTW er sannsynligvis greit hvis du svarer fra telefonen, men unngå LOL og uttrykksikoner.
Svar og videresending
Ikke svar på noen e -postmeldinger før du har lest hele kommunikasjonen, inkludert andres svar. Med mindre du er blindkopiert eller du trenger å kommentere privat, må du alltid svare alle hvis andre var inkludert.
Når du svarer, må du passe på at du adresserer alle elementene. Hvis flere har stilt spørsmål, er det nyttig å ta opp alle i en enkelt e -post. Hvis noen trenger mye innspill, er det nyttig å svare "innebygd" ved å svare på kommentarene deres i selve e -posten og endre skrifttypen til en annen farge.
- Sørg for at du fjerner all informasjon du eller den opprinnelige e -posteren kanskje ikke vil at andre skal ha.
- Trenger du å fjerne e -postadresser fra "til" eller "fra" linjene i fremover?
- Må du fjerne noens kontaktinformasjon fra signaturen?
- Avdekket de potensielt sensitiv informasjon? Dette kan inneholde alt fra private produktdetaljer eller priser til personlig informasjon.
- Sa de (eller deg) noe negativt om noen? Selv om du ikke videresender den personen, bør du fjerne den.
Og trenger vi virkelig å si at du ikke bør videresende vitser, memer, søte noe som helst eller politisk retorikk til forretningskontakter?
Ekstra e -post som teller: vedlegg og signaturer
E -posttilbehøret kan være en av de mest irriterende delene av en e -post hvis det gjøres feil. Vedlegg over 8 megabyte bør lastes opp til en tjeneste som Dropbox eller Box for å sikre at de ikke blir blokkert. Flere vedlegg skal settes inn i en mappe og zipes.
Ha alltid en signatur satt opp automatisk på både datamaskinen og telefonen, og sørg for at den er signert på cellen din sier det i tilfelle en merkelig auto-korrekt feil eller for å forklare hvorfor det er så kort respons. Den bør inneholde:
- Ditt fulle navn
- Din fulle tittel
- Din adresse hvis du er en murstein
- Telefonnummeret ditt, inkludert utvidelser og mobil hvis du vil at folk skal ha det
- E -postadressen din (valgfritt)
- Nettadressen din
- Andre lenker du vil at folk skal ha (sosiale medier, blogg, etc.)
Når det gjelder bilder som bilder, logoer og bakgrunner, er mindre mer. De kan ødelegge måten e -posten din vises på hos noen e -postklienter. Og alt annet enn en diskret (liten) logo ser ofte bare ostete ut.
Den gylne regelen
Når det gjelder e -postkommunikasjon, følg alltid Den gylne regel. Skriv hva slags e -post du vil motta. Hvem vet? Kanskje noen vil lære noe av deg.
Fortell oss
Hva er e -posten din for kjæledyr? Hør av i kommentarene nedenfor.
Mer om å bruke e -post godt
Working Mom 3.0: 5 trinn til bedre e -post
Brud-til-være-guide til organisering av e-post
Vårrens innboksen våren
