Hoe vaak vergeet (of verliest) u een belangrijke rekening? Dan verspil je uiteindelijk geld over late vergoedingen - om nog maar te zwijgen van de angst die gepaard gaat met een dergelijke desorganisatie. Hier zijn tien tips om uw rekeningen te organiseren en het betalen van rekeningen te vereenvoudigen!
Uw rekeningen op orde krijgen
Houd uw openstaande rekeningen bij elkaar, in één aangewezen gebied.
Zodra uw post aankomt, of op de door u aangegeven sorteertijd, sorteert u de post en scheidt u uw openstaande rekeningen van al uw andere post. Als u klaar bent met sorteren, plaatst u uw openstaande rekeningen onmiddellijk in een envelop, zakmap of mand met openstaande rekeningen.
Scheid niet elke openstaande factuur in een aparte map.
Wat je ook doet, stop je energierekening niet in de ene map, je autoverzekering in een andere map en je contributierekening in een andere. Alle openstaande rekeningen moeten samen in een envelop, zakmap of mandje zitten, zodat ze kunnen worden betaald zonder 10 verschillende plaatsen te hoeven zoeken om ze te vinden.
Mijn man en ik gebruiken een Bill Paying Pocket Folder Book met ongeveer 20 Pocket Folders erin. Al onze lopende rekeningen gaan samen in de allereerste zakmap. Alle betaalde facturen/ontvangsten worden vervolgens gearchiveerd in de afzonderlijke gecategoriseerde zakmappen die volgen. Dit systeem werkt als een droom voor ons.
Wijs 2 tot 4 vaste dagen per maand aan om uw rekeningen te betalen.
Negenennegentig procent van de tijd hoef je niet alles te laten vallen wat je aan het doen bent als je een rekening per post ontvangt om deze meteen te betalen. Wijs 2 tot 4 dagen per maand aan en betaal al uw rekeningen op die dagen. Mijn man en ik betalen onze rekeningen op de 8e en 22e van elke maand. U kunt hetzelfde doen, of misschien wilt u een dag per week openstaande rekeningen betalen, bijvoorbeeld elke vrijdag.
Betaal uw rekeningen op één plek en bewaar al uw rekening betalende benodigdheden bij elkaar.
Om uw rekeningen sneller te betalen, moet u uw rekeningen altijd op één plek betalen, of dat nu uw bureau, de keukentafel, enz. is. Waar het ook is, dit gebied moet worden uitgerust met uw rekeningen, chequeboek, enveloppen, postzegels, pennen, potloden, een rekenmachine, plakband, een nietmachine en retouradresetiketten. Als je geen lades hebt om je spullen in te bewaren, koop dan een kleine plastic doos, of zelfs een schoenendoos, en bewaar alles binnen.
Registreer direct uw betaalde rekeningen.
Zodra u elke rekening betaalt, noteert u de betaling onmiddellijk in uw chequeregister of computersoftwareregister. Wacht niet tot later, want als je dat doet, is de kans groot dat je het vergeet. En als u het eenmaal vergeet, zult u later tijd en geld moeten verspillen aan rekening-courantkredieten.
Plaats betaalde facturen/ontvangsten in een rekening-betalende zakmapboek of gecategoriseerde bestandsmappen.
Nadat u uw rekeningen hebt betaald, markeert u op uw kopie of gedeelte van de factuur de Betaaldatum, het chequenummer en het Betaalde bedrag. Bewaar ze vervolgens elk in de juiste zak van uw factuurbetaalmap - met één zak voor elk; d.w.z. Utilities, Insurance, MasterCard, Visa, enz.) of in gecategoriseerde mappen in uw archiefkast.
Organiseren uw geannuleerde cheques en rekeningafschriften.
Maandelijks ontvangt u van uw bank rekeningafschrift(en), en eventueel geannuleerde cheques. Plaats ze onmiddellijk in een map totdat uw aangewezen maandelijkse datum rondrent om uw betaalrekening te verzoenen. Bewaar vervolgens uw afschriften en geannuleerde cheques allemaal samen in een map voor het jaar. Mogelijk moet u ze later voor uw accountant ophalen wanneer het belastingseizoen begint.
Overigens kunnen bankafschriften en/of geannuleerde cheques van meer dan een jaar oud in een andere ruimte worden bewaard dan uw huidige bestanden. U kunt ook overwegen om bij uw accountant na te gaan hoe lang hij of zij voorstelt deze informatie te bewaren.
Condenseer uw creditcards.
Hoe meer creditcards je hebt, hoe moeilijker het wordt om ze georganiseerd te houden, en hoe langer het duurt om je rekeningen te betalen. Waar mogelijk, condenseer uw vele creditcards in 2 of 3 creditcards en verwijder de rest.
Maak van tevoren enveloppen klaar voor terugkerende rekeningen.
Voor terugkerende rekeningen, zoals hypotheek-, huur- of leningbetalingen, bespaart u veel tijd door vooraf een stapel enveloppen voor elk te maken. Stel dat u bijvoorbeeld elke maand de huur moet betalen. Maak een jaar lang enveloppen met de naam en het postadres van uw verhuurder, uw retouradres en een postzegel. Op deze manier is alles elke maand helemaal klaar om te gaan. U schrijft gewoon een cheque uit, stopt deze in de voorbereide envelop en verzendt deze.
Vereenvoudig nog meer met goedkope software voor geldbeheer.
Als u uw rekeningen handmatig betaalt, kunt u overwegen goedkope software voor geldbeheer aan te schaffen. Mijn man en ik gebruiken Quicken. Het is een fluitje van een cent om in te stellen en vermindert de tijd die we nodig hebben om onze rekeningen te betalen met meer dan 50%. Bovendien bespaart het een geweldige tijdsbesparing bij belasting, omdat het automatisch al uw inkomsten en uitgaven organiseert, met een afdruk, klaar voor uw accountant.
Meer organisatorische tips
- Experts aan het woord: eenvoudigste manieren om je thuiskantoor te organiseren
- Organiseertips: opruimen voor een gezond huis
- Tijdbesparende strategieën voor het bijhouden van gegevens, het betalen van rekeningen
