Voel je je onproductief op het werk? Alsof alles zo hoog is opgestapeld dat je er niet uit kunt graven? Stop en adem. Dit vijfdaagse plan helpt je weer op het goede spoor te komen om dingen voor elkaar te krijgen.
Je begint langzaam door slechts één nieuwe taak per dag toe te voegen. Dan doe je elke dag de taak van de vorige dag plus je nieuwe.
Maandag — Plan wat me-time in
Dat lees je goed. Sta maandag vroeg op en doe al die pietluttige dingen waar je normaal tijd aan verspilt als je op kantoor bent. Check Facebook, google Stephen Amell, bel je oma om haar bunion te controleren, lees SheKnows (hint, hint), wat dan ook. Haal het allemaal uit de weg voordat u zelfs maar aan het werk gaat.
Dinsdag — Stel je actielijst op
Het maakt niet uit of de lijst pen en papier of elektronisch is of hoe u deze opmaakt, zolang het maar logisch voor u is. Ik raad aan om een notitieblok te gebruiken dat je bij je kunt dragen of een app die je met meerdere apparaten kunt synchroniseren.
Het gaat er echter om hoe u uw taken ziet. Tony Wong, leidend productiviteits- en managementadviseur voor miljardenbedrijven, zegt dat je in de juiste volgorde moet werken. Begin met taken, die leiden tot mijlpalen, die leiden tot het bereiken van het uiteindelijke doel.
Woensdag - Elimineer afleiding en zet je schrap
Zodra u aan het werk gaat, haalt u uw vertrouwde actielijst tevoorschijn. Wat moet er vandaag gebeuren? Daar ga je je op richten.
Controleer uw e-mail niet. Ja, ik ben serieus. Open het niet eens. Ga niet naar de waterkoeler om te kletsen, neem geen telefoontjes aan (laat een uitgaand bericht achter dat je werken aan een project en komen er later op terug, en ze zouden je moeten sms'en voor noodgevallen enkel en alleen).
Zoek de moeilijkste taak op je lijst die nu kan worden gedaan, degene die je het minst wilt doen, en doe het van begin tot eind. Tenzij het gebouw in brand staat, doe je niets anders totdat het klaar is. Dan en alleen dan kun je je e-mail checken. Maar daarna is het meteen terug naar je takenlijst, waarbij je de belangrijkste dingen eerst doet.
Om ervoor te zorgen dat uw tijd wordt gerespecteerd, moet u iets doen om ervoor te zorgen dat collega's weten dat u niet beschikbaar bent, tenzij het een noodgeval is. Doe je kantoordeur op slot, hang een bord op, draag een noise-cancelling koptelefoon. Als je wordt onderbroken voor iets dat niet urgent is, leg dan beleefd de situatie uit en zet ze op je actielijst.
Donderdag — Leer pauzes nemen
Amerikanen hebben het idee dat we, om dingen voor elkaar te krijgen, van 9 naar 5 moeten gaan. Niet zo. Johannes P. Trougakos, Universiteit van Toronto Scarborough en de Rotman School of Management, vertelden: The New York Times dat het concentratievermogen van uw hersenen vergelijkbaar is met dat van een spier. Na langdurig gebruik, het kan vermoeid raken en heeft rust nodig om te herstellen.
Werk slechts 60 tot 90 minuten per keer en neem dan een pauze van 10 minuten. Loop door het kantoor, eet een snack, surf op internet. Doe gewoon iets wat niet met werk te maken heeft.
Vrijdag — Leer je tijd in te plannen
De grootste tijdsdruk tijdens mijn werkdag is e-mail. De meeste mensen kunnen zich inleven. Plan elke dag wat tijd in (twee of drie keer) om e-mail af te handelen, en controleer alleen e-mail gedurende die tijd. Pak eerst de belangrijkste dingen aan en gooi dingen weg die je niet nodig hebt. Als je inbox al uit de hand loopt, voeg dan je inbox opruimen aan je takenlijst.
Zet overdag ook een specifiek blok opzij om het volgende te doen:
- Neem onverwachte ontmoetingen met collega's
- Beantwoord alle telefoontjes die je hebt geweigerd en elimineer afleiding
- Neem vergaderingen met potentiële leveranciers
- Al het andere dat nog niet op je takenlijst stond
Het is ook belangrijk dat je elke dag een vaste tijd hebt om de kleine dingen die onverwachts opkomen, af te handelen. Als mensen leren dat dit jouw gouden uurtje is, zullen ze leren om jou te benaderen. Sterker nog, het geeft je een specifieke eindtijd, zodat niemand eindeloos kan kletsen, en iedereen weet dat ze een specifieke agenda moeten hebben als ze naar je toe komen. Want aan het eind van de tijd moet je weer aan het werk. Je hebt misschien twee van deze blokken nodig als je veel verzoeken krijgt, maar voeg geen blokken toe om een paar mensen tegemoet te komen die je eerste niet leuk vinden.
Natuurlijk moet je soms flexibel zijn, en het is oké om af en toe los te laten, maar zorg dat je zo snel mogelijk weer op het goede spoor komt.
Meer manieren om productiever te zijn
Kleur gebruiken om de productiviteit te verhogen
Wees productief: stimulerende ideeën voor de inrichting van uw thuiskantoor
Working Mom 3.0: 3 manieren waarop de zomer de productiviteit van het thuiskantoor kan verhogen
