เปิดด้วยความเป็นบวก
ไม่ว่าคุณจะหงุดหงิดกับสถานการณ์แค่ไหน จำไว้ว่าตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าที่คุณกำลังเผชิญอยู่ไม่ใช่สาเหตุ ดังนั้นควรเข้าหาเธอด้วยท่าทีที่อ่อนโยนและใจเย็น การเริ่มต้นด้วยทัศนคติเชิงลบหรือครอบงำจะไม่ทำให้สถานการณ์สนุกขึ้นสำหรับทุกคน และอาจทำให้ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าที่อาจอยู่ฝ่ายคุณต่อต้านคุณได้ ดังนั้นจงเปิดใจและคิดบวกในการแนะนำตัวของคุณ
ใช้วิธีการส่วนตัว
แม้ว่าข้อเท็จจริงของสถานการณ์คือสิ่งที่สำคัญที่สุดในการถ่ายทอด แต่ก็ไม่เสียหายที่จะเพิ่มความเป็นส่วนตัวในการอธิบายของคุณ หากผลิตภัณฑ์ที่เสียหายทำให้คนที่คุณรักผิดหวังในวันเกิดของเธอหรือสินค้าที่ติดฉลากผิดทำให้คุณมีปัญหาในที่ทำงาน ให้อธิบายตำแหน่งที่ยากลำบากที่คุณได้รับ เราทุกคนล้วนเคยเผชิญกับสถานการณ์ที่ทำให้ไม่สบายใจ และการแบ่งปันสถานการณ์ของคุณอาจทำให้พนักงานที่อาจเป็นศัตรูสามารถระบุตัวตนของคุณได้ การให้ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้ามองว่าคุณเป็นคนๆ หนึ่งมากกว่าปัญหาสามารถช่วยให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
มั่นคงเมื่อจำเป็น
หากคุณพบว่าตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าเข้าใจผิดหรือบิดเบือนคำพูด อย่ากลัวที่จะยืนกราน การกลับบ้านและคร่ำครวญว่าเธอทำผิดเพียงใดจะไม่ช่วยสถานการณ์ของคุณ ดังนั้นจงใช้พลังงานของคุณในที่ที่จะเป็นประโยชน์มากที่สุด — ชี้แจงสถานการณ์ของคุณเมื่อมีความสำคัญ จำไว้ว่าการเสียอารมณ์หรือขึ้นเสียงจะมีผลเฉพาะกับคุณเท่านั้น ดังนั้นจงสงบสติอารมณ์และอธิบายสถานการณ์ของคุณจนกว่าตัวแทนจะเข้าใจอย่างถ่องแท้
อย่าเพิ่งตกลง
เมื่อคุณขอข้อเสนอที่ดีกว่าหรือพยายามส่งคืนสินค้าที่มีข้อบกพร่อง และตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้ายืนกรานว่าจะไม่เกิดขึ้น อย่ายอมแพ้ บุคคลนั้นอาจปฏิเสธด้วยเหตุผลหลายประการ อาจเป็นได้ว่าเธอกำลังมีวันที่แย่และไม่อยากทำงานพิเศษ หรือเธออาจเพิ่งได้รับการว่าจ้างเมื่อเร็ว ๆ นี้และรู้สึกไม่สบายใจที่จะฝ่าฝืนกฎ ในกรณีนี้ ให้ลองอีกครั้งในวันถัดไปกับพนักงานขายคนอื่น หรือไปที่ร้านค้าอื่น หากคุณกำลังติดต่อกับเครือข่าย บางครั้งการค้นหาตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าที่เหมาะสมก็สามารถทำได้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
ขอพบผู้จัดการ
หากคุณได้ดำเนินการทั้งหมดข้างต้นแล้วและดูเหมือนว่าจะไม่มีอะไรทำงาน โปรดพูดคุยกับผู้จัดการ ทำเช่นนั้นด้วยความเคารพ เนื่องจากตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าจะเล่าถึงสถานการณ์ดังกล่าวกับผู้จัดการของเธอ และคุณต้องการออกมาในแง่บวกมากที่สุด ผู้จัดการส่วนใหญ่ให้ความสำคัญกับการทำให้มั่นใจว่าลูกค้าของตนมีความสุขและร้านค้าของพวกเขามีชื่อเสียงที่ดี ดังนั้นหากคุณเป็นลูกค้ามาเป็นเวลานาน ก็ควรแจ้งให้พวกเขาทราบ หากคุณเล่าเรื่องราวของคุณให้ผู้จัดการฟังและเธอยืนกรานว่าไม่สามารถทำอะไรได้ คุณก็อาจจะทำได้ดี ต้องยอมรับความพ่ายแพ้ แต่อย่างน้อยคุณก็มั่นใจได้ว่าคุณทำคดีและทำทุกอย่างที่คุณ สามารถ.
สงบนิ่งตลอด
แม้ว่าคุณอาจรู้สึกหงุดหงิดและตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าอาจไม่ช่วยเหลือเท่าที่คุณต้องการ แต่ให้รักษาความสงบและสมดุลบนไหล่ของคุณให้มากที่สุด คุณไม่รู้หรอกว่าคนๆ นั้นกำลังมีวันแบบไหน หรือทำไมเธอไม่ตอบคุณ คุณต้องการทันที ดังนั้นจงอดทนและให้เกียรติกับความหวังที่เธอจะมา รอบ ๆ. สถานการณ์เหล่านี้อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง แต่ตอนนี้คุณจะรู้สึกพร้อมขึ้นอีกเล็กน้อยในครั้งต่อไปที่คุณเดินเข้าไป
