יש ימים שאני שונא את תיבת הדואר הנכנס שלי. אני בטוח שאתה יכול להזדהות. כמוך, אני (וכל אשת עסקים אחרת) מקבלים ממוצע של 124.5 מיילים יום. עם זאת למרות שכולנו דבוקים למסך שלנו, שלנו אימייל נראה שהגינונים התפרקו לאט לאט. ראיתי מיילים שלא רק הכילו שגיאות מרושלות, אלא שבמקרים מסוימים היו גסות רוח - או גרוע מכך, מקריות מדי. אפילו שגיאות לכאורה בלתי מזיקות מסתכמות, ובמקרים מסוימים עלולות להיות לכך השלכות חמורות.
פירטתי כמה כללי נימוס בסיסיים כדי להבטיח שהתקשורת האלקטרונית שלך תתאים לתדמית המקצועית שלך.
1. השתמש בברכה מקצועית
נכון, כל תרבות החברה הוא שונה, אבל הצדעה מנומסת ומעט פורמלית תמיד מתאימה. השימוש במילים כמו "היי" או "יו" אינו מקצועי, לא משנה מי הנמען. במקום זאת, השתמש "היי", "שלום", "בוקר טוב/אחר הצהריים" או, כדי להיות רשמי עוד יותר, "יקר".
2. השתמש ב"תשובה-הכל "כראוי
הודעות אימייל קבוצתיות יכולות לחסוך בזמן אמת מכיוון שכולם כלולים בעדכוני פרויקטים או כל דבר אחר שאתה שולח. למרבה הצער, חוטים קבוצתיים יכולים גם לצאת משליטה ולהיכנס לנושאים נפרדים שכל הקבוצה לא צריכה להיות חלק מהם. תחשוב פעמיים לפני שאתה מכה ב'תשובה הכל 'כדי לשקול אם באמת צריך לחבר לכולם.
3. אל תשתמש בכינויים
קיצור שמו של מישהו (אם לא אמרו לך שהוא מעדיף אותו) הוא מקרי מדי, יומרני ובמקרים מסוימים עלול להיראות משפיל. שמי טיפאני. אלא אם כן אני מכיר אותך אישית, לא ראוי לקרוא לי "טיף".
4. הימנע משימוש בהומור
הומור לא עובד לעתים קרובות בדוא"ל. מה שמצחיק לאדם אחד עלול לפגוע באחרים או, גרוע מכך, יכול להתפרש בצורה לא נכונה כסרקסטי או קאוסטי.
5. השיב בזמן
למרות שאנחנו דבוקים במקלדות שלנו, אין צורך לשחק בני ערובה בתיבת הדואר הנכנס שלך. אם הודעת דוא"ל נכנסת לעדיפות גבוהה ואתה יודע שתצטרך מספר שעות (או אפילו ימים) כדי לטפל בה, השב מיד כדי לאשר את הבקשה. הודעות דוא"ל המסתובבות ואוספות אבק בתיבת הדואר הנכנס שלך יכולות ליצור לאנשים את הרושם שאתה המום או שאתה מתעלם מהבקשות שלהם. הודעות דואר אלקטרוני שטרם נקראו עלולות להיות גם מועדים שהוחמצו.
6. הגה את ההודעה שלך
הקלות בבדיקת האיות פירושה שרבים מאיתנו מסתמכים עליה כדי לתפוס שגיאות כתיב, מה שמביא אותך רק למחצית הדרך. ראו את היצירה "ציבורית". אם אתה מקליד אותו בטעות ומדלג בטעות על האות "L", המילה עדיין מאויתת נכון אך יש לה משמעות אחרת לגמרי! מומלץ גם לבדוק אם לא החמצת מילים או מילים שנשמעות אותו דבר אך כתיב (ומתכוון) למשהו אחר, כגון "שלך" ו"אתה ".
7. אל תשכח את הקובץ המצורף
זה דבר שקל להימנע ממנו. אם תקליד את המילה "מצורף" או "צרף" בגוף הדוא"ל שלך, Outlook יבקש ממך אם נראה ששכחת לצרף משהו. אחת הדרכים לצמצם את השגיאה הזו היא להתחיל את ההערה שלך ב"מצורף... "
8. הימנע משימוש בכל הכובעים
כל האותיות הגדולות המשמשות בדואר אלקטרוני יכולות להוות עבירה כלפי הנמענים שלך. אם משהו באמת חשוב, אמור זאת או השתמש במקום מודגש או תחתון כדי להדגיש נקודה או ביטוי מרכזי.
9. שקול שיחה
אם יש לך הרבה מה לומר בדוא"ל שלך, ייתכן שיעיל יותר פשוט להרים טלפון או לקבוע שיחה. לא רק שיחת טלפון יכולה לחסוך זמן, היא גם יכולה למנוע כל פרשנות שגויה של ההודעה שלך. לאחר השיחה, תעדו נקודות מוסכמות או משימות המשך עם הודעת דוא"ל תמציתית.
10. כלול ברכת סיום
בדומה לנקודה הראשונה, זה פשוט תרגול טוב לכלול ברכת סיום. תחשוב על הדוא"ל האחרון שקיבלת, שם פתק הפתק הסתיים בפתאומיות. רוב הסיכויים שזה הרגיש פחות כמו פתק ויותר כמו הזמנה.
זכור, דוא"ל, כמו כל סוג אחר של עסקים תִקשׁוֹרֶת, הוא השתקפות ישירה שלך מִקצוֹעִיוּת. לוודא שגינוני הדוא"ל שלך מתאימים מראה לעמיתיך שאתה מתחשב, מנומס וזריז בבורסות מקוונות.
מאמר זה הופיע במקור ב- פייסבוק. כקהילת הקריירה הגדולה ביותר לנשים, Fairygodboss מספקת למיליוני נשים קשרי קריירה, ייעוץ קהילתי ואינטלקט שקשה למצוא כיצד חברות מתייחסות לנשים.
