เรื่องนี้ไม่ต้องบอกเพราะเห็นทุกข่าว ทุกช่องทีวี และทุก ๆ โต๊ะอาหารค่ำที่คุณเคยสัมผัสในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา: ทุกคนหมกมุ่นอยู่กับของพวกเขา สมาร์ทโฟน พวกเขาได้เปลี่ยนวิธีการสื่อสารของเรา และเรากำลังล่องลอยไปสู่ ส่งข้อความ, "ping", "slacking" หรือ "g-chatting" เพื่อนร่วมงานของเรา
ในขณะที่เราเรียนรู้วิธีเขียน จดหมาย ในโรงเรียนประถมแล้วเรียนรู้ที่จะเขียนอีเมลผ่านการฝึกฝนอันยิ่งใหญ่ (และ rickrolling เล็กน้อย) เราจะเขียนข้อความที่เหมาะกับการทำงานได้อย่างไร หรือเช่นว่าเราควรทำอย่างไร ไม่ เขียนข้อความ? หากคุณกำลังทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้ แสดงว่าคุณไม่ปฏิบัติตามกฎทองของข้อความตัวอักษรแบบมืออาชีพ และอาจส่งผลเสียต่อตัวแทนของคุณ
1. ไม่ขออนุญาติ
ก่อนส่งข้อความถึงมือถือของใครซักคน คุณควรถามพวกเขาก่อน โดยเฉพาะถ้าเป็นหมายเลขส่วนตัว ข้อความแรกของคุณควรยืนยันอีกครั้งว่าคุณได้ถามไปแล้ว (เช่น "สวัสดี ซาร่า นี่เป็นข้อความที่ฉันสัญญาไว้" หรือ "สวัสดี มาร์ค ฉันต้องการติดตามการสนทนาของเราในวันนี้ ตัวเลขนี้ยังใช้ได้อยู่ไหม")
2. รอการตอบกลับทันที
แม้ว่าคุณอาจถือว่าการส่งข้อความเหมือนกับโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แต่ไม่ใช่ทุกคนที่ตอบสนองต่อข้อความในลักษณะเดียวกัน หากคุณต้องการคำตอบในทันที ลองโทรหาบุคคลนั้นหรือลอง กำลังส่งอีเมล โดยมีคำว่า “ด่วน” ในหัวเรื่อง เพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน อย่ารอที่จะถามใครสักคนผ่านข้อความ (หรือจริงๆ ก็ได้) การสื่อสาร ช่อง) ก่อนกำหนด หากคุณคิดว่าคุณจะต้องติดตามผลกับใครซักคนหลายครั้ง ให้พิจารณาย้ายการสนทนาไปยังอีเมล
3. ใช้อีโมจิมากเกินไป
แม้ว่าอิโมจิจะสนุกมาก แต่การใช้มากเกินไปในการสนทนาเรื่องงาน — โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับคนที่คุณไม่ได้สนิทด้วยในสำนักงาน — อาจส่งผลต่อวิธีที่พวกเขามองว่าคุณเป็นมืออาชีพ เพื่อลดความเสี่ยงที่คุณกำลังถูกมองในแง่ที่ไม่เป็นมืออาชีพ ให้ลดการใช้หน้ายิ้มของคุณลง
4. อนุญาตให้ใช้ไวยากรณ์และการสะกดผิดมากเกินไป
แม้ว่าการส่งข้อความตัวอักษรจะธรรมดามากเมื่อเทียบกับสมุดปกขาว การสนทนาด้วยข้อความตัวอักษรแบบมืออาชีพไม่ใช่ที่สำหรับการสะกดคำและไวยากรณ์แบบง่ายๆ ข้อความที่มีข้อผิดพลาดหลายอย่างชี้ให้เห็นถึงการขาดทักษะการสื่อสารที่ชัดเจนและการใส่ใจในรายละเอียดในส่วนของคุณ ไม่ว่าคุณจะไม่มีอันตรายเพียงใด อย่าลืมตรวจสอบข้อความของคุณอีกครั้งก่อนที่จะส่ง และทำการชี้แจงด้วยเครื่องหมายดอกจันหากข้อผิดพลาดเกิดขึ้นจากการพิสูจน์อักษรของคุณ
5. ส่งข้อความในเวลาที่ไม่เหมาะสม
เนื่องจากการสนทนาด้วยข้อความตัวอักษรมักถูกมองว่ามีความใกล้ชิดมากกว่าห่วงโซ่อีเมล พยายามส่งข้อความในช่วงเวลาทำงานปกติ (จุดเริ่มต้นที่ดี: 8.00 น. ถึง 19.00 น.) หากคุณต้องการส่งข้อความก่อนหรือหลังเวลาทำการ ให้ชี้แจงในตอนต้นของข้อความว่าเหตุใดคุณจึงส่งข้อความ แทนที่จะต้องส่งในตอนเช้า
6. ส่งข้อความยาวๆ
สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการส่งข้อความ? มันสั้น หากคุณต้องการส่งข้อความที่มีมากกว่าสองสามประโยค อีเมลน่าจะเป็นเส้นทางที่ดีที่สุด ไม่มีใครอยากเลื่อนดูข้อความและพยายามทำความเข้าใจสิ่งที่พูด และการส่งข้อความตอบกลับไปยังเนื้อหาจำนวนมากนั้นน่ารำคาญยิ่งกว่าเดิม!
7. การส่งข้อมูลที่สำคัญ
การส่งข้อความแบบมืออาชีพเป็นเรื่องของขอบเขต ด้วยเหตุนี้ การส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจึงเป็นสิ่งที่ไม่ต้องดำเนินการ ไม่ว่าคุณจะกำลังพูดถึงข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับธุรกิจหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับตัวคุณ ข้อมูลเหมือนพนักงาน เงินเดือนไม่ควรส่งราคาตามสัญญาของลูกค้าหรือเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยอื่น ๆ ที่อาจจะเป็นความลับทางข้อความ ในทำนองเดียวกัน ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับตัวคุณไม่ควรถูกแชร์ในการสนทนาทางข้อความแบบมืออาชีพ คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าใครกำลังอ่านการแจ้งเตือนอยู่ หรือใครบ้างที่อาจได้รับภาพหน้าจอ
บทความนี้เดิมปรากฏบน เจ้าแม่กวนอิม. ใหญ่ที่สุด อาชีพ ชุมชนสำหรับผู้หญิง Fairygodboss ช่วยให้ผู้หญิงหลายล้านคนมีสายสัมพันธ์ทางอาชีพ คำแนะนำจากชุมชน และข้อมูลหายากเกี่ยวกับวิธีการที่บริษัทปฏิบัติต่อผู้หญิง
