Joskus vihaan postilaatikkoani. Olen varma, että voit sympatiaa. Kuten sinä, minä (ja jokainen muu liikenainen) saan keskimäärin 124,5 sähköpostia päivä. Siitä huolimatta, että olemme kaikki liimattu näyttömme, meidän sähköposti Etiketti näyttää hajoavan hitaasti. Olen nähnyt sähköpostiviestejä, joissa ei ollut vain huolimattomia virheitä, mutta joissain tapauksissa ne olivat suorastaan töykeitä - tai mikä pahempaa, liian satunnaisia. Jopa näennäisesti vaarattomat virheet lisäävät ja voivat joissakin tapauksissa aiheuttaa vakavia seurauksia.
Olen hahmotellut joitain etikettisääntöjä varmistaakseni, että sähköinen viestintäsi vastaa ammattimaasi.
1. Käytä ammattimaista tervehdystä
Myönnetään, jokainen yrityskulttuuria on erilainen, mutta kohtelias ja hieman muodollinen tervehdys on aina sopiva. Sanojen kuten "hei" tai "yo" käyttäminen ei ole ammattimaista riippumatta siitä, kuka vastaanottaja on. Käytä sen sijaan "hei", "hei", "hyvää huomenta/iltapäivää" tai, jos haluat olla vielä muodollisempi, "rakas".
2. Käytä "vastaus kaikille" oikein
Ryhmäsähköpostit voivat säästää reaaliajassa, koska kaikki ovat mukana projektipäivityksissä tai mitä tahansa muuta lähettämääsi. Valitettavasti ryhmäketjut voivat myös kääntyä käsistä ja jakautua erillisiin aiheisiin, joihin koko ryhmän ei tarvitse kuulua. Ajattele kahdesti ennen vastauksen vastaamista ja pohdi, onko kaikki todella tarpeen ottaa yhteyttä.
3. Älä käytä lempinimiä
Jonkun nimen lyhentäminen (jos sinulle ei ole kerrottu, että hän haluaa sen) on liian satunnaista, ylimielistä ja joissakin tapauksissa se voi olla halventavaa. Nimeni on Tiffany. Ellei tunne sinua henkilökohtaisesti, ei ole sopivaa kutsua minua "Tiffiksi".
4. Vältä huumorin käyttöä
Huumori ei usein toimi sähköpostissa. Se, mikä on hauskaa yhdelle ihmiselle, voi olla loukkaavaa toisille tai, mikä vielä pahempaa, tulkita väärin sarkastiseksi tai syövyttäväksi.
5. Vastaa ajoissa
Vaikka olemme liimattu näppäimistöihimme, sinun ei tarvitse pelata postilaatikkosi panttivangina. Jos sähköposti on erittäin tärkeä ja tiedät, että tarvitset useita tunteja (tai jopa päiviä) sen käsittelemiseen, vastaa heti pyyntösi hyväksymiseen. Sähköpostit, jotka roikkuvat ja keräävät pölyä postilaatikkoosi, voivat antaa ihmisille vaikutelman, että olet ylikuormittunut tai että sivuutat heidän pyyntönsä. Lukemattomat sähköpostit voivat myös tarkoittaa määräaikojen myöhästymistä.
6. Oikaise viestisi
Oikeinkirjoituksen tarkistuksen helppous tarkoittaa sitä, että monet meistä luottavat siihen kirjoitusvirheiden havaitsemiseen, mikä johtaa sinut vain noin puolessa välissä. Pidä teosta "julkisena". Jos kirjoitat väärin ja ohitat vahingossa L -kirjaimen, sana kirjoitetaan edelleen oikein, mutta sillä on täysin erilainen merkitys! On myös hyvä tarkistaa puuttuvat sanat tai sanat, jotka kuulostavat samalta, mutta jotka on kirjoitettu (ja tarkoittavat) jotain erilaista, kuten "sinun" ja "sinä".
7. Älä unohda liitettä
Tämä on helppo välttää. Jos kirjoitat sanan "liite" tai "liitä" sähköpostisi runkoon, Outlook pyytää sinua näyttämään siltä, että olet unohtanut liittää jotain. Yksi tapa rajoittaa tätä virhettä on aloittaa muistiinpanosi "liitteenä ..."
8. Vältä kaikkien korkkien käyttöä
Kaikki sähköpostissa käytetyt isot kirjaimet voivat kohdata loukkauksen vastaanottajillesi. Jos jokin asia on todella tärkeä, sano se tai käytä sen sijaan lihavoitua tai alleviivattua korostaaksesi avainkohdan tai lauseen.
9. Harkitse puhelua
Jos sähköpostissasi on paljon sanottavaa, voi olla tehokkaampaa vain ottaa puhelin vastaan tai soittaa puhelu. Puhelin voi paitsi säästää aikaa, myös estää viestisi väärinkäsityksen. Puhelun jälkeen dokumentoi sovitut kohdat tai seurantatehtävät lyhyellä sähköpostiviestillä.
10. Sisällytä viimeinen tervehdys
Kuten kohdan 1 kohdalla, on vain hyvä käytäntö sisällyttää viimeinen tervehdys. Ajattele viimeistä saamaasi sähköpostia, jossa huomautus päättyi äkillisesti. Mahdollisuudet ovat, se tuntui vähemmän muistiinpanolta ja enemmän tilaukselta.
Muista, sähköposti, kuten mikä tahansa muu liiketoimintamuoto viestintä, on suora heijastus sinun ammattitaito. Varmista, että sähköpostisi etiketti on kunnossa, osoittaa kollegasi, että olet huomaavainen, kohtelias ja nopea online -vaihdoissa.
Tämä artikkeli ilmestyi alun perin Fairygodboss. Fairygodboss on suurin naisten urayhteisö, ja se tarjoaa miljoonille naisille urasuhteita, yhteisöneuvontaa ja vaikeasti löydettävää tietoa siitä, miten yritykset kohtelevat naisia.
