Vi litar på e -post för att skapa företag mer effektivt, men vissa saker gör människor bara för att öka bördan. Vilket av dessa e-post-nr-nummer för företag begår du?
är du
en oförskämd mejlare?
Vi förlitar oss på e -post för att göra verksamheten mer effektiv, men vissa saker ökar bara belastningen. Vilket av dessa e-post-nr-nummer för företag begår du?
E -postens anatomi
När du skriver ett e -postmeddelande, se till att du tar upp allt så tydligt och fullständigt som möjligt. Be inte folk att läsa mellan raderna eller följa upp den information de behöver för att svara dig.
Om du måste skriva ett långt e -postmeddelande, se till att du bryter upp det med fetstilade rubriker och kulor eller siffror när det är möjligt.
Grammatik spelar roll
Reglerna för grammatik och stavning finns för att säkerställa att det inte finns någon felkommunikation i det skrivna ordet, så avfyra inte bara ett e-postmeddelande utan att läsa det igen. Pussla på grammatikregler, se till att ingenting stavas fel och använd inte ett ord om du inte är säker du vet vad det betyder - att försöka för hårt att låta, som britterna säger, "posh" kan ha katastrofal resultat.
Var försiktig med stenografi. Det kan vara OK när du skickar e -post till personer du känner väl, men undvik det med nya kontakter. Saker som BTW är förmodligen bra om du svarar från din telefon, men undvik LOL och uttryckssymboler.
Svara och vidarebefordra
Svara inte på något e -postmeddelande förrän du har läst hela meddelandet, inklusive andras svar. Om du inte är blindkopierad eller om du behöver lämna din kommentar privat, svara alltid på alla om andra ingår.
När du svarar, se till att du adresserar varje objekt. Om flera personer ställer frågor är det bra att ta upp dem alla i ett enda e -postmeddelande. Om någon behöver mycket input, är det bra att svara "inline" genom att svara på deras kommentarer inuti sin egen e -post och ändra ditt teckensnitt till en annan färg.
- Se till att du tar bort all information som du eller den ursprungliga mejlaren kanske inte vill att andra ska ha.
- Behöver du ta bort e -postadresser från "till" eller "från" raderna i framåt?
- Behöver du ta bort någons kontaktinformation från deras signatur?
- Har de avslöjat potentiellt känslig information? Detta kan innehålla allt från privata produktdetaljer eller priser till personlig information.
- Sa de (eller dig) något negativt om någon? Även om du inte vidarebefordrar till den personen, bör du ta bort den.
Och behöver vi verkligen säga att du inte ska vidarebefordra skämt, memes, söta vad som helst eller politisk retorik till affärskontakter?
E -posttillägg som räknas: bilagor och signaturer
E -posttillbehören kan vara en av de mest irriterande delarna av ett e -postmeddelande om det görs fel. Bilagor över 8 megabyte bör laddas upp till en tjänst som Dropbox eller Box för att säkerställa att de inte blockeras. Flera bilagor ska läggas i en mapp och zippas.
Ha alltid en signatur konfigurerad automatiskt på både din dator och din telefon, se till att den är signerad på din cell säger det i händelse av ett märkligt autokorrigeringsfel eller för att förklara varför det är så kort svar. Det bör innehålla:
- Ditt fullständiga namn
- Din fullständiga titel
- Din adress om du är en tegelsten
- Ditt telefonnummer, inklusive tillägg och mobil om du vill att folk ska ha det
- Din e -postadress (valfritt)
- Din webbplatsadress
- Alla andra länkar du vill att folk ska ha (sociala medier, blogg, etc.)
När det gäller bilder som foton, logotyper och bakgrunder, är mindre mer. De kan förstöra hur din e -post visas på vissa människors e -postklienter. Och allt annat än en diskret (liten) logotyp ser ofta bara ostig ut.
Den gyllene regeln
Följ alltid den gyllene regeln när det gäller e -postkommunikation. Skriv vilken typ av e -postmeddelanden du vill få. Vem vet? Kanske kommer någon att lära sig något av dig.
Berätta för oss
Vad har du för husdjur? Ljud av i kommentarerna nedan.
Mer om att använda e -post väl
Working Mom 3.0: 5 steg till bättre e -post
Brudens blivande guide till e-postorganisation
Vårstäd din inkorg
