หากคุณไม่มีระบบในการจัดการกับอีเมลของคุณ กล่องจดหมายเข้าของคุณจะควบคุมไม่ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย โชคดีที่มีฟังก์ชันการค้นหามากมาย การค้นหาอีเมลไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้ อย่างไรก็ตาม คุณควรจัดระเบียบการไหลเข้าของอีเมลก่อนที่จำนวนที่ท่วมท้นในกล่องจดหมายของคุณจะล้นหลาม
เนื่องจากพวกเราหลายคนได้รับอีเมลนับสิบหรือหลายร้อยฉบับทุกวัน การพัฒนาระบบเพื่อจัดการกับมันจึงเป็นสิ่งจำเป็น ต่อไปนี้คือวิธีง่ายๆ บางประการที่คุณสามารถป้องกันไม่ให้มีอีเมลกองพะเนินเทินทึก
ทิ้งอีเมลบางฉบับทันทีหลังจากอ่าน
หากคุณอ่านอีเมลแล้วและไม่จำเป็นต้องอ่านซ้ำหรือดำเนินการใดๆ ให้ทิ้งอีเมลนั้นทันที นอกจากนี้ ให้ตั้งค่าอีเมลของคุณเพื่อล้างข้อมูลในถังขยะเป็นประจำ (หรือเข้าไปทุกสัปดาห์แล้วล้างข้อมูลด้วยตนเอง)
โปรดทราบว่าเราไม่จำเป็นต้องอ่านอีเมลทุกฉบับในทันที หากคุณพบว่าตัวเองฟุ้งซ่านจากอีเมลของคุณ อย่าเปิดอีเมลไว้ ให้กำหนดเวลาเช็คอินสามถึงห้าครั้งในระหว่างวันทำงานแทน
ฝากอีเมลที่ต้องดำเนินการในกล่องจดหมายของคุณ
หากต้องตอบกลับอีเมลหรือต้องมีการดำเนินการ ให้ทิ้งอีเมลไว้ในกล่องจดหมายเพื่อเป็นการเตือนความจำ สำหรับคนสำคัญโดยเฉพาะ ให้ตั้งค่าสถานะ เพื่อไม่ให้หายไปจากการสับเปลี่ยน (แม้ว่าจะมีโอกาสน้อยกว่านี้เนื่องจากกล่องจดหมายของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นในเร็วๆ นี้!)
จากนั้นกำหนดเส้นตายมาตรฐานสำหรับอีเมลที่เหลืออยู่ในกล่องจดหมายของคุณ อาจเป็นสัปดาห์ถึงหนึ่งเดือน ทุกสิ้นสัปดาห์ ตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตอบกลับหรือการดำเนินการเสร็จสมบูรณ์ เพื่อที่คุณจะได้ลบอีเมลออกจากกล่องจดหมายของคุณ
ลบอีเมลอื่นทันที
หากมีอีเมลที่คุณดำเนินการแต่คุณจะต้องอ้างถึงในอนาคต ให้จัดเก็บในโฟลเดอร์ที่เหมาะสม คุณจะต้องคิดให้ดีว่าระบบโฟลเดอร์ประเภทใดจะทำงานได้ดีที่สุดสำหรับคุณ มันง่ายสำหรับอีเมลที่ยื่นไว้จะควบคุมไม่ได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นให้พิจารณาสร้างโฟลเดอร์ที่แบ่งย่อยตามวันที่เพื่อให้คุณสามารถลบโฟลเดอร์ทั้งหมดที่ไม่อยู่ในเวลาที่เหมาะสมอีกต่อไปได้อย่างง่ายดาย มีเครื่องมืออีเมลบางอย่างที่ให้คุณเก็บอีเมลขาเข้าไว้ในโฟลเดอร์ได้โดยตรงเช่นกัน — พิจารณาตั้งค่านี้หากคุณรู้สึกว่าฟังก์ชันนี้จะให้บริการคุณได้ดีในแบบที่คุณ งาน.
เคล็ดลับอาชีพเพิ่มเติม
วิธีหาพี่เลี้ยง
วิธีลาออกจากงานกับคลาส
จะทำอย่างไรเมื่อคุณถูกไล่ออก
