ある日、私は自分の受信トレイが嫌いです。 お見舞い申し上げます。 あなたのように、私（そして他のすべての実業家）は 平均124.5通のメール 1日。 しかし、私たち全員が画面に接着しているという事実にもかかわらず、 Eメール エチケットはゆっくりと崩壊したようです。 ずさんなエラーが含まれているだけでなく、場合によってはまったく失礼な、またはさらに悪いことに、過度にカジュアルなメールを見たことがあります。 一見無害に見えるエラーでさえも加算され、場合によっては深刻な結果をもたらす可能性があります。
私はあなたの電子通信があなたのプロのイメージと一致することを確実にするためのエチケットのいくつかの基本的なルールを概説しました。
1. プロの挨拶を使う
確かに、すべて 企業文化 は異なりますが、丁寧で少しフォーマルな礼拝が常に適切です。 「ねえ」や「よ」などの言葉を使用することは、受信者が誰であっても、専門家ではありません。 代わりに、「こんにちは」、「こんにちは」、「おはよう/午後」、またはさらに正式には「親愛なる」を使用してください。
2. 「全員に返信」を適切に使用する
グループのメールは、プロジェクトの更新や送信するその他のものに全員が含まれるため、リアルタイムの節約になります。 残念ながら、グループスレッドは制御不能になり、グループ全体が参加する必要のない個別のトピックに分類される可能性もあります。 返信を押す前によく考えてください。全員が本当にループインする必要があるかどうかを検討してください。
3. ニックネームは使用しないでください
誰かの名前を短くすることは（あなたが彼/彼女がそれを好むと言われなかった場合）、過度にカジュアルで、傲慢であり、場合によっては、卑劣なものとして出くわす可能性があります。 私の名前はティファニーです。 私があなたを個人的に知っていない限り、私を「Tiff」と呼ぶのは適切ではありません。
4. ユーモアの使用は避けてください
ユーモアは電子メールではあまり機能しません。 ある人にとって面白いことは、他の人にとって不快なことかもしれませんし、さらに悪いことに、皮肉や苛性と誤解されることもあります。
5. タイムリーに返信する
キーボードに接着していても、受信トレイを人質にする必要はありません。 メールの優先度が高く、処理に数時間（または数日）かかることがわかっている場合は、すぐに返信してリクエストを確認してください。 ぶらぶらして受信トレイにほこりを集めるメールは、あなたが圧倒されている、またはあなたが彼らの要求を無視しているという印象を人々に与える可能性があります。 未読の電子メールは、締め切りに間に合わないことも意味します。
6. メッセージを校正する
スペルチェックのしやすさは、私たちの多くがスペルミスをキャッチするためにそれを信頼していることを意味します。 作品を「公開」と考えてください。 入力を間違えて誤って「L」の文字をスキップした場合でも、単語のスペルは正しくなりますが、意味はまったく異なります。 また、見逃した単語や、同じように聞こえるが、「your」や「you’re」などの異なるスペル（および意味）の単語がないかどうかを確認することもお勧めします。
7. 添付ファイルを忘れないでください
これは避けるのが簡単なものです。 電子メールの本文に「添付ファイル」または「添付ファイル」という単語を入力すると、何かを添付するのを忘れたように見える場合、Outlookはプロンプトを表示します。 このエラーを減らす1つの方法は、メモを「添付ファイル内…」で始めることです。
8. すべてのキャップの使用は避けてください
電子メールで使用されるすべての大文字は、受信者に対する侮辱として出くわす可能性があります。 何かが本当に重要な場合は、そのように言うか、代わりに太字または下線を使用して重要なポイントまたはフレーズを強調します。
9. 電話を検討する
メールで言うことがたくさんある場合は、電話に出るか、電話をかける方が効率的かもしれません。 電話は時間を節約できるだけでなく、メッセージの誤解を防ぐこともできます。 電話の後、合意されたポイントまたはフォローアップタスクを簡潔な電子メールメッセージで文書化します。
10. 閉会の挨拶を含める
ポイント1と同様に、閉会の挨拶を含めることをお勧めします。 メモが突然終了した最後に受信したメールについて考えてみてください。 たぶん、それはメモのようではなく、注文のように感じました。
他のビジネス形態と同様に、メールを忘れないでください コミュニケーション、はあなたの直接の反映です プロフェッショナリズム. あなたの電子メールのエチケットが正しいことを確認することは、あなたがオンライン交換で思慮深く、礼儀正しくそして迅速であることをあなたの同僚に示します。
この記事はもともとに掲載されました Fairygodboss. Fairygodbossは、女性にとって最大のキャリアコミュニティとして、何百万人もの女性にキャリアのつながり、コミュニティのアドバイス、企業が女性をどのように扱っているかについての入手困難な情報を提供しています。
