คุณลืม (หรือแพ้) บิลสำคัญบ่อยแค่ไหน? แล้วคุณจะสิ้นเปลือง เงิน ค่าธรรมเนียมล่าช้า – ไม่ต้องพูดถึงความวิตกกังวลที่มาพร้อมกับความระส่ำระสายดังกล่าว ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสิบประการในการจัดระเบียบใบเรียกเก็บเงินของคุณและทำให้การจ่ายบิลง่ายขึ้น!
จัดการบิลของคุณ
เก็บใบเรียกเก็บเงินที่รอดำเนินการของคุณไว้ด้วยกันในพื้นที่ที่กำหนดแห่งเดียว
ทันทีที่จดหมายของคุณมาถึง หรือตามเวลาการจัดเรียงจดหมายที่กำหนด ให้จัดเรียงจดหมาย โดยแยกใบเรียกเก็บเงินที่รอดำเนินการออกจากจดหมายอื่นๆ ทั้งหมดของคุณ เมื่อจัดเรียงเสร็จแล้ว ให้ใส่ใบเรียกเก็บเงินที่รอดำเนินการของคุณลงในซองจดหมาย โฟลเดอร์กระเป๋า หรือตะกร้าใบเรียกเก็บเงินที่รอดำเนินการทันที
อย่าแยกบิลที่ค้างชำระแต่ละรายการออกเป็นโฟลเดอร์แยกต่างหาก
ไม่ว่าคุณจะทำอะไร อย่าใส่บิลค่าสาธารณูปโภคของคุณไว้ในโฟลเดอร์หนึ่ง ใบเรียกเก็บเงินประกันรถยนต์ของคุณในอีกโฟลเดอร์หนึ่ง และค่าสมาชิกของคุณในอีกโฟลเดอร์หนึ่ง บิลที่รอดำเนินการทั้งหมดควรรวมกันในซอง แฟ้มในกระเป๋า หรือตะกร้า เพื่อให้สามารถชำระเงินได้โดยไม่ต้องค้นหา 10 แห่งเพื่อค้นหา
สามีของฉันและฉันใช้ Bill Paying Pocket Folder Book ซึ่งมีโฟลเดอร์ Pocket อยู่ประมาณ 20 โฟลเดอร์ ตั๋วเงินรอดำเนินการทั้งหมดของเรารวมกันในโฟลเดอร์กระเป๋าแรก ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงินที่ชำระแล้วทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์กระเป๋าแยกประเภทที่ตามมา ระบบนี้ทำงานเหมือนฝันสำหรับเรา
กำหนด 2 ถึง 4 วันปกติต่อเดือนเพื่อชำระค่าใช้จ่ายของคุณ
เก้าสิบเก้าเปอร์เซ็นต์ของเวลานั้น คุณไม่จำเป็นต้องทิ้งทุกสิ่งที่คุณทำ เมื่อคุณได้รับใบเรียกเก็บเงินทางไปรษณีย์เพื่อชำระเงินทันที กำหนด 2 ถึง 4 วันต่อเดือนและชำระค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณในวันนั้น สามีของฉันและฉันจ่ายบิลของเราในวันที่ 8 และ 22 ของทุกเดือน คุณอาจทำเช่นเดียวกัน หรือบางทีคุณอาจต้องการชำระค่าใช้จ่ายที่ค้างอยู่หนึ่งวันต่อสัปดาห์ เช่น ทุกวันศุกร์
ชำระค่าใช้จ่ายของคุณในที่เดียวและเก็บค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณไว้ด้วยกัน
เพื่อเร่งการจ่ายบิลของคุณ ให้จ่ายบิลของคุณในที่เดียวเสมอ ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะทำงาน โต๊ะในครัว ฯลฯ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน พื้นที่นี้ควรติดตั้งใบเสร็จ สมุดเช็ค ซองจดหมาย แสตมป์ ปากกา ดินสอ เครื่องคิดเลข เทป ที่เย็บกระดาษ และฉลากที่อยู่ผู้ส่ง หากคุณไม่มีลิ้นชักสำหรับเก็บของใช้ ให้หากล่องพลาสติกเล็กๆ หรือแม้แต่กล่องรองเท้าและเก็บทุกอย่างไว้ข้างใน
บันทึกบิลที่ชำระแล้วทันที
ทันทีที่คุณจ่ายบิลแต่ละใบ ให้บันทึกการชำระเงินทันทีในเครื่องบันทึกเช็คหรือเครื่องบันทึกซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ อย่ารอช้า เพราะถ้าทำ โอกาสดีๆ ที่คุณจะลืม และเมื่อคุณลืมไป คุณจะต้องเสียเวลาและเงินไปจัดการกับค่าธรรมเนียมบัญชีที่เบิกเกินมาในภายหลัง
วางใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงินที่ชำระเงินแล้วลงในสมุดโฟลเดอร์ที่จ่ายเงิน หรือโฟลเดอร์ไฟล์ที่จัดหมวดหมู่ไว้
เมื่อคุณชำระค่าใช้จ่ายแล้ว ให้ทำเครื่องหมายที่สำเนาหรือส่วนของใบแจ้งหนี้ด้วยวันที่จ่าย หมายเลขเช็ค และจำนวนเงินที่ชำระ จากนั้นจัดเก็บลงในกระเป๋าที่เหมาะสมของ Bill Paying Folder โดยแต่ละช่องมีกระเป๋าใบเดียว เช่น ยูทิลิตี้ ประกันภัย มาสเตอร์การ์ด วีซ่า ฯลฯ) หรือจัดหมวดหมู่โฟลเดอร์ในตู้เก็บเอกสารของคุณ
จัดระเบียบ เช็คที่ยกเลิกและใบแจ้งยอดบัญชี
ทุกเดือน คุณจะได้รับเช็คใบแจ้งยอดบัญชี และอาจยกเลิกเช็คจากธนาคารของคุณ วางไว้ในโฟลเดอร์ทันทีจนกระทั่งถึงวันที่กำหนดรายเดือนของคุณหมุนเวียนไปกระทบยอดบัญชีเช็คของคุณ จากนั้นให้เก็บใบแจ้งยอดและยกเลิกการตรวจสอบทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์สำหรับปี คุณอาจต้องเรียกค้นข้อมูลเหล่านี้ในภายหลังสำหรับนักบัญชีของคุณเมื่อฤดูกาลภาษีมาถึง
อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งยอดจากธนาคารและ/หรือเช็คที่ยกเลิกซึ่งมีอายุมากกว่าหนึ่งปีสามารถเก็บไว้ที่อื่นนอกเหนือจากไฟล์ปัจจุบันของคุณได้ คุณอาจลองตรวจสอบกับนักบัญชีของคุณเพื่อดูว่าเขาหรือเธอแนะนำให้คุณเก็บข้อมูลนี้ไว้นานแค่ไหน
กระชับบัตรเครดิตของคุณ
ยิ่งคุณมีบัตรเครดิตมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งทำให้จัดระเบียบได้ยากขึ้นเท่านั้น และคุณจะต้องใช้เวลานานขึ้นในการชำระค่าใช้จ่าย บีบบัตรเครดิตหลายๆ ใบของคุณให้เป็นบัตรเครดิต 2 หรือ 3 ใบ และกำจัดส่วนที่เหลือ
เตรียมซองสำหรับการเรียกเก็บเงินประจำล่วงหน้า
สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นประจำ เช่น ค่าจำนอง ค่าเช่าหรือเงินกู้ คุณจะประหยัดเวลาได้มากในการเตรียมซองจดหมายจำนวนมากสำหรับแต่ละรายการไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น สมมุติว่าคุณต้องจ่ายค่าเช่าทุกเดือน ทำซองจดหมายให้คุ้มค่าสำหรับหนึ่งปีด้วยชื่อเจ้าของบ้านและที่อยู่ทางไปรษณีย์ ที่อยู่ผู้ส่งและตราประทับของคุณ ด้วยวิธีนี้ทุกอย่างจะพร้อมสำหรับการดำเนินการในแต่ละเดือน คุณเพียงแค่เขียนเช็ค วางไว้ในซองและไปรษณีย์ที่เตรียมไว้
ลดความซับซ้อนยิ่งขึ้นด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเงินราคาไม่แพง
หากคุณชำระค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง คุณอาจพิจารณาซื้อซอฟต์แวร์การจัดการเงินราคาไม่แพง ฉันและสามีใช้ควิกเคน ติดตั้งง่ายและลดเวลาที่ใช้ในการชำระค่าใช้จ่ายได้มากกว่า 50% นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาในการเสียภาษีได้ดีอีกด้วย เพราะจะจัดระเบียบรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ พร้อมพิมพ์ออกมาพร้อมสำหรับนักบัญชีของคุณ
เคล็ดลับองค์กรเพิ่มเติม
- ผู้เชี่ยวชาญพูด: วิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดระเบียบโฮมออฟฟิศของคุณ
- เคล็ดลับในการจัดระเบียบ: จัดระเบียบบ้านให้แข็งแรง
- กลยุทธ์ประหยัดเวลาในการจดบันทึก จ่ายบิล
