Tenk deg å møte en advokat for første gang, hvis kontor er et rotete rot - papirer stablet over hele skrivebord, post og filer spredt på credenzaen, og en overbelastet bokhylle med bunker med bøker på toppen og på gulv. Uavhengig av advokatens faktiske dyktighet eller omdømme, kan førsteinntrykket ditt være negativt? Kan tilliten din til den advokaten også bli redusert? I næringslivet er førsteinntrykket viktig.
Rot i arbeidsplass varierer fra bare irriterende til nesten lammende og er alltid skadelig for produktiviteten. Et rotete arbeidsmiljø projiserer også et ugunstig bilde for kunder og kollegaer. Når skrivebordet blir et lagringssted i stedet for et arbeidsområde, er det på tide å omorganisere! Flere faktorer bidrar til et uorganisert arbeidsrom, men her er tre måter å bekjempe sabotørene.
Skaff deg et godt skrivebord
Dette betyr ikke nødvendigvis en dyrt skrivebord — det betyr en som er riktig for deg og dekker dine daglige behov. Dine personlige arbeidsvaner så vel som dine forretningsaktiviteter vil avgjøre hvilken stil og størrelse skrivebord som passer for deg. Hvis du refererer til bøker, manualer eller publikasjoner regelmessig i virksomheten din, vil et skrivebord med en oppreist bue være fornuftig. Du kan oppbevare bøkene du refererer til daglig i hytta. De vil være lett tilgjengelige, men utenfor arbeidsplassen din. Hvis bøker ikke trenger å være rett for hånden, vil en separat bokhylle være tilstrekkelig, og du kan gå uten hytta til fordel for en større flat arbeidsplass.
Hvis jobben din dreier seg om datamaskinbruk og du har god gulvplass, bør du vurdere et L-formet skrivebord. Du kan beholde datamaskinen på den ene delen og fortsatt ha et stort arbeidsområde på den andre. Denne konfigurasjonen lar deg unngå å sjonglere to prioriteter på samme skrivebord. Et annet flott aspekt ved et L-formet skrivebord er det ekstra rommet du får for skrivebordsverktøy som stående filholdere, stablebrett, kurver, bærbare hengende filer og telefonen din. Ikke glem all plassen på veggene dine. Når du ikke kan bygge ut, bygg opp! Hyller er en fantastisk måte å vise personlige gjenstander, priser og bilder på samtidig som du holder arbeidsområdet rent og funksjonelt.
Forbedre tidsstyringen din
Når du ikke har god kontroll på tiden din, havner du ofte i et hastverk med å få ting gjort, og uunngåelig kan du ikke prioritere å være organisert. Papirer blir kastet på skrivebordet «for nå» og blader blir stablet på stolen eller gulvet fordi du ikke har tid til å lese dem. En av de enkleste måtene å utnytte tiden på bedre er å tenke nytt over hvor lang tid oppgavene faktisk vil ta, og planlegge deretter. Visualiser at du fullfører en oppgave fra start til slutt og hvilke handlinger du må ta. Inntil du blir mer nøyaktig ved å estimere, legg til 25 % til tiden du tror du trenger for å fullføre en bestemt oppgave.
En annen måte å realisere faktisk tid på er å time deg selv mens du gjør forskjellige ting, for eksempel å betale regninger, balansere sjekkheftet eller gå til postkontoret. Du kan bli overrasket over å finne ut hvor lang tid ting faktisk tar. Noter hvor lang tid hver oppgave tar, slik at du kan huske å bruke god tid. Når du kjører ærend mellom forretningsavtaler, må du alltid ta hensyn til uventede omstendigheter som trafikk eller lange køer.
Tøm det papiret
Mange samler opp papirrot på grunn av frykt for å kaste noe viktig, eller bekymring for at det kan bli nødvendig senere. Resultatet er at de ender opp med å beholde alt og ikke være i stand til å skjelne hvilke ting som har nåværende eller fremtidig verdi og hvilke som trygt kan kastes.
Realiteten er at 80 prosent av papiret som er lagret "bare i tilfelle" aldri blir nødvendig igjen; og hvis det er det, er sjansen stor for at den kan gjenskapes eller hentes fra en annen kilde. Fra post til faks til annonser og notater, papir er den største bidragsyteren til rot i et kontormiljø. For å unngå en rask oppbygging av papir, er et vanlig papirvedlikeholdssystem en nødvendighet på alle kontorer. Husk at søppelbøtta og makuleringsmaskinen din er vennene dine.
Ta beslutninger raskere
Rot oppstår når du utsetter beslutningstaking. Prøv å få en vane med å ta beslutninger raskt om du vil beholde papir, post og andre ting. Jo raskere du kan ta trygge beslutninger, jo raskere vil du holde ting i bevegelse gjennom livet ditt, noe som forhindrer etterslep.
Husk at det å bli organisert er en prosess heller enn en hendelse, så ikke forvent mirakler over natten. Du kan fremskynde prosessen ved å ansette hjelp, for eksempel en profesjonell arrangør, som vil jobbe side om side med deg og holde deg fokusert.
Hvis du har planer om å takle reorganiseringsprosjektet selv, er det mulig å gjøre en god del fremskritt på relativt kort tid hvis du har en spilleplan og noen mål i tankene før du starter. Bare start på ett sted og fortsett med det, og om ikke lenge vil du bli overrasket over resultatene du ser.
Flere organiseringstips og triks
Ni hemmeligheter til vellykkede arrangører
Bli organisert og stress mindre
52 ideer for å organisere hjemmet ditt: Et organiseringstips i uken
