Hvis du ikke har et system til håndtering af dine e -mails, kan din indbakke hurtigt og nemt komme ud af kontrol. Heldigvis med flere søgefunktioner er det ikke umuligt at finde en e -mail; det er dog smart at organisere tilstrømningen af e -mails, før antallet, der oversvømmer din indbakke, bliver overvældende.
Da mange af os modtager snesevis eller endda hundredvis af e -mails dagligt, er det et must at udvikle et system til håndtering af det. Her er nogle enkle måder, du kan forhindre dig selv i at få e -mails til at hobe sig op.
Kassér visse e -mails umiddelbart efter læsning
Hvis du har læst en e -mail og ikke har behov for at genlæse den eller handle efter den, skal du straks smide den væk. Opsæt også din e -mail, så papirkurven tømmes regelmæssigt (eller gå ind på en ugentlig basis og tøm den manuelt).
Husk, at vi ikke behøver at læse hver e -mail med det samme. Hvis du finder dig selv distraheret af din e -mail, skal du ikke holde din åben; planlæg i stedet tre til fem indtjekningstider i løbet af din arbejdsdag.
Efterlad e -mails, der kræver handling, i din indbakke
Hvis en e -mail skal besvares eller kræver handling, skal du efterlade den i din indbakke som en påmindelse. For særligt vigtige skal du sætte flag, så de ikke går tabt i blandingen. (Selvom dette er mindre sandsynligt, da din indbakke snart bliver mere strømlinet!)
Beslut derefter en standardfrist for de resterende e -mails i din indbakke - måske en uge til en måned. I slutningen af hver uge skal du gå igennem din indbakke og sikre, at svaret eller handlingen er gennemført, så du kan slette e -mailen fra din indbakke.
Fil væk andre e -mails straks
Hvis der er e -mails, du har handlet efter, men som du skal henvise til i fremtiden, skal du arkivere dem i de relevante mapper. Du bliver nødt til at tænke lidt over, hvilken type mappesystem, der fungerer bedst for dig. Det er let for arkiverede e -mails hurtigt at komme ud af kontrol, så overvej at oprette mapper, der er opdelt efter dato, så du nemt kan slette hele mapper, der ikke længere er rettidige. Der er nogle e -mail -værktøjer, der også giver dig mulighed for at få indgående e -mails gemt direkte i mappen - overvej at konfigurere dette, hvis du mener, at denne funktion vil tjene dig godt på den måde, du gør arbejde.
Flere karriertips
Sådan finder du en mentor
Sådan siger du et job op med klassen
Hvad skal man gøre, når man er blevet fyret
