Vissa dagar hatar jag min inkorg. Jag är säker på att du kan sympatisera. Precis som du får jag (och varannan affärskvinna) en i genomsnitt 124,5 mejl en dag. Men trots att vi alla är limmade på vår skärm, vår e-post etiketten tycks långsamt ha sönderfallit. Jag har sett mejl som inte bara innehöll slarviga fel, men i vissa fall var rent oförskämda - eller värre, alltför tillfälliga. Även till synes oskyldiga fel lägger till och kan i vissa fall få allvarliga konsekvenser.
Jag har beskrivit några grundläggande etikettregler för att säkerställa att din elektroniska kommunikation matchar din professionella image.
1. Använd en professionell hälsning
Beviljas, varje företagskultur är annorlunda, men en artig och något formell hälsning är alltid lämplig. Att använda ord som "hej" eller "yo" är inte professionellt, oavsett vem mottagaren är. Använd istället ”hej”, ”hej”, ”god morgon/eftermiddag” eller, för att vara ännu mer formell, ”kära”.
2. Använd "svara-alla" på lämpligt sätt
Gruppmeddelanden kan spara i realtid eftersom alla ingår i projektuppdateringar eller vad du än skickar. Tyvärr kan grupptrådar också gå ur kontroll och gå in i separata ämnen som hela gruppen inte behöver vara en del av. Tänk två gånger innan du slår på svar-allt för att överväga om alla verkligen behöver slängas in.
3. Använd inte smeknamn
Att förkorta någons namn (om du inte har fått veta att han/hon föredrar det) är alltför tillfälligt, förmätet och kan i vissa fall uppfattas som förnedrande. Jag heter Tiffany. Om jag inte känner dig personligen är det inte lämpligt att kalla mig "Tiff".
4. Undvik att använda humor
Humor fungerar inte ofta i e -post. Det som är roligt för en person kan vara kränkande för andra eller, ännu värre, kan misstolkas som sarkastiskt eller frätande.
5. Svara i tid
Även om vi är fastklistrade på våra tangentbord, behöver du inte spela gisslan till din inkorg. Om ett e -postmeddelande har hög prioritet och du vet att du kommer att behöva flera timmar (eller till och med dagar) för att hantera det, svara direkt för att bekräfta begäran. E -postmeddelanden som hänger och samlar damm i din inkorg kan ge människor intrycket av att du är överväldigad eller att du ignorerar deras önskemål. Olästa mejl kan också innebära missade tidsfrister.
6. Korrekturläs ditt meddelande
Den enkla stavningskontrollen innebär att många av oss förlitar oss på den för att få stavfel, vilket bara tar dig ungefär halvvägs. Betrakta verket som ”offentligt”. Om du skriver fel och av misstag hoppar över bokstaven ”L” stavas ordet fortfarande korrekt men har en helt annan betydelse! Det är också en bra idé att kolla efter missade ord eller ord som låter likadant men stavas (och betyder) något annorlunda, till exempel "ditt" och "du".
7. Glöm inte bilagan
Detta är lätt att undvika. Om du skriver ordet "bilaga" eller "bifoga" i brödtexten i ditt e -postmeddelande kommer Outlook att fråga dig om det ser ut som om du har glömt att bifoga något. Ett sätt att begränsa detta fel är att starta din anteckning med "i den bifogade ..."
8. Undvik att använda alla lock
Alla stora bokstäver som används i ett e -postmeddelande kan ses som en kränkning mot dina mottagare. Om något är riktigt viktigt, säg det eller använd istället fetstil eller understrykning för att markera en nyckelpunkt eller fras.
9. Överväg ett samtal
Om du har mycket att säga i ditt e -postmeddelande kan det vara mer effektivt att bara ta telefonen eller schemalägga ett samtal. Inte bara kan ett telefonsamtal spara tid, det kan också förhindra misstolkningar av ditt meddelande. Efter samtalet, dokumentera överenskomna punkter eller uppföljningsuppgifter med ett kortfattat e-postmeddelande.
10. Inkludera en avslutande hälsning
I likhet med punkt ett är det bara bra att inkludera en avslutande hälsning. Tänk på det senaste e -postmeddelandet du fick där lappen precis slutade plötsligt. Chansen är att det kändes mindre som en lapp och mer som en beställning.
Kom ihåg, e -post, som alla andra affärsformer kommunikation, är en direkt återspegling av din professionalism. Att se till att din e -postetikett är korrekt visar dina kollegor att du är omtänksam, artig och snabb i utbyten online.
Denna artikel publicerades ursprungligen på Fairygodboss. Som den största karriärgemenskapen för kvinnor ger Fairygodboss miljontals kvinnor karriärförbindelser, rådgivning och svåråtkomlig information om hur företag behandlar kvinnor.
