Beberapa hari, saya benci kotak masuk saya. Saya yakin Anda bisa bersimpati. Seperti Anda, saya (dan setiap pengusaha lainnya) menerima rata-rata 124,5 email satu hari. Namun terlepas dari kenyataan bahwa kita semua terpaku pada layar kita, kita surel etiket tampaknya telah perlahan-lahan hancur. Saya telah melihat email yang tidak hanya berisi kesalahan ceroboh, tetapi dalam beberapa kasus benar-benar kasar — atau lebih buruk lagi, terlalu santai. Bahkan kesalahan yang tampaknya tidak berbahaya bertambah dan, dalam beberapa kasus, dapat memiliki konsekuensi serius.
Saya telah menguraikan beberapa aturan dasar etiket untuk memastikan komunikasi elektronik Anda sesuai dengan citra profesional Anda.
1. Gunakan salam profesional
Memang, setiap budaya perusahaan berbeda, tetapi salam yang sopan dan sedikit formal selalu tepat. Menggunakan kata-kata seperti "hei" atau "yo" tidak profesional, tidak peduli siapa penerimanya. Sebagai gantinya, gunakan "hai", "halo", "selamat pagi/siang" atau, untuk lebih formal, "sayang".
2. Gunakan "balas semua" dengan tepat
Email grup dapat menghemat waktu nyata karena semua orang disertakan dalam pembaruan proyek atau apa pun yang Anda kirim. Sayangnya, utas grup juga dapat lepas kendali dan terbagi menjadi topik terpisah yang tidak perlu diikuti oleh seluruh grup. Pikirkan dua kali sebelum memukul balas-semua untuk mempertimbangkan apakah semua orang benar-benar perlu dilingkari.
3. Jangan gunakan nama panggilan
Memperpendek nama seseorang (jika Anda belum diberi tahu bahwa dia lebih menyukainya) terlalu santai, lancang, dan, dalam beberapa kasus, dapat dianggap merendahkan. Nama saya Tifanny. Kecuali saya mengenal Anda secara pribadi, tidak pantas memanggil saya "Tiff."
4. Hindari menggunakan humor
Humor tidak sering bekerja di email. Apa yang lucu bagi satu orang mungkin menyinggung orang lain atau, lebih buruk lagi, bisa disalahartikan sebagai sarkastik atau pedas.
5. Balas tepat waktu
Meskipun kami terpaku pada keyboard kami, tidak perlu menyandera kotak masuk Anda. Jika email masuk dalam prioritas tinggi dan Anda tahu bahwa Anda perlu beberapa jam (atau bahkan berhari-hari) untuk menanganinya, segera balas untuk menyetujui permintaan tersebut. Email yang berkeliaran dan mengumpulkan debu di kotak masuk Anda dapat memberi orang kesan bahwa Anda kewalahan atau bahwa Anda mengabaikan permintaan mereka. Email yang belum dibaca juga bisa berarti tenggat waktu yang terlewat.
6. Koreksi pesan Anda
Kemudahan pemeriksaan ejaan berarti banyak dari kita mengandalkannya untuk menangkap kesalahan ejaan, yang hanya membuat Anda setengah jalan. Pertimbangkan pekerjaan "publik." Jika Anda salah ketik dan tidak sengaja melewatkan huruf "L", kata tersebut masih dieja dengan benar tetapi memiliki arti yang sama sekali berbeda! Ini juga merupakan ide yang baik untuk memeriksa kata-kata yang terlewat atau kata-kata yang terdengar sama tetapi dieja (dan berarti) sesuatu yang berbeda, seperti "Anda" dan "Anda".
7. Jangan lupa lampirannya
Ini adalah hal yang mudah untuk dihindari. Jika Anda mengetikkan kata "lampiran" atau "lampirkan" di badan email, Outlook akan meminta Anda jika sepertinya Anda lupa melampirkan sesuatu. Salah satu cara untuk mengurangi kesalahan ini adalah dengan memulai catatan Anda dengan “dalam lampiran…”
8. Hindari menggunakan huruf besar semua
Semua huruf kapital yang digunakan dalam email dapat dianggap sebagai penghinaan bagi penerima Anda. Jika sesuatu benar-benar penting, katakan demikian atau gunakan huruf tebal atau garis bawah untuk menyorot poin atau frasa kunci.
9. Pertimbangkan panggilan
Jika Anda memiliki banyak hal untuk dikatakan di email Anda, mungkin lebih efisien untuk mengangkat telepon atau menjadwalkan panggilan. Panggilan telepon tidak hanya dapat menghemat waktu, tetapi juga dapat mencegah salah tafsir atas pesan Anda. Setelah panggilan, dokumentasikan poin yang disepakati atau tugas tindak lanjut dengan pesan email singkat.
10. Sertakan salam penutup
Mirip dengan poin satu, hanya praktik yang baik untuk menyertakan salam penutup. Pikirkan tentang email terakhir yang Anda terima di mana catatan itu berakhir dengan tiba-tiba. Kemungkinannya, rasanya kurang seperti catatan dan lebih seperti perintah.
Ingat, email, seperti bentuk bisnis lainnya komunikasi, adalah cerminan langsung dari Anda profesionalisme. Memastikan etiket email Anda tepat menunjukkan kepada kolega Anda bahwa Anda bijaksana, sopan, dan cepat dalam pertukaran online.
Artikel ini awalnya muncul di dewa peri. Sebagai komunitas karir terbesar untuk wanita, Fairygodboss menyediakan jutaan wanita dengan koneksi karir, saran komunitas dan informasi yang sulit ditemukan tentang bagaimana perusahaan memperlakukan wanita.
