Представете си, че се срещате за първи път с адвокат, чийто офис е претрупан - документи, струпани навсякъде работен плот, поща и файлове, разпръснати по credenza, и претоварена библиотека с купища книги отгоре и на етаж. Независимо от действителните умения или репутация на този адвокат, може ли първото ви впечатление да е отрицателно? Може ли и вашето доверие в този адвокат да бъде намалено? В бизнеса първите впечатления са важни.
Безпорядък в работно място варира от просто досадно до почти парализиращо и винаги е пагубно за производителността. Претрупаната работна среда също създава неблагоприятен имидж за клиентите и сътрудниците. Когато работният плот се превърне в място за съхранение, а не в работно пространство, е време за реорганизация! Няколко фактора допринасят за неорганизираното работно пространство, но ето три начина за борба с саботьорите.
Вземете добро бюро
Това не означава непременно скъпо
Ако работата ви се върти около използването на компютър и имате достатъчно място, помислете за L-образно бюро. Можете да държите компютъра си в една секция и да имате голямо работно пространство в другата. Тази конфигурация ви позволява да избягвате жонглирането с два приоритета на един и същ работен плот. Друг страхотен аспект за L-образното бюро е допълнителната стая, която получавате за настолни инструменти, като изправени държачи за файлове, тави за подреждане, кошници, преносими висящи файлове и вашия телефон. Не забравяйте цялото пространство по стените си. Когато не можете да надградите, изградете! Рафтовете са фантастичен начин за показване на лични вещи, награди и снимки, като същевременно поддържате работната си зона чиста и функционална.
Подобрете управлението на времето си
Когато не се справяте добре с времето си, често в крайна сметка бързате да свършите нещата и неизбежно не можете да направите организираността си приоритет. Хартиите се хвърлят на бюрото „засега“ и списанията се подреждат на стола или пода, защото нямате време да ги четете. Един от най-простите начини да използвате по-добре времето си е да преосмислите колко време всъщност ще отнеме задачите и да планирате съответно. Визуализирайте как изпълнявате задача от началото до края и какви действия трябва да предприемете. Докато не станете по-точни при оценката, добавете 25% към времето, което смятате, че ще ви е необходимо за изпълнение на определена задача.
Друг начин да осъзнаете действителното време е да си определите времето, докато правите различни неща, като плащане на сметки, балансиране на чековата книжка или ходене до пощата. Може да се изненадате да разберете колко време всъщност отнемат нещата. Отбележете колко време отнема всяка задача, за да не забравяте да отделите достатъчно време. Когато изпълнявате задачи между бизнес срещи, винаги допускайте неочаквани обстоятелства като трафик или дълги опашки.
Изчистете тази хартия
Много хора натрупват хартиена бъркотия поради страх от изхвърляне на нещо важно или опасения, че може да се наложи по-късно. Резултатът е, че в крайна сметка те запазват всичко и не могат да различат кои неща имат настояща или бъдеща стойност и кои могат безопасно да бъдат изхвърлени.
Реалността е, че 80 процента от хартията, запазена „за всеки случай“, никога повече не е необходима; и ако е така, шансовете са много добри, че може да бъде пресъздадена или получена от друг източник. От поща до факс до реклами и бележки, хартията е най-големият фактор за безпорядъка в офис среда. За да се избегне бързото натрупване на хартия, редовната система за поддръжка на хартия е необходимост във всеки офис. Не забравяйте, че вашият кош за боклук и вашият шредер са ваши приятели.
Вземете решения по-бързо
Безпорядъкът се случва, когато отложите вземането на решения. Опитайте се да придобиете навика да вземате бързо решения дали да запазите хартия, поща и други неща. Колкото по-бързо можете да вземете уверени решения, толкова по-бързо ще поддържате нещата в живота си, което предотвратява изоставането.
Имайте предвид, че организирането е процес а не събитие, така че не очаквайте чудеса за една нощ. Можете да ускорите процеса, като наемете помощ, като професионален организатор, който ще работи рамо до рамо с вас и ще ви държи фокусирани.
Ако планирате сами да се справите с проекта за реорганизация, е възможно да постигнете значителен напредък за сравнително кратко време, ако имате план за игра и някои цели, преди да започнете. Просто започнете на едно място и го продължете и не след дълго ще бъдете изумени от резултатите, които виждате.
Още съвети и трикове за организиране
Девет тайни на успешните организатори
Организирайте се и се стресирайте по-малко
52 идеи за организиране на вашия дом: Съвет за организиране на седмица
