Hvis du ikke har et system for å håndtere e -postene dine, kan innboksen din raskt og enkelt komme ut av kontroll. Heldigvis, med flere søkefunksjoner, er det ikke umulig å finne en e -post; Imidlertid er det smart å organisere tilstrømningen av e -postmeldinger før antallet som oversvømmer innboksen din blir overveldende.
Med mange av oss som mottar dusinvis eller til og med hundrevis av e -poster daglig, er det et must å utvikle et system for å håndtere det. Her er noen enkle måter du kan hindre deg i å få e -post.
Kast visse e -poster umiddelbart etter å ha lest
Hvis du har lest en e -post og ikke trenger å lese den eller handle på nytt, må du kaste den umiddelbart. Sett også opp e -posten din slik at søpla tømmes regelmessig (eller gå inn ukentlig og tøm den manuelt).
Husk at vi ikke trenger å lese hver e -post umiddelbart. Hvis du finner deg distrahert av e -posten din, ikke hold den åpen; I stedet planlegger du tre til fem innsjekkingstider i løpet av arbeidsdagen.
Legg igjen e -postmeldinger som krever handling i innboksen din
Hvis en e -post må besvares eller krever handling, må du la den stå i innboksen som en påminnelse. For spesielt viktige må du sette flagg, slik at de ikke går seg vill i blandingen. (Selv om dette er mindre sannsynlig gitt at innboksen din snart blir mer strømlinjeformet!)
Bestem deretter en standardfrist for e -postene som er igjen i innboksen din - kanskje en uke til en måned. På slutten av hver uke går du gjennom innboksen din og sørger for at svaret eller handlingen er fullført, slik at du kan slette e -posten fra innboksen din.
Fil bort andre e -poster umiddelbart
Hvis det er e -poster du har handlet etter, men som du må referere til i fremtiden, arkiverer du dem i de riktige mappene. Du må tenke litt over hvilken type mappesystem som fungerer best for deg. Det er lett for arkiverte e -postmeldinger å raskt komme ut av kontroll, så vurder å opprette mapper som er delt inn etter dato, slik at du enkelt kan slette hele mapper som ikke lenger er betimelige. Det er noen e -postverktøy som lar deg også ha innkommende e -poster lagret direkte i mappen - Vurder å sette opp dette hvis du føler at denne funksjonen vil tjene deg godt på den måten du gjør arbeid.
Flere karrieretips
Hvordan finne en mentor
Hvordan avslutte en jobb med klassen
Hva du skal gjøre når du har fått sparken
