Je n'ai pas besoin de vous le dire parce que vous l'avez vu dans chaque reportage, sur chaque chaîne de télévision et à chaque table avec laquelle vous avez été en contact ces dernières années: tout le monde est obsédé par son smartphones. Ils ont changé notre façon de communiquer, et nous dérivons de plus en plus vers envoyer des SMS, "ping", "slacking" ou "g-chat" de nos collègues.
Pendant que nous apprenions à écrire un lettre à l'école primaire, puis appris à écrire un e-mail grâce à une immense pratique (et un peu de rickroll), comment écrivons-nous un texte qui convient au travail? Ou, plutôt, comment devrions-nous ne pas écrire un texte? Si vous faites l'une des choses suivantes, vous ne suivez pas les règles d'or du message texte professionnel - et cela pourrait nuire à votre représentant.
1. Ne pas demander l'autorisation
Avant d'envoyer un SMS au téléphone portable de quelqu'un, vous devez lui demander son feu vert, surtout s'il s'agit d'un numéro personnel. Votre premier SMS doit réaffirmer que vous avez demandé (par exemple: « Salut Sarah, voici ce texte que j'ai promis » ou « Salut Mark, je voulais poursuivre notre conversation aujourd'hui, est-ce que ce numéro est toujours bon? »).
2. En attendant une réponse immédiate
Bien que vous puissiez traiter les SMS comme une messagerie instantanée, tout le monde ne répond pas aux SMS de la même manière. Si vous avez besoin d'une réponse immédiate, essayez d'appeler la personne ou essayez envoi d'un e-mail avec « URGENT » dans la ligne d'objet. Par précaution, n'attendez pas pour demander quelque chose à quelqu'un par SMS (ou vraiment par n'importe quel autre la communication canal) juste avant une date limite. Si vous pensez avoir besoin de faire un suivi avec quelqu'un plusieurs fois, envisagez de déplacer la conversation vers l'e-mail.
3. Utiliser trop d'emojis
Bien que les emojis soient super amusants, en utiliser trop dans une conversation de travail - en particulier avec quelqu'un avec qui vous n'êtes pas proche au bureau - peut affecter la façon dont ils vous perçoivent en tant que professionnel. Pour réduire le risque d'être vu sous un jour pas si professionnel, réduisez votre utilisation de smileys.
4. Autoriser les fautes de grammaire et d'orthographe excessives
Alors que la messagerie texte est définitivement décontractée par rapport à, disons, un livre blanc, les conversations de messagerie texte professionnelles ne sont pas l'endroit idéal pour l'orthographe et la grammaire paresseuses. Les messages texte qui contiennent un tas d'erreurs indiquent un manque de compétences de communication claires et d'attention aux détails de votre part, aussi inoffensifs soient-ils. Assurez-vous de vérifier vos messages avant de les envoyer et d'envoyer une clarification avec un astérisque si une erreur s'est glissée dans votre relecture.
5. Envoi de messages à des heures inappropriées
Étant donné que les conversations par SMS sont souvent considérées comme plus intimes qu'une chaîne d'e-mails, essayez d'envoyer des SMS pendant les heures de travail normales (un bon point de départ: de 8 h 00 à 19 h 00). Si vous devez envoyer un message avant ou après les heures de bureau, précisez au début du message pourquoi vous envoyez le message au lieu du matin.
6. Envoi de longs blocs de texte
La chose merveilleuse à propos de la messagerie texte? C'est bref. Si vous devez envoyer un message de plus de quelques phrases, le courrier électronique est probablement le meilleur moyen. Personne ne veut faire défiler un mur de texte et essayer de comprendre ce qu'il dit - et envoyer une réponse par SMS à autant de contenu est encore plus ennuyeux !
7. Envoi d'informations sensibles
La messagerie texte professionnelle est une question de limites. Par conséquent, l'envoi d'informations sensibles est interdit, qu'il s'agisse d'informations confidentielles sur l'entreprise ou d'informations sensibles vous concernant. Des informations comme celles d'un employé un salaire, le prix du contrat d'un client ou d'autres informations potentiellement confidentielles ne doivent pas être envoyés par SMS. De la même manière, les informations personnelles vous concernant ne doivent pas être partagées dans les conversations de messagerie texte professionnelles. Vous ne savez jamais qui peut lire les notifications ou qui peut recevoir des captures d'écran.
Cet article a été initialement publié sur Fairygodboss. Comme le plus grand carrière communauté pour les femmes, Fairygodboss fournit à des millions de femmes des relations professionnelles, des conseils communautaires et des informations difficiles à trouver sur la façon dont les entreprises traitent les femmes.
