Open met positiviteit
Hoe gefrustreerd je ook bent over de situatie waarin je je bevindt, onthoud dat de medewerker van de klantenservice waarmee je te maken hebt niet de oorzaak is, dus benader haar op een vriendelijke en rustige manier. Beginnen met een negatieve of dominante houding zal de situatie voor niemand aangenamer maken, en het kan zelfs een medewerker van de klantenservice die anders aan jouw kant tegen je zou staan, opwerpen. Wees dus open en positief in je introductie.
Kies voor een persoonlijke benadering
Hoewel de feiten van de situatie het belangrijkste zijn om over te brengen, kan het geen kwaad om een persoonlijk tintje aan uw uitleg toe te voegen. Als een beschadigd product een geliefde op haar verjaardag teleurstelde of als een verkeerd gelabeld artikel je in de problemen bracht op het werk, leg dan uit in welke moeilijke positie je bent terechtgekomen. We hebben allemaal te maken gehad met verontrustende situaties, en als u die van u deelt, kan een werknemer die anders vijandig zou zijn geweest, zich met u identificeren. Als u de medewerker van de klantenservice u als persoon laat zien in plaats van als een probleem, kunt u het gewenste resultaat krijgen.
Blijf standvastig als dat nodig is
Als u merkt dat een medewerker van de klantenservice het verkeerd heeft begrepen of uw woorden verdraait, wees dan niet bang om streng te zijn. Naar huis gaan en ventileren over hoe fout ze was, zal niets doen om je situatie te helpen, dus gebruik je energie waar het het meest nuttig is - je situatie verduidelijken wanneer het ertoe doet. Houd er rekening mee dat het verliezen van je geduld of het verheffen van je stem alleen maar tegen je werkt. Dus blijf kalm en leg uw kant van de situatie uit totdat de vertegenwoordiger het volledig begrijpt.
Neem geen genoegen
Als je om een betere deal vraagt of een defect artikel probeert te retourneren, en de klantenservicemedewerker is er vast van overtuigd dat dit niet gaat gebeuren, geef dan niet op. Die persoon kan om allerlei redenen nee zeggen. Het kan zijn dat ze gewoon een slechte dag heeft en geen zin heeft om met het extra werk om te gaan, of dat ze pas recentelijk is aangenomen en zich niet op haar gemak voelt om de regels te overtreden. Probeer in dat geval de volgende dag opnieuw met een andere verkoopmedewerker, of ga naar een andere winkel als je met een keten te maken hebt. Soms is het vinden van de juiste klantenservicemedewerker voldoende om de resultaten te bereiken waarnaar u op zoek bent.
Vraag om de manager te zien
Als je al het bovenstaande hebt gedaan en niets lijkt te werken, vraag dan vriendelijk om met de manager te praten. Doe dit met respect, want de medewerker van de klantenservice zal de situatie aan haar manager vertellen en u wilt zo positief mogelijk overkomen. De meeste managers zijn erop gericht ervoor te zorgen dat hun klanten tevreden zijn en dat hun winkel een goede reputatie heeft, dus als u al heel lang klant bent, laat het hen dan weten. Als u uw verhaal aan de manager vertelt en zij houdt vol dat er niets aan gedaan kan worden, zou u dat heel goed kunnen doen? nederlaag moeten accepteren, maar je kunt er tenminste zeker van zijn dat je je zaak hebt gemaakt en alles hebt gedaan wat je hebt gedaan kon.
Blijf de hele tijd rustig
Hoewel je misschien gefrustreerd bent en de medewerker van de klantenservice misschien niet zo behulpzaam is als je zou willen, moet je zoveel mogelijk een kalm, evenwichtig hoofd op je schouders houden. Je weet niet wat voor soort dag die persoon heeft gehad of waarom ze je geen antwoord geeft je wilt meteen, dus doe je best om geduldig en respectvol te zijn in de hoop dat ze zal komen in de omgeving van. Deze situaties kunnen een uitdaging zijn voor alle betrokkenen, maar je kunt je nu een beetje beter voorbereid voelen de volgende keer dat je er een tegenkomt.
