في بعض الأيام ، أكره صندوق الوارد الخاص بي. أنا متأكد من أنه يمكنك التعاطف. مثلك ، أنا (وكل سيدة أعمال أخرى) أتلقى متوسط 124.5 بريد إلكتروني يوم. ومع ذلك ، على الرغم من حقيقة أننا جميعًا ملتصقون بشاشتنا ، إلا أن البريد الإلكتروني يبدو أن آداب السلوك قد تفككت ببطء. لقد رأيت رسائل بريد إلكتروني لا تحتوي فقط على أخطاء قذرة ، ولكن في بعض الحالات كانت وقحة تمامًا - أو الأسوأ من ذلك ، غير رسمية بشكل مفرط. حتى الأخطاء التي تبدو غير ضارة تتراكم ، وفي بعض الحالات ، يمكن أن يكون لها عواقب وخيمة.
لقد أوجزت بعض القواعد الأساسية لقواعد السلوك لضمان تطابق اتصالاتك الإلكترونية مع صورتك المهنية.
1. استخدم تحية احترافية
ممنوحة ، كل ثقافة الشركة مختلف ، لكن التحية المهذبة والشكلية قليلاً مناسبة دائمًا. استخدام كلمات مثل "مرحبًا" أو "يو" ليس أمرًا احترافيًا ، بغض النظر عن هوية المستلم. بدلاً من ذلك ، استخدم "مرحبًا" أو "مرحبًا" أو "صباح الخير / بعد الظهر" أو "عزيزتي" لتكن أكثر رسمية.
2. استخدم "الرد على الكل" بشكل مناسب
يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الجماعية موفرة للوقت الفعلي لأن الجميع مشمولون في تحديثات المشروع أو أي شيء آخر ترسله. لسوء الحظ ، يمكن أن تخرج سلاسل المحادثات عن نطاق السيطرة وتنقسم إلى مواضيع منفصلة لا تحتاج المجموعة بأكملها إلى أن تكون جزءًا منها. فكر مرتين قبل أن تضغط على "رد الكل" لتفكر فيما إذا كان الجميع بحاجة فعلاً للتكرار.
3. لا تستخدم الألقاب
يعد تقصير اسم شخص ما (إذا لم يتم إخبارك بأنه يفضله) أمرًا غير رسمي بشكل مفرط ، ووقاحة ، وفي بعض الحالات ، يمكن اعتباره مهينًا. اسمي تيفاني. ما لم أعرفك شخصيًا ، فليس من المناسب مناداتي بـ "تيف".
4. تجنب استخدام الدعابة
لا تعمل الدعابة غالبًا في البريد الإلكتروني. ما هو مضحك لشخص ما قد يكون مسيئًا للآخرين ، أو الأسوأ من ذلك ، يمكن أن يساء تفسيره على أنه ساخر أو لاذع.
5. الرد في الوقت المناسب
على الرغم من أننا ملتصقون بلوحات المفاتيح الخاصة بنا ، فلا داعي لأن تكون رهينة صندوق البريد الوارد الخاص بك. إذا حصلت رسالة بريد إلكتروني على أولوية عالية وكنت تعلم أنك ستحتاج إلى عدة ساعات (أو حتى أيام) للتعامل معها ، فعليك الرد فورًا لإقرار الطلب. يمكن لرسائل البريد الإلكتروني التي تتسكع وتجمع الغبار في بريدك الوارد أن تعطي للناس انطباعًا بأنك مرتبك أو أنك تتجاهل طلباتهم. قد تعني رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة أيضًا عدم الالتزام بالمواعيد النهائية.
6. تدقيق رسالتك
تعني سهولة التدقيق الإملائي أن الكثير منا يعتمد عليه في اكتشاف الأخطاء الإملائية ، وهو ما يجعلك فقط في منتصف الطريق. ضع في اعتبارك العمل "عام". إذا أخطأت في كتابته وتخطيت الحرف "L" بطريق الخطأ ، فستظل الكلمة مكتوبة بشكل صحيح ولكن لها معنى مختلف تمامًا! من الجيد أيضًا التحقق من الكلمات المفقودة أو الكلمات التي تبدو متشابهة ولكنها مكتوبة (وتعني) شيئًا مختلفًا ، مثل "أنت" و "أنت".
7. لا تنسى المرفق
هذا من السهل تجنبه. إذا قمت بكتابة كلمة "مرفق" أو "إرفاق" في نص بريدك الإلكتروني ، فسيطالبك Outlook إذا بدا أنك نسيت إرفاق شيء ما. تتمثل إحدى طرق تقليل هذا الخطأ في بدء ملاحظتك بـ "في المرفق ..."
8. تجنب استخدام كل الأحرف الكبيرة
يمكن أن تظهر جميع الأحرف الكبيرة المستخدمة في البريد الإلكتروني على أنها إهانة لمتلقيك. إذا كان هناك شيء مهم حقًا ، فقل ذلك أو استخدم بدلاً من ذلك غامقًا أو تسطيرًا لإبراز نقطة أو عبارة رئيسية.
9. ضع في اعتبارك مكالمة
إذا كان لديك الكثير لتقوله في بريدك الإلكتروني ، فقد يكون من الأكثر فاعلية أن تلتقط الهاتف أو تحدد موعدًا لمكالمة. لا يمكن للمكالمة الهاتفية توفير الوقت فحسب ، بل يمكنها أيضًا منع أي تفسير خاطئ لرسالتك. بعد المكالمة ، قم بتوثيق النقاط المتفق عليها أو مهام المتابعة برسالة بريد إلكتروني موجزة.
10. قم بتضمين تحية ختامية
على غرار النقطة الأولى ، من الممارسات الجيدة تضمين تحية ختامية. فكر في آخر رسالة بريد إلكتروني تلقيتها حيث انتهت الملاحظة فجأة. هي احتمالات ، لقد شعرت بأنها أقل شبهاً بملاحظة وأكثر شبهاً بأمر.
تذكر ، البريد الإلكتروني ، مثل أي شكل آخر من أشكال الأعمال الاتصالات، هو انعكاس مباشر لك احترافية. إن التأكد من أن آداب البريد الإلكتروني الخاصة بك على ما يرام يُظهر لزملائك أنك مدروس ومهذب وسريع في التبادلات عبر الإنترنت.
ظهر هذا المقال في الأصل فيريجودبوس. باعتبارها أكبر مجتمع مهني للنساء ، توفر Fairygodboss لملايين النساء علاقات مهنية ونصائح مجتمعية ومعلومات يصعب العثور عليها حول كيفية تعامل الشركات مع النساء.
