이메일을 처리하는 시스템이 없으면 받은 편지함이 빠르고 쉽게 통제 불능 상태가 될 수 있습니다. 고맙게도 여러 검색 기능으로 이메일을 찾는 것이 불가능하지는 않습니다. 그러나 받은 편지함에 넘쳐나는 이메일이 압도적으로 많아지기 전에 유입되는 이메일을 정리하는 것이 현명합니다.
우리 중 많은 사람들이 매일 수십 또는 수백 개의 이메일을 수신하므로 이를 처리하기 위한 시스템을 개발하는 것이 필수입니다. 다음은 이메일이 쌓이지 않도록 하는 몇 가지 간단한 방법입니다.
특정 이메일을 읽은 후 즉시 폐기
이메일을 읽었고 다시 읽거나 조치를 취할 필요가 없다면 즉시 휴지통에 버리십시오. 또한 정기적으로 휴지통을 비우도록 이메일을 설정하십시오(또는 매주 방문하여 수동으로 비우십시오).
모든 이메일을 즉시 읽을 필요는 없습니다. 이메일로 인해 정신이 산만해지면 이메일을 열어 두지 마십시오. 대신 근무 시간에 3~5번의 체크인 시간을 예약하십시오.
받은 편지함에 조치가 필요한 이메일을 남겨주세요
이메일에 답장을 보내야 하거나 조치가 필요한 경우 받은 편지함에 미리 알림으로 남겨 두십시오. 특히 중요한 것의 경우 플래그를 설정하여 셔플에서 길을 잃지 않도록 합니다. (하지만 받은 편지함이 곧 더 간소화될 것이기 때문에 그럴 가능성은 적습니다!)
그런 다음 받은 편지함에 남아 있는 이메일의 표준 기한을 결정합니다. 아마도 일주일에서 한 달 정도가 될 것입니다. 매주 말에 받은 편지함을 살펴보고 답장이나 작업이 완료되었는지 확인하여 받은 편지함에서 이메일을 삭제할 수 있습니다.
즉시 다른 이메일을 정리하십시오
조치를 취했지만 나중에 참조해야 하는 이메일이 있는 경우 해당 폴더에 파일을 보관하십시오. 어떤 유형의 폴더 시스템이 가장 적합한지 생각해야 합니다. 보관된 이메일은 쉽게 통제할 수 없으므로 더 이상 시기 적절하지 않은 전체 폴더를 쉽게 삭제할 수 있도록 날짜별로 세분화된 폴더를 만드는 것이 좋습니다. 수신 이메일을 폴더에 직접 보관할 수 있는 이메일 도구도 있습니다. 이 기능이 당신이 원하는 방식으로 당신에게 잘 도움이 될 것이라고 생각한다면 이것을 설정하는 것을 고려하십시오. 일하다.
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