Il lavoro può essere frustrante. Non riesci a trovare dove hai archiviato quella bozza da fare per il tuo prossimo rapporto al tuo manager? Il momento clou della tua giornata è inoltrare un'e-mail scherzosa a tua madre e mangiare una mini barretta Coffee Crisp dello scorso Halloween che hai trovato in fondo al cassetto? Se è così, è giunto il momento di riorganizzarsi.
Suggerimenti per organizzare il tuo spazio di lavoro
Tutto quel disordine nel tuo cubicolo può causare fatica e minare la tua produttività. Organizzare la scrivania e la routine di lavoro ti aiuterà a concentrarti e a lavorare con facilità. Potresti non aver nemmeno bisogno di quel caffè in più per farti passare il pomeriggio. Ecco 10 consigli per riordinare la scrivania e organizzare i cubicoli per iniziare.
1. Inizia a pensare come una persona organizzata
"L'essere umano medio nella nostra società perde un'ora al giorno a causa della disorganizzazione", afferma Roman Fernando, insegnante di studi sociali e tutor in California. "Sono più di due settimane all'anno. È un'intera vacanza.»
Come sottolinea Fernando in un seminario su organizzazione, i datori di lavoro cercano qualità, come la capacità di svolgere più attività, organizzare le priorità e rispettare o superare le scadenze. Senza organizzazione, queste qualità sono difficili o impossibili da dimostrare. "Per diventare una persona organizzata, devi iniziare a pensare come tale", dice.
2. La pianificazione vale lo sforzo
La maggior parte delle persone pensa che la pianificazione sia un'attività noiosa e dispendiosa in termini di tempo. Forse è così, ma una corretta pianificazione dà il quadro generale del compito da completare. Risparmia tempo a lungo termine. I pianificatori giornalieri sono gli strumenti principali, ti aiutano a ricordare gli elementi del tuo programma e ti forniscono un mezzo di monitoraggio, così puoi guardare indietro a progetti o riunioni e vedere i risultati. I pianificatori giornalieri ti consentono di accedere rapidamente alle informazioni e di riunire gli elementi in un breve lasso di tempo.
3. Inizia in piccolo
Suddividi grandi progetti in piccoli passaggi sequenziali e pianifica questi passaggi nella tua giornata con il tuo pianificatore. Non dedicare più di 30 minuti ad affrontare un'area. Pensa in termini di un'area alla volta: farai uno scaffale, un file o una scatola.
4. Semplifica le tue forniture
Tieni solo i materiali di cui hai bisogno ogni giorno in cima alla tua area di lavoro. Riduci tutto, proprio come faresti le pulizie di primavera dei tuoi armadi a casa, e usa le tre R: riduci, fai riferimento e riorganizza. Scartare l'eccedenza, i duplicati e gli articoli scaduti. Segnala ad altri gli elementi che non sono più di tua responsabilità e riorganizza ciò che rimane.
5. Rimani motivato
Cambia il tuo salvaschermo in un'affermazione stimolante per mantenerti motivato e rimanere sulla rotta, come "Fai e basta" (Il marketing del marchio Nike è geniale, dopotutto) o "Senti la paura e vai avanti" o un'altra affermazione che ispira tu.
6. Comunicare efficacemente
Potresti chiederti come la comunicazione possa aiutarti a mettere in ordine la tua scrivania, ma una comunicazione concisa e chiara può ridurre i messaggi cartacei, le e-mail e il tempo trascorso al telefono. Sii chiaro quando comunichi con gli altri, specialmente quando lasci un messaggio in segreteria o e-mail. In questo modo è più probabile che tu riceva una risposta completa, anche se l'altra parte non ti raggiunge direttamente.
7. Gestisci il tuo tempo
Per avere uno stile di lavoro più organizzato ed equilibrato è necessario più tempo. Non possiamo controllare quante ore sono in un giorno, ma le persone di successo trascorrono il loro tempo con saggezza. Individua le attività che devono essere svolte e stabilisci un momento appropriato in cui eseguirle.
8. Non metterlo giù, mettilo via
Alla fine, è sempre più facile mettere via qualcosa piuttosto che metterlo giù "per ora". Se imposti un file o una casella di cartelle giù, avrai il secondo e il terzo passaggio di ricordare effettivamente che devi trovarlo e poi metterlo effettivamente via.
9. Archivialo, non accumularlo
Crea un sistema di archiviazione che funzioni per te. Anche un cestino o una cartella "da archiviare" va bene purché ci si occupi di esso su base regolare. Inoltre, apri ed elabora tutta la posta. Non lasciare che la posta si accumuli: può sfuggire di mano proprio come qualsiasi altra documentazione.
10. Dai energia alla tua routine di lavoro
Il lavoro può essere un russare, ma ci sono modi in cui puoi dare nuova vita alla tua routine quotidiana. Il cambiamento nella routine non solo darà energia al tuo cervello e al tuo corpo, ma riaggiusterà anche il tuo atteggiamento.
Ecco come energizzare la routine quotidiana:
- Diventa attivo. Aiuta a gestire lo stress. Avvia un club di camminata, unisciti alla squadra di baseball della tua azienda o approfitta dell'accordo aziendale della tua azienda con la palestra locale.
- Massimizza le tue ore di punta. Se sei al meglio al mattino presto, non sprecare le ore di punta leggendo e-mail e aggiornamenti di stato di Facebook. Invece, inizia con un compito più sostanziale che richiede potenza cerebrale innescata.
- Durante la tua pausa, vai da qualche parte. Lascia l'ufficio per 15 minuti per fare una passeggiata, prendere una boccata d'aria e schiarirti le idee. Uscire e muoversi fisicamente cambia il modo in cui funziona il tuo corpo e il tuo stato mentale.
- Rivedi i tuoi piani e fissa gli obiettivi. Scomponi questi grandi obiettivi travolgenti in traguardi gestibili. Mettili nel tuo cubicolo dove puoi vederli; aumenterà la tua sicurezza e ti darà un senso di scopo e direzione.
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