Някои дни мразя входящата си поща. Сигурен съм, че можете да съчувствате. Подобно на вас, аз (и всяка друга бизнесдама) получавам средно 124,5 имейла ден. И въпреки факта, че всички сме залепени за екрана си, нашият електронна поща етикетът бавно се е разпаднал. Виждал съм имейли, които не само съдържаха небрежни грешки, но в някои случаи бяха направо груби - или още по -лошо, прекалено случайни. Дори привидно безобидни грешки се добавят и в някои случаи могат да имат сериозни последици.
Изложих някои основни правила на етикета, за да гарантирам, че вашите електронни комуникации съответстват на вашия професионален имидж.
1. Използвайте професионален поздрав
Разбира се, всеки фирмена култура е различно, но вежлив и леко формален поздрав винаги е подходящ. Използването на думи като „ей“ или „йо“ не е професионално, без значение кой е получателят. Вместо това използвайте „здравей“, „здравей“, „добро утро/следобед“ или, за да бъдете още по -официални, „скъпа“.
2. Използвайте „отговор на всички“ по подходящ начин
Груповите имейли могат да спестяват време в реално време, защото всички са включени в актуализациите на проекти или каквото и да е друго, което изпращате. За съжаление, груповите теми също могат да излязат извън контрол и да се разделят в отделни теми, от които не е необходимо да участвате цялата група. Помислете два пъти, преди да натиснете отговора, за да прецените дали наистина всички трябва да бъдат включени.
3. Не използвайте прякори
Съкращаването на нечие име (ако не ви е казано, че той/тя го предпочита) е прекалено непринудено, самонадеяно и в някои случаи може да изглежда като унизително. Казвам се Тифани. Освен ако не ви познавам лично, не е подходящо да ме наричате „Тиф“.
4. Избягвайте да използвате хумор
Хуморът не работи често по имейл. Това, което е смешно за един човек, може да бъде обидно за другите или, което е по -лошо, може да бъде тълкувано погрешно като саркастично или каустично.
5. Отговорете своевременно
Въпреки че сме залепени за клавиатурите си, няма нужда да играете заложници във входящата си поща. Ако имейл е с висок приоритет и знаете, че ще ви трябват няколко часа (или дори дни), за да го обработите, незабавно отговорете, за да потвърдите заявката. Имейлите, които се мотаят наоколо и събират прах във входящата ви поща, могат да създадат у хората впечатлението, че сте претоварени или че игнорирате техните искания. Непрочетените имейли също могат да означават пропуснати крайни срокове.
6. Проверка на съобщението ви
Лекотата на проверката на правописа означава, че много от нас разчитат на него, за да уловят правописни грешки, което ви води само наполовина. Считайте работата „обществена“. Ако го въведете погрешно и случайно пропуснете буквата „L“, думата все още е написана правилно, но има съвсем различно значение! Също така е добра идея да проверите за пропуснати думи или думи, които звучат еднакво, но са написани (и означават) нещо различно, като „вашето“ и „вие“.
7. Не забравяйте прикачения файл
Това е лесно да се избегне. Ако въведете думата „прикачен файл“ или „прикачен файл“ в тялото на имейла си, Outlook ще ви подкани, ако изглежда, че сте забравили да прикачите нещо. Един от начините да ограничите тази грешка е да започнете бележката си с „в прикачения файл ...“
8. Избягвайте да използвате всички капачки
Всички главни букви, използвани в имейл, могат да се окажат обида за вашите получатели. Ако нещо е наистина важно, кажете го или вместо това използвайте удебелено или подчертано, за да подчертаете ключова точка или фраза.
9. Помислете за обаждане
Ако имате много да кажете в имейла си, може да е по -ефективно просто да вдигнете телефона или да насрочите разговор. Телефонното обаждане не само може да спести време, но и може да предотврати всякакво погрешно тълкуване на вашето съобщение. След разговора документирайте договорени точки или последващи задачи с кратко съобщение по имейл.
10. Включете заключителен поздрав
Подобно на точка първа, добра практика е да включите заключителен поздрав. Помислете за последния имейл, който сте получили, когато бележката току -що завърши внезапно. Шансовете са, че се чувстваше по -малко като бележка, а повече като поръчка.
Не забравяйте, че имейл, както всяка друга форма на бизнес комуникация, е пряко отражение на вашето професионализъм. Уверяването, че вашият имейл етикет е на място, показва на колегите, че сте внимателни, учтиви и бързи в онлайн обмена.
Тази статия първоначално се появи на Приказен бос. Като най-голямата кариерна общност за жени, Fairygodboss предоставя на милиони жени кариерни връзки, съвети на общността и трудна за намиране информация за това как компаниите се отнасят към жените.
