Деякі дні я ненавиджу свою поштову скриньку. Я впевнений, що ви можете співчувати. Як і ви, я (і кожна інша бізнес -леді) отримую в середньому 124,5 електронних листів день. Проте, незважаючи на те, що ми всі приклеєні до свого екрану, наш електронною поштою етикет, здається, повільно розпадався. Я бачив електронні листи, які не тільки містили недбалі помилки, але в деяких випадках були абсолютно грубими - або, що ще гірше, надто випадковими. Навіть на перший погляд нешкідливі помилки додаються, а в деяких випадках можуть мати серйозні наслідки.
Я виклав деякі основні правила етикету, щоб гарантувати, що ваші електронні комунікації відповідають вашому професійному іміджу.
1. Використовуйте професійне привітання
Правда, кожен культура компанії відрізняється, але ввічливий і трохи офіційний привітання завжди доречний. Використання таких слів, як "ей" або "йо", не є професійним, незалежно від того, хто одержувач. Замість цього використовуйте "привіт", "привіт", "доброго ранку/дня" або, щоб бути ще більш офіційним, "дорогий".
2. Використовуйте «відповісти всім» належним чином
Групові електронні листи можуть заощадити в реальному часі, тому що всі включені в оновлення проекту або будь-що інше, що ви надсилаєте. На жаль, потоки груп також можуть вийти з -під контролю та розділитися на окремі теми, учасниками яких не є вся група. Подумайте двічі, перш ніж відповідати всім, щоб подумати, чи дійсно потрібно зациклюватися на всіх.
3. Не використовуйте прізвиська
Скорочення чийогось імені (якщо вам не сказали, що він/вона вважає за краще) є надто невимушеним, самовпевненим і в деяких випадках може виглядати принизливим. Мене звуть Тіффані. Якщо я не знаю вас особисто, не варто називати мене "Тіфф".
4. Уникайте використання гумору
Гумор не часто працює в електронній пошті. Те, що смішно для однієї людини, може бути образливим для інших або, що ще гірше, може бути неправильно витлумачено як саркастичний або їдкий.
5. Відповідайте своєчасно
Незважаючи на те, що ми приклеєні до наших клавіатур, немає потреби грати заручників у вашій вхідній. Якщо лист надходить з пріоритетом і ви знаєте, що вам знадобиться кілька годин (або навіть днів) для його обробки, негайно дайте відповідь, щоб підтвердити запит. Електронні листи, які лишаються і збирають пил у вашій вхідній, можуть створити у людей враження, що ви перевантажені або ігноруєте їхні прохання. Непрочитані електронні листи також можуть означати пропущені терміни.
6. Виправте своє повідомлення
Простота перевірки орфографії означає, що багато з нас покладаються на неї, щоб виявити орфографічні помилки, що приведе вас лише на півдорозі. Вважайте роботу «публічною». Якщо ви ввели його помилково і випадково пропустили букву «L», слово все одно написане правильно, але має зовсім інше значення! Також непогано перевірити наявність пропущених слів або слів, які звучать однаково, але написані (і мають на увазі) щось інше, наприклад, “ваш” та “ти”.
7. Не забудьте вкладення
Цього легко уникнути. Якщо ви введете слово "вкладення" або "прикріпити" в тексті електронного листа, Outlook запропонує вам видати, що ви забули щось прикріпити. Одним із способів скоротити цю помилку є початок нотатки з "у вкладеному ..."
8. Уникайте використання всіх ковпачків
Усі великі літери, що використовуються в електронному листі, можуть стати образливими для ваших одержувачів. Якщо щось дійсно важливо, скажіть це або замість цього виділіть жирним шрифтом або підкресленням, щоб виділити ключовий момент або фразу.
9. Розгляньте дзвінок
Якщо у вашому листі є багато розмов, може бути ефективніше просто взяти трубку або запланувати дзвінок. Телефонний дзвінок може не тільки заощадити час, але й запобігти будь -якій неправильній інтерпретації вашого повідомлення. Після дзвінка задокументуйте узгоджені пункти або подальші завдання стислим повідомленням електронної пошти.
10. Додайте заключне привітання
Подібно до першого пункту, просто гарною практикою було б включити заключне привітання. Подумайте про останній лист, який ви отримали, коли нотатка раптово закінчилася. Швидше за все, це виглядало менше як записка, а більше як наказ.
Пам’ятайте, що електронна пошта, як і будь -яка інша форма бізнесу спілкування, є прямим відображенням вашого професіоналізм. Переконавшись, що ваш етикет електронної пошти відповідає вимогам, показує колегам, що ви вдумливі, ввічливі та оперативні під час обміну в Інтернеті.
Ця стаття спочатку з'явилася на Казковий бос. Будучи найбільшою жіночою спільнотою для кар’єри, Fairygodboss надає мільйонам жінок кар’єрні зв’язки, поради громади та важкодоступну інформацію про те, як компанії ставляться до жінок.
