يمكن أن يكون العمل محبطًا. لا يمكنك العثور على المكان الذي قدمت فيه المخطط التفصيلي اللازم لتقريرك التالي إلى مديرك؟ هل أهم ما يميز يومك هو إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني مزحة إلى والدتك وتناول قالب Coffee Crisp صغير من آخر عيد الهالوين وجدته في الجزء الخلفي من درجك؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقد حان الوقت لإعادة التجميع.
نصائح لتنظيم مساحة عملك
كل هذه الفوضى في حجرتك يمكن أن تسبب ضغط عصبى وتقويض إنتاجيتك. سيساعدك تنظيم مكتبك - وروتين العمل - على التركيز والعمل بسهولة. قد لا تحتاج حتى إلى تلك القهوة الإضافية لدفعك خلال فترة ما بعد الظهر. فيما يلي 10 نصائح حول ترتيب المكتب وتنظيم المقصورة لتبدأ.
1. ابدأ بالتفكير كشخص منظم
يقول رومان فرناندو ، مدرس الدراسات الاجتماعية والمعلم في كاليفورنيا: "يخسر الإنسان العادي في مجتمعنا ساعة في اليوم بسبب الفوضى". "هذا أكثر من أسبوعين في السنة. هذه إجازة كاملة ".
كما أوجز فرناندو في ورقة ندوة حول منظمةيبحث أصحاب العمل عن الصفات ، مثل القدرة على تعدد المهام وترتيب الأولويات والوفاء بالمواعيد النهائية أو تجاوزها. بدون تنظيم ، يصعب أو يستحيل إثبات هذه الصفات. يقول: "لكي تصبح شخصًا منظمًا ، عليك أن تبدأ في التفكير مثل واحد".
2. التخطيط يستحق الجهد
يعتقد معظم الناس أن التخطيط نشاط ممل ويستغرق وقتًا طويلاً. ربما يكون الأمر كذلك ، لكن التخطيط السليم يعطي الصورة العامة للمهمة التي يتعين إكمالها. يوفر الوقت على المدى الطويل. تُعد المخططات اليومية هي الأدوات الأساسية ، حيث تساعدك على تذكر العناصر الموجودة في جدولك وتوفر لك وسيلة للتتبع ، بحيث تنظر إلى الوراء في المشروعات أو الاجتماعات وترى النتائج. تتيح لك المخططات اليومية الوصول إلى المعلومات بسرعة وتجميع العناصر معًا في فترة زمنية قصيرة.
3. تبدأ صغيرة
قسّم المشاريع الكبيرة إلى خطوات صغيرة ومتسلسلة وجدول هذه الخطوات في يومك مع مخططك. لا تقضي أكثر من 30 دقيقة في التعامل مع منطقة ما. فكر من منظور منطقة واحدة في كل مرة: ستعمل على رف واحد ، أو ملف واحد ، أو صندوق واحد.
4. تبسيط الإمدادات الخاصة بك
احتفظ بالإمدادات التي تحتاجها يوميًا فقط فوق منطقة عملك. قم بتقليص كل شيء ، تمامًا كما تنظف خزاناتك في الربيع ، واستخدم الثلاثة روبية: التقليل ، والإحالة ، وإعادة الترتيب. تجاهل العناصر الزائدة والمكررة والقديمة. قم بإحالة العناصر التي لم تعد مسؤوليتك تجاه الآخرين ، وأعد ترتيب ما تبقى.
5. بدافع البقاء
غيّر شاشة التوقف إلى عبارة ملهمة لتحفيزك والبقاء على المسار الصحيح ، مثل "فقط افعل ذلك" (يعتبر تسويق العلامة التجارية لشركة Nike رائعًا ، بعد كل شيء) أو "اشعر بالخوف وامض قدمًا" أو أي عبارة أخرى تلهمك أنت.
6. يتواصل بفاعلية
قد تتساءل كيف يمكن للتواصل أن يساعد في ترتيب مكتبك ، لكن التواصل المختصر والواضح يمكن أن يقلل من الرسائل الورقية ورسائل البريد الإلكتروني والوقت الذي تقضيه على الهاتف. كن واضحًا عند التواصل مع الآخرين ، خاصةً عند ترك رسالة على البريد الصوتي أو البريد الإلكتروني. بهذه الطريقة ، من المرجح أن تحصل على رد كامل ، حتى إذا لم يصلك الطرف الآخر مباشرة.
7. إدارة وقتك
من أجل الحصول على أسلوب عمل أكثر تنظيماً وتوازناً ، فإنك تحتاج إلى مزيد من الوقت. لا يمكننا التحكم في عدد الساعات في اليوم ، لكن الأشخاص الناجحين يقضون وقتهم بحكمة. اكتشف المهام التي يجب القيام بها وحدد الوقت المناسب للقيام بها.
8. لا تضعها جانبا ، ضعها جانبا
في النهاية ، من الأسهل دائمًا وضع شيء بعيدًا بدلاً من وضعه "في الوقت الحالي". إذا قمت بتعيين ملف أو مربع من المجلدات لأسفل ، سيكون لديك الخطوة الثانية والثالثة لتذكر أنك بحاجة إلى العثور عليه ثم وضعه في الواقع بعيدا.
9. احفظها ، لا تكدسها
قم بإنشاء نظام ملفات يناسبك. حتى حاوية "الملف" أو المجلد لا بأس به طالما أنك تميل إليه بشكل منتظم. بالإضافة إلى ذلك ، افتح كل البريد ومعالجته. لا تدع البريد يتراكم - فقد يخرج عن نطاق السيطرة تمامًا مثل أي أعمال ورقية أخرى.
10. تنشيط روتين عملك
يمكن أن يكون العمل شخيرًا ، ولكن هناك طرقًا يمكنك من خلالها بث حياة جديدة في حياتك اليومية. لن يؤدي التغيير في الروتين إلى تنشيط عقلك وجسمك فحسب ، بل سيعيد ضبط سلوكك أيضًا.
إليك كيفية تنشيط الطحن اليومي:
- كن نشطا. يساعد على إدارة التوتر. ابدأ ناديًا للمشي أو انضم إلى فريق البيسبول التابع لشركتك أو استفد من صفقة شركتك مع صالة الألعاب الرياضية المحلية.
- تعظيم ساعات الذروة الخاصة بك. إذا كنت في أفضل حالاتك في الصباح الباكر ، فلا تضيع ساعات الذروة في قراءة رسائل البريد الإلكتروني وتحديثات حالة Facebook. بدلاً من ذلك ، ابدأ بمهمة أكثر جوهرية تحتاج إلى قوة دماغية جاهزة.
- في استراحة الخاص بك ، اذهب إلى مكان ما. اترك المكتب لمدة 15 دقيقة للمشي ، والحصول على بعض الهواء النقي ، وتصفية ذهنك. يغير الخروج والتحرك الجسدي طريقة عمل جسمك وكذلك حالتك العقلية.
- راجع خططك وحدد أهدافك. قسّم تلك الأهداف الكبيرة الساحقة إلى مراحل يمكن تحقيقها. ضعهم في مقصورتك حيث يمكنك رؤيتهم ؛ سيعزز ثقتك بنفسك ويمنحك إحساسًا بالهدف والاتجاه.
مقالات ذات صلة
- 8 نصائح للترتيب
- 7 عادات للمرأة الناجحة
- ابق منظمًا طوال اليوم
