เราพึ่งพาอีเมลเพื่อทำให้ ธุรกิจ มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่บางสิ่งที่คนทำก็แค่เพิ่มภาระ คุณกำลังยอมรับอีเมลธุรกิจใดต่อไปนี้
NS
ผู้ส่งอีเมลหยาบคาย?
เราพึ่งพาอีเมลเพื่อทำให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่บางสิ่งที่ผู้คนทำก็เพิ่มภาระให้มากขึ้น คุณกำลังยอมรับอีเมลธุรกิจใดต่อไปนี้
กายวิภาคของอีเมล
เมื่อคุณเขียนอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุทุกอย่างชัดเจนและครบถ้วนที่สุด อย่าขอให้คนอื่นอ่านระหว่างบรรทัดหรือติดตามข้อมูลที่ต้องการเพื่อตอบคุณ
หากคุณต้องเขียนอีเมลยาวๆ อย่าลืมแยกอีเมลโดยใช้ส่วนหัวและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือตัวเลขที่เป็นตัวหนาเมื่อเป็นไปได้
เรื่องไวยากรณ์
กฎของไวยากรณ์และการสะกดคำมีอยู่เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการสื่อสารผิดพลาดในคำที่เขียน ดังนั้นอย่าปิดอีเมลโดยไม่ได้อ่านซ้ำ ขัดเกลากฎไวยากรณ์ ตรวจดูให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรสะกดผิด และอย่าใช้คำใดเว้นแต่คุณจะแน่ใจ คุณก็รู้ว่ามันหมายถึงอะไร — พยายามมากเกินไปที่จะฟังอย่างที่ชาวอังกฤษพูดว่า "หรู" อาจมีหายนะ ผลลัพธ์.
โปรดใช้ความระมัดระวังในการจดชวเลข การส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จักดีอาจเป็นเรื่องปกติ แต่ให้หลีกเลี่ยงด้วยผู้ติดต่อรายใหม่ สิ่งต่างๆ เช่น BTW นั้นน่าจะใช้ได้หากตอบกลับจากโทรศัพท์ของคุณ แต่หลีกเลี่ยง LOL และอีโมติคอน
ตอบกลับและส่งต่อ
อย่าตอบกลับอีเมลใดๆ จนกว่าคุณจะอ่านการสื่อสารทั้งหมด รวมถึงการตอบกลับของผู้อื่น ยกเว้นกรณีที่คุณปิดบังหรือต้องการแสดงความคิดเห็นแบบส่วนตัว โปรดตอบกลับทุกคนเสมอหากมีคนอื่นรวมอยู่ด้วย
เมื่อคุณตอบกลับ โปรดระบุทุกรายการ หากมีคนถามคำถามหลาย ๆ คน คุณควรตอบทุกคำถามในอีเมลฉบับเดียว หากมีคนต้องการข้อมูลจำนวนมาก การตอบกลับ "ในบรรทัด" จะช่วยได้มากโดยตอบกลับความคิดเห็นของพวกเขาภายในเนื้อหาของอีเมลและเปลี่ยนแบบอักษรเป็นสีอื่น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ลบข้อมูลใดๆ ที่คุณหรือผู้ส่งอีเมลต้นฉบับอาจไม่ต้องการให้ผู้อื่นมี
- คุณต้องการลบที่อยู่อีเมลใด ๆ จากบรรทัด "ถึง" หรือ "จาก" ของการส่งต่อหรือไม่?
- คุณจำเป็นต้องลบข้อมูลติดต่อของใครก็ตามออกจากลายเซ็นหรือไม่?
- พวกเขาเปิดเผยข้อมูลที่อาจละเอียดอ่อนหรือไม่? ซึ่งอาจรวมถึงอะไรก็ได้ตั้งแต่รายละเอียดผลิตภัณฑ์ส่วนตัวหรือราคาไปจนถึงข้อมูลส่วนบุคคล
- พวกเขา (หรือคุณ) พูดอะไรในแง่ลบเกี่ยวกับใครบางคนหรือไม่? แม้ว่าคุณจะไม่ได้ส่งต่อให้บุคคลนั้น คุณควรลบออก
และเราจำเป็นต้องพูดจริงๆ ไหมว่าคุณไม่ควรส่งต่อเรื่องตลก มีม อะไรน่ารักๆ หรือวาทศิลป์ทางการเมืองให้กับผู้ติดต่อทางธุรกิจ
ความพิเศษของอีเมลที่นับ: ไฟล์แนบและลายเซ็น
ส่วนเสริมของอีเมลอาจเป็นส่วนที่น่ารำคาญที่สุดของอีเมลหากทำไม่ถูกต้อง ควรอัปโหลดไฟล์แนบที่มีขนาดเกิน 8 เมกะไบต์ไปยังบริการ เช่น Dropbox หรือ Box เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ถูกบล็อก ควรใส่ไฟล์แนบหลายไฟล์ในโฟลเดอร์และซิป
ตั้งค่าลายเซ็นโดยอัตโนมัติทั้งในคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าถูกต้อง ในเซลล์ของคุณบอกว่าในกรณีของข้อผิดพลาดการแก้ไขข้อผิดพลาดอัตโนมัติแปลก ๆ หรือเพื่ออธิบายว่าทำไมมันถึงสั้น การตอบสนอง. ควรรวมถึง:
- ชื่อเต็มของคุณ
- ชื่อเต็มของคุณ
- ที่อยู่ของคุณหากคุณเป็นสถานประกอบการที่มีหน้าร้านจริง
- หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ รวมทั้งนามสกุลและเซลล์ หากคุณต้องการให้คนอื่นมี
- ที่อยู่อีเมลของคุณ (ไม่บังคับ)
- ที่อยู่เว็บไซต์ของคุณ
- ลิงก์อื่นๆ ที่คุณต้องการให้คนอื่นมี (โซเชียลมีเดีย บล็อก ฯลฯ)
เมื่อพูดถึงรูปภาพ เช่น ภาพถ่าย โลโก้ และพื้นหลัง น้อยแต่มาก พวกเขาอาจทำให้อีเมลของคุณแสดงบนไคลเอนต์อีเมลของบางคนผิดพลาด และอะไรก็ตามที่ไม่ใช่โลโก้ที่สุขุม (เล็ก) มักจะดูไร้สาระ
กฎทอง
เมื่อพูดถึงการสื่อสารทางอีเมล ให้ปฏิบัติตามกฎทองเสมอ เขียนอีเมลประเภทต่างๆ ที่คุณต้องการรับ ใครจะรู้? บางทีอาจมีคนเรียนรู้บางสิ่งจากคุณ
บอกเรา
อะไรเป็นสัตว์เลี้ยงของคุณอีเมล peeves? ปิดเสียงในความคิดเห็นด้านล่าง
เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้อีเมลได้ดี
Working Mom 3.0: 5 ขั้นตอนสู่อีเมลที่ดีขึ้น
คู่มือสำหรับเจ้าสาวในการจัดระเบียบอีเมล
ฤดูใบไม้ผลิทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณ
