Βασίζουμε στο email για να φτιάξουμε επιχείρηση πιο αποτελεσματική, αλλά μερικά πράγματα που κάνουν οι άνθρωποι απλά προσθέτουν το βάρος. Ποιο από αυτά τα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεσμεύετε;
είσαι
ένα αγενές email;
Βασιζόμαστε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να καταστήσουμε τις επιχειρήσεις πιο αποτελεσματικές, αλλά μερικά πράγματα που κάνουν οι άνθρωποι απλά προσθέτουν το βάρος. Ποιο από αυτά τα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεσμεύετε;
Η ανατομία ενός email
Όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι αντιμετωπίζετε τα πάντα όσο το δυνατόν πιο καθαρά και πλήρως. Μην ζητάτε από τους ανθρώπους να διαβάζουν μεταξύ των γραμμών ή να παρακολουθούν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να σας απαντήσουν.
Εάν πρέπει να γράψετε ένα μεγάλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι το διαλύσατε χρησιμοποιώντας έντονες κεφαλίδες και κουκκίδες ή αριθμούς όταν είναι δυνατόν.
Η γραμματική έχει σημασία
Οι κανόνες γραμματικής και ορθογραφίας υπάρχουν για να διασφαλιστεί ότι δεν υπάρχει κακή επικοινωνία στον γραπτό λόγο, οπότε μην απενεργοποιείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να το ξαναδιαβάσετε. Ρυθμίστε τους κανόνες της γραμματικής, βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν έχει ορθογραφικό λάθος και μην χρησιμοποιείτε λέξη αν δεν είστε σίγουροι ξέρετε τι σημαίνει - το να προσπαθείτε πάρα πολύ να ακουστεί, όπως λένε οι Βρετανοί, το "κομψό" μπορεί να έχει καταστροφικό Αποτελέσματα.
Να είστε προσεκτικοί με τη στενογραφία. Μπορεί να είναι εντάξει όταν στέλνετε email σε άτομα που γνωρίζετε καλά, αλλά αποφύγετε το με νέες επαφές. Πράγματα όπως το BTW είναι μάλλον καλά αν απαντάτε από το τηλέφωνό σας, αλλά αποφύγετε τα LOL και τα emoticons.
Απάντηση και προώθηση
Μην απαντάτε σε κανένα email μέχρι να διαβάσετε ολόκληρη την επικοινωνία, συμπεριλαμβανομένων των απαντήσεων άλλων ατόμων. Εκτός αν έχετε αντιγράψει τυφλά ή δεν χρειάζεται να κάνετε το σχόλιό σας ιδιωτικά, απαντήστε πάντα σε όλους εάν περιλαμβάνονται και άλλα.
Όταν απαντάτε, βεβαιωθείτε ότι απευθύνεστε σε κάθε στοιχείο. Εάν πολλοί άνθρωποι έκαναν ερωτήσεις, είναι χρήσιμο να απευθυνθείτε σε όλους σε ένα μόνο email. Εάν κάποιος χρειάζεται πολλές πληροφορίες, είναι χρήσιμο να απαντήσετε "inline" απαντώντας στα σχόλιά του μέσα στο σώμα του email του και αλλάζοντας τη γραμματοσειρά σας σε διαφορετικό χρώμα.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταργήσει τυχόν πληροφορίες που εσείς ή ο αρχικός e -mail μπορεί να μην θέλετε να έχουν οι άλλοι.
- Χρειάζεται να αφαιρέσετε τυχόν διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις γραμμές "προς" ή "από" της προώθησης;
- Χρειάζεται να αφαιρέσετε τα στοιχεία επικοινωνίας κάποιου από την υπογραφή του;
- Μήπως αποκάλυψαν δυνητικά ευαίσθητες πληροφορίες; Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει οτιδήποτε, από στοιχεία ιδιωτικού προϊόντος ή τιμές έως προσωπικές πληροφορίες.
- Είπαν (ή εσείς) κάτι αρνητικό για κάποιον; Ακόμα κι αν δεν προωθείτε σε αυτό το άτομο, θα πρέπει να το καταργήσετε.
Και πρέπει πραγματικά να πούμε ότι δεν πρέπει να προωθείτε αστεία, μιμίδια, χαριτωμένα οτιδήποτε ή πολιτική ρητορική στις επαγγελματικές επαφές;
Πρόσθετα email που μετράνε: συνημμένα και υπογραφές
Τα πρόσθετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι ένα από τα πιο ενοχλητικά μέρη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν γίνονται λανθασμένα. Τα συνημμένα πάνω από 8 megabyte πρέπει να μεταφορτωθούν σε μια υπηρεσία όπως το Dropbox ή το Box, για να διασφαλιστεί ότι δεν αποκλείονται. Πολλαπλά συνημμένα πρέπει να τοποθετηθούν σε ένα φάκελο και να συμπιεστούν.
Να έχετε πάντα μια υπογραφή ρυθμισμένη αυτόματα τόσο στον υπολογιστή σας όσο και στο τηλέφωνό σας, διασφαλίζοντας ότι υπάρχει στο κελί σας το λέει σε περίπτωση ενός περίεργου σφάλματος αυτόματης διόρθωσης ή για να εξηγήσετε γιατί είναι τόσο σύντομο απάντηση. Θα πρέπει να περιλαμβάνει:
- Το ονοματεπώνυμο σου
- Ο πλήρης τίτλος σας
- Η διεύθυνσή σας εάν είστε εγκατάσταση από τούβλα και κονίαμα
- Ο αριθμός τηλεφώνου σας, συμπεριλαμβανομένων των επεκτάσεων και του κελιού, εάν θέλετε να τον έχουν οι άλλοι
- Η διεύθυνση email σας (προαιρετικό)
- Η διεύθυνση της ιστοσελίδας σας
- Τυχόν άλλοι σύνδεσμοι που θέλετε να έχουν οι άνθρωποι (κοινωνικά μέσα, ιστολόγιο κ.λπ.)
Όταν πρόκειται για εικόνες όπως φωτογραφίες, λογότυπα και φόντο, λιγότερα είναι περισσότερα. Μπορεί να καταστρέψουν τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζεται το email σας στους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ορισμένων ατόμων. Και οτιδήποτε άλλο εκτός από ένα διακριτικό (μικρό) λογότυπο συχνά μοιάζει τυρώδες.
Ο χρυσός κανόνας
Όσον αφορά τις επικοινωνίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακολουθείτε πάντα τον Χρυσό Κανόνα. Γράψτε τα είδη των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να λαμβάνετε. Ποιός ξέρει? Maybeσως κάποιος να μάθει κάτι από εσάς.
Πες μας
Ποια είναι τα e -mail σας για pet pet; Ακούγεται στα σχόλια παρακάτω.
Περισσότερα για τη σωστή χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Working Mom 3.0: 5 βήματα για καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ο οδηγός της νύφης για την οργάνωση email
Άνοιξη καθαρίστε τα εισερχόμενά σας
