Cree un refugio seguro para sus registros – SheKnows

El mantenimiento de registros es similar al seguro. Espera no necesitar nunca un papel viejo, pero si lo necesita, puede hacer una gran diferencia si puede encontrarlo.

No solo necesita un sistema para realizar un seguimiento de dónde coloca las cosas, también debe dejar instrucciones que incluyan un índice de registros para que otras personas puedan ubicar sus documentos importantes. Ahora que tanta gente está usando computadoras, imprima una copia impresa y anote los nombres de los archivos donde se almacenan todos los registros.

Dado que sus registros pueden estar archivados en casa, en una caja de seguridad, en el trabajo o en otro lugar, es bueno tener un índice de referencias cruzadas para que las personas sepan dónde ubicar documentos específicos. Por ejemplo, sus registros de inversión pueden estar en casa en una caja de metal, sus bonos de ahorro almacenados en una caja de seguridad y las copias de su testamento pueden estar en su oficina y en otro lugar seguro. Adjunte a su índice de registros una lista actualizada de todos sus contactos importantes, incluidas direcciones y números de teléfono. Esta lista puede incluir un contador, el administrador de su testamento, un abogado, banquero, ministro, médico, empleador, asesor financiero, agente de seguros y cualquier otra persona a la que se deba contactar en su beneficio.

Hacer un seguimiento de los documentos y saber qué registros se deben mantener y cuáles puede presentar se convierte en una rutina simple una vez que crea un sistema. Aquí hay algunas pautas basadas en las categorías utilizadas en una columna anterior.

Facturas. Después de pagar las facturas cada mes, dedúzcalas de su plan de gastos. Guarde los recibos como prueba de compra de los productos y guárdelos en el archivo de Productos. Si surgen problemas, tiene pruebas adecuadas y serán reparados con poco o ningún costo. Compare los recibos con las facturas de su tarjeta de crédito. Si tiene documentación, puede eliminar con éxito los cargos inexactos en su factura. Si no está seguro de qué desechar, guarde todas las facturas pagadas hasta que haga sus impuestos. Luego presente cualquier cosa que no necesite para probar una compra, un reclamo de garantía y/o respaldar una deducción de impuestos.

Registro(s) de crédito/préstamo. Mantener los contratos de préstamo hasta que se paguen. Si el contrato es con un individuo, es posible que desee conservar la nota cancelada indefinidamente para demostrarle a un patrimonio que pagó el préstamo. De lo contrario, lanzar los contratos pagados. Es una buena idea revisar los informes de su buró de crédito una vez al año y corregir cualquier información inexacta.

Registros de empleo). Guarde los talones de pago hasta el momento de la declaración de impuestos para cotejarlos con el monto informado por su empleador. Lleve un registro de las contribuciones realizadas a los planes de jubilación a través de su empleador. Tener un registro de los beneficios para sobrevivientes, incluido el seguro de vida y las anualidades de pensión. Conserve copias de las evaluaciones de desempeño, promociones y ajustes salariales.