เมลที่ยังไม่ได้อ่าน
หากคุณเป็นเหมือนฉัน คุณจะข้ามอีเมลที่มีความสำคัญน้อยกว่าและจบลงด้วยการทิ้งหมายเลขที่ยังไม่ได้อ่าน ทันใดนั้น กล่องจดหมายของคุณก็บอกว่าคุณมีข้อความนับร้อย อย่าตกใจ คลิกเพื่อดูข้อความที่ "ยังไม่ได้อ่าน" ทั้งหมดในครั้งเดียวและอ่านข้อความเหล่านั้น เป็นไปได้ว่าถ้าคุณยังไม่ได้อ่านในตอนนี้ พวกเขาสามารถลบออกได้ ดูอีเมลสำคัญๆ จากเพื่อน ครอบครัว หรือเพื่อนร่วมงานได้อย่างรวดเร็ว เมื่อคุณกำจัดสิ่งเหล่านั้นออกแล้ว ให้กด "เลือกทั้งหมด" แล้วคลิก "ลบ" คุณจะเหลือข้อความที่ยังไม่ได้อ่านเป็นศูนย์ในไม่กี่นาที
โฟลเดอร์เก็บถาวร
โฟลเดอร์เป็นกุญแจสำคัญในการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ เช่นเดียวกับเมื่อคุณกำลังยื่นเอกสาร โฟลเดอร์อีเมลเป็นวิธีที่คุณเข้าถึงข้อความของคุณในภายหลังได้อย่างง่ายดาย ฉันมีโฟลเดอร์สำหรับใบเรียกเก็บเงินและการเงิน รหัสผ่าน ใบเสร็จ ครอบครัว เพื่อน และแม้แต่โฟลเดอร์สำหรับวันหยุดที่กำลังจะมาถึง ใน Microsoft Outlook การวางอีเมลในโฟลเดอร์จะเป็นการลบออกจากกล่องจดหมายทั่วไปของคุณโดยอัตโนมัติ ใน Gmail คุณสามารถกด "เก็บถาวร" เพื่อให้ปรากฏในโฟลเดอร์นั้นเท่านั้น ถ้าคุณตัดสินใจไม่ได้ว่าจะใส่อีเมลในโฟลเดอร์ใด ให้เพิ่มลงในหลายโฟลเดอร์ เพียงนำออกจากกล่องจดหมายของคุณ!
โฟลเดอร์การดำเนินการ
สำหรับรายการที่คุณต้องติดตาม ให้สร้างโฟลเดอร์การดำเนินการที่คุณเปิดดูได้ตลอดเวลา สร้างโฟลเดอร์ "สิ่งที่ต้องทำ" เมื่อคุณต้องการอย่าลืมติดตามการดำเนินการ โฟลเดอร์ "เพื่อตอบกลับ" จะช่วยให้คุณปรับปรุงการตอบกลับอีเมลของคุณ “รอการตอบกลับ” มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการอย่าลืมติดตามผลหากไม่ตอบ
ยกเลิกการสมัคร
มีโอกาสที่คุณจะลบอีเมลจำนวนมาก — จากร้านค้าที่คุณซื้อสินค้า กิจกรรมที่คุณเข้าร่วม หรือองค์กรที่คุณสนับสนุน เริ่มต้นอย่างโหดเหี้ยมเกี่ยวกับการยกเลิกการสมัคร ซึ่งจะลดจำนวนอีเมลที่ไม่ต้องการลงอย่างมาก
ทำเวลา
ความพยายามครั้งแรกของคุณในการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณจะใช้เวลาสักครู่ ดังนั้นให้ใช้เวลาสองสามชั่วโมงเพื่อไปที่ช่องแรก เมื่อคุณไปถึงที่นั่นแล้ว ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้จัดสรรเวลาในแต่ละวันเพื่อจัดการกับอีเมลของคุณ เพื่อไม่ให้เกินการควบคุมอีกต่อไป
บำรุงรักษา
เมื่อคุณจัดระเบียบอีเมลได้แล้ว การดูแลรักษาอีเมลก็เป็นเรื่องง่าย ดำเนินการกับอีเมลทุกฉบับที่เข้าสู่กล่องจดหมายของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการลบทิ้ง เก็บไว้ในโฟลเดอร์เก็บถาวร หรือเพิ่มไปยังโฟลเดอร์การดำเนินการ อยู่เหนือสิ่งนี้และคุณจะไม่ต้องเผชิญกับความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายอีกต่อไป
