تخيل مقابلة محامي للمرة الأولى ، مكتبه مليء بالفوضى - الأوراق مكدسة في جميع أنحاء سطح المكتب والبريد والملفات المتناثرة على الكراسي ، وخزانة كتب محملة بأكوام من الكتب في الأعلى وعلى أرضية. بغض النظر عن المهارة أو السمعة الفعلية لذلك المحامي ، هل يمكن أن يكون انطباعك الأول سلبيًا؟ هل يمكن تقليل ثقتك بهذا المحامي أيضًا؟ في مجال الأعمال ، الانطباعات الأولى مهمة.
الفوضى في مكان العمل تتراوح من مجرد مزعج إلى ما يقرب من الشلل ودائمًا ما يكون ضارًا بالإنتاجية. كما تُظهر بيئة العمل المزدحمة صورة غير مواتية للعملاء والمنتسبين. عندما يصبح سطح المكتب مكانًا للتخزين بدلاً من مساحة عمل ، فقد حان الوقت لإعادة التنظيم! تساهم عدة عوامل في عدم تنظيم مساحة العمل ، ولكن فيما يلي ثلاث طرق لمكافحة المخربين.
احصل على مكتب جيد
هذا لا يعني بالضرورة أن مكلفة مكتب - يعني ذلك الشخص المناسب لك ويلبي احتياجاتك اليومية. ستحدد عادات عملك الشخصية وكذلك أنشطة عملك نوع المكتب وحجمه المناسب لك. إذا كنت تشير إلى الكتب أو الكتيبات أو المنشورات بانتظام في عملك ، فسيكون من المنطقي وجود مكتب به خزانة عمودية. يمكنك الاحتفاظ بالكتب التي تشير إليها يوميًا في القفص. سيتم الوصول إليها بسهولة ، ولكن خارج مساحة عملك. إذا لم تكن هناك حاجة إلى أن تكون الكتب في متناول يدك ، فستكون خزانة كتب منفصلة كافية ويمكنك الاستغناء عن الكوخ لصالح مساحة عمل مسطحة أكبر.
إذا كانت وظيفتك تدور حول استخدام الكمبيوتر ولديك مساحة أرضية واسعة ، ففكر في مكتب على شكل حرف L. يمكنك الاحتفاظ بجهاز الكمبيوتر الخاص بك في قسم واحد ولا يزال لديك مساحة عمل كبيرة في القسم الآخر. يتيح لك هذا التكوين تجنب التوفيق بين أولويتين على نفس سطح المكتب. جانب آخر رائع حول المكتب على شكل حرف L هو المساحة الإضافية التي تكسبها لأدوات سطح المكتب مثل حوامل الملفات العمودية ، وصواني التراص ، والسلال ، والملفات المعلقة المحمولة ، وهاتفك. لا تنس كل المساحة على جدرانك. عندما لا يمكنك البناء ، قم بالبناء! تعتبر الأرفف طريقة رائعة لعرض العناصر الشخصية والجوائز والصور مع الحفاظ على منطقة عملك نظيفة وعملية.
تحسين إدارة وقتك
عندما لا يكون لديك تحكم جيد في وقتك ، فغالبًا ما ينتهي بك الأمر في عجلة من أمره لإنجاز الأمور ، ولا يمكنك بالضرورة جعل التنظيم أولوية. يتم إلقاء الأوراق على المكتب "في الوقت الحالي" وتكدس المجلات على الكرسي أو الأرض لأنه ليس لديك الوقت لقراءتها. تتمثل إحدى أبسط الطرق للاستفادة بشكل أفضل من وقتك في إعادة التفكير في المدة التي ستستغرقها المهام بالفعل ، والجدولة وفقًا لذلك. تخيل نفسك تكمل مهمة من البداية إلى النهاية وما هي الإجراءات التي يجب عليك اتخاذها. إلى أن تصبح أكثر دقة في التقدير ، أضف 25٪ إلى الوقت الذي تعتقد أنك ستحتاج إليه لإكمال مهمة معينة.
هناك طريقة أخرى لإدراك الوقت الفعلي وهي قضاء الوقت بنفسك أثناء قيامك بأشياء مختلفة ، مثل دفع الفواتير أو موازنة دفتر الشيكات أو الذهاب إلى مكتب البريد. قد تندهش من معرفة الوقت الذي تستغرقه الأشياء بالفعل. قم بتدوين الوقت الذي تستغرقه كل مهمة حتى تتذكر إتاحة الوقت الكافي. عند إجراء المهمات بين مواعيد العمل ، اسمح دائمًا بالظروف غير المتوقعة مثل حركة المرور أو الخطوط الطويلة.
تطهير تلك الورقة
يتراكم الكثير من الورق في كثير من الناس بسبب الخوف من التخلص من شيء مهم ، أو الخوف من الحاجة إليه لاحقًا. والنتيجة هي أنهم في نهاية المطاف يحتفظون بكل شيء وعدم القدرة على تمييز الأشياء التي لها قيمة حالية أو مستقبلية وأيها يمكن التخلص منها بأمان.
الحقيقة هي أن 80 بالمائة من الأوراق التي تم توفيرها "فقط في حالة" ليست هناك حاجة إليها مرة أخرى ؛ وإذا كان الأمر كذلك ، فإن الفرص جيدة جدًا لإعادة إنشائه أو الحصول عليه من مصدر آخر. من البريد إلى الفاكس إلى الإعلانات والمذكرات ، يعد الورق أكبر مساهم في الفوضى في بيئة المكتب. من أجل تجنب التراكم السريع للورق ، فإن نظام صيانة الورق المنتظم أمر ضروري في كل مكتب. تذكر ، سلة المهملات الخاصة بك وآلة التقطيع الخاصة بك هم أصدقاؤك.
اتخاذ القرارات بسرعة أكبر
تحدث الفوضى عندما تؤجل اتخاذ القرار. حاول التعود على اتخاذ القرارات بسرعة بشأن الاحتفاظ بالورق والبريد وأشياء أخرى. كلما تمكنت من اتخاذ قرارات واثقة بشكل أسرع ، زادت سرعة استمرار الأمور في حياتك ، مما يمنع تراكم الأعمال.
ضع في اعتبارك أن التنظيم هو أ معالجة بدلاً من حدث ، لذلك لا تتوقع حدوث معجزات بين عشية وضحاها. يمكنك تسريع العملية من خلال الاستعانة بمساعد ، مثل منظم محترف ، سيعمل معك جنبًا إلى جنب ويحافظ على تركيزك.
إذا كنت تخطط للتعامل مع مشروع إعادة التنظيم بنفسك ، فمن الممكن تحقيق قدر كبير من التقدم في وقت قصير نسبيًا إذا كانت لديك خطة لعبة وبعض الأهداف في الاعتبار قبل أن تبدأ. فقط ابدأ في مكان واحد واستمر في ذلك ، وقبل فترة طويلة ستندهش من النتائج التي تراها.
المزيد من النصائح والحيل المنظمة
تسعة أسرار للمنظمين الناجحين
كن منظمًا وقلل من التوتر
52 فكرة لتنظيم منزلك: نصيحة تنظيمية في الأسبوع
