Wir verlassen uns auf E-Mail zu machen Unternehmen effizienter, aber manche Dinge erhöhen die Belastung. Welche dieser geschäftlichen E-Mail-No-Nos begehen Sie?
bist du
ein unhöflicher E-Mailer?
Wir verlassen uns auf E-Mail, um das Geschäft effizienter zu machen, aber einige Dinge erhöhen die Belastung. Welche dieser geschäftlichen E-Mail-No-Nos begehen Sie?
Die Anatomie einer E-Mail
Achten Sie beim Schreiben einer E-Mail darauf, alles so klar und vollständig wie möglich zu adressieren. Bitten Sie die Leute nicht, zwischen den Zeilen zu lesen oder nach den Informationen zu suchen, die sie benötigen, um Ihnen zu antworten.
Wenn Sie eine lange E-Mail schreiben müssen, stellen Sie sicher, dass Sie sie nach Möglichkeit durch fette Kopfzeilen und Aufzählungszeichen oder Zahlen aufteilen.
Grammatik ist wichtig
Die Regeln der Grammatik und Rechtschreibung existieren, um sicherzustellen, dass es keine Missverständnisse im geschriebenen Wort gibt, also feuern Sie eine E-Mail nicht einfach ab, ohne sie erneut zu lesen. Frischen Sie Grammatikregeln auf, stellen Sie sicher, dass nichts falsch geschrieben ist und verwenden Sie kein Wort, es sei denn, Sie sind sich sicher Sie wissen, was es bedeutet – wenn Sie sich zu sehr anstrengen, um zu klingen, wie die Briten sagen, kann „vornehm“ katastrophal sein Ergebnisse.
Seien Sie vorsichtig mit Kurzschrift. Es kann in Ordnung sein, Personen, die Sie gut kennen, eine E-Mail zu senden, aber vermeiden Sie es bei neuen Kontakten. Dinge wie BTW sind wahrscheinlich in Ordnung, wenn Sie von Ihrem Telefon aus antworten, aber vermeiden Sie LOLs und Emoticons.
Antworten und Weiterleiten
Antworten Sie nicht auf E-Mails, bis Sie die gesamte Kommunikation gelesen haben, einschließlich der Antworten anderer Personen. Sofern Sie nicht blind kopiert werden oder Ihren Kommentar privat abgeben müssen, antworten Sie immer auf alle, wenn andere enthalten sind.
Wenn Sie antworten, stellen Sie sicher, dass Sie jedes Element adressieren. Wenn mehrere Personen Fragen gestellt haben, ist es hilfreich, alle in einer einzigen E-Mail anzusprechen. Wenn jemand viel Input benötigt, ist es hilfreich, „inline“ zu antworten, indem Sie auf seine Kommentare im Text der eigenen E-Mail antworten und Ihre Schriftart in eine andere Farbe ändern.
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen entfernen, die Sie oder der ursprüngliche E-Mail-Versender nicht haben möchten.
- Müssen Sie E-Mail-Adressen aus den Zeilen „an“ oder „von“ der Weiterleitung entfernen?
- Müssen Sie die Kontaktdaten einer Person aus ihrer Signatur entfernen?
- Haben sie potenziell sensible Informationen preisgegeben? Dies kann alles von privaten Produktdetails oder Preisen bis hin zu persönlichen Informationen umfassen.
- Haben sie (oder Sie) etwas Negatives über jemanden gesagt? Auch wenn Sie nicht an diese Person weiterleiten, sollten Sie sie entfernen.
Und müssen wir wirklich sagen, dass man keine Witze, Meme, süße Dinge oder politische Rhetorik an Geschäftskontakte weiterleiten sollte?
E-Mail-Extras, die zählen: Anhänge und Signaturen
Die E-Mail-Extras können einer der irritierendsten Teile einer E-Mail sein, wenn sie falsch gemacht werden. Anhänge mit mehr als 8 Megabyte sollten auf einen Dienst wie Dropbox oder Box hochgeladen werden, um sicherzustellen, dass sie nicht blockiert werden. Mehrere Anhänge sollten in einem Ordner abgelegt und gezippt werden.
Lassen Sie sowohl auf Ihrem Computer als auch auf Ihrem Telefon immer automatisch eine Signatur einrichten, um sicherzustellen, dass die eine auf Ihrem Handy sagt dies im Falle eines seltsamen Autokorrekturfehlers oder um zu erklären, warum es so kurz ist Antwort. Es sollte enthalten:
- Ihren vollständigen Namen
- Dein vollständiger Titel
- Ihre Adresse, wenn Sie ein stationärer Betrieb sind
- Ihre Telefonnummer, einschließlich Durchwahlen und Handy, wenn Sie möchten, dass die Leute sie haben
- Ihre E-Mail-Adresse (optional)
- Ihre Website-Adresse
- Alle anderen Links, die die Leute haben sollen (Social Media, Blog usw.)
Bei Bildern wie Fotos, Logos und Hintergründen ist weniger mehr. Sie können die Art und Weise, wie Ihre E-Mails auf den E-Mail-Clients einiger Personen angezeigt werden, vermasseln. Und alles andere als ein dezentes (kleines) Logo sieht oft nur kitschig aus.
Die goldene Regel
Befolgen Sie bei der E-Mail-Kommunikation immer die Goldene Regel. Schreiben Sie die Arten von E-Mails, die Sie erhalten möchten. Wer weiß? Vielleicht lernt jemand etwas von dir.
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Was sind Ihre E-Mail-Haustier-Ärger? Ton in den Kommentaren unten.
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