Hur ofta glömmer du (eller tappar) en viktig räkning? Då slutar du slösa pengar på sena avgifter - för att inte tala om ångesten som följer med sådan disorganisering. Här är tio tips om hur du organiserar dina räkningar och förenklar fakturering!
Få ordning på dina räkningar
Förvara dina väntande räkningar tillsammans i ett särskilt område.
Så snart din post kommer, eller vid din angivna postsorteringstid, sorterar du igenom posten och separerar dina väntande räkningar från alla dina andra mail. När du är klar med sorteringen lägger du omedelbart dina väntande räkningar i ett kuvert, en pocketmapp eller en korv med väntande räkningar.
Dela inte varje väntande faktura i en separat mapp.
Vad du än gör, lägg inte din elräkning i en mapp, din bilförsäkringsräkning i en annan mapp och din medlemsavgift i en annan. Alla väntande räkningar ska vara tillsammans i ett kuvert, en ficka eller en korg så att de kan betalas utan att behöva söka 10 olika platser för att hitta dem.
Min man och jag använder en Bill Paying Pocket Folder Book som har cirka 20 fickmappar inuti. Alla våra väntande räkningar går ihop i den allra första fickmappen. Alla betalda fakturor/kvitton lagras sedan i de enskilda kategoriserade fickmapparna som följer. Detta system fungerar som en dröm för oss.
Ange 2 till 4 vanliga dagar per månad för att betala dina räkningar.
Nittionio procent av tiden behöver du inte släppa allt du gör när du får en faktura på posten för att betala den direkt. Ange 2 till 4 dagar per månad och betala hela din faktura de dagarna. Min man och jag betalar våra räkningar den 8: e och 22: e varje månad. Du kan göra detsamma, eller kanske du vill betala alla väntande räkningar en dag i veckan, till exempel varje fredag.
Betala dina räkningar på ett ställe och behåll alla dina räkningar som betalar förbrukningsmaterial tillsammans.
För att påskynda dina fakturor, betalar du alltid dina räkningar på ett ställe, oavsett om det är ditt skrivbord, köksbordet etc. Var det än är bör detta område vara utrustat med dina räkningar, checkbok, kuvert, frimärken, pennor, pennor, en räknare, tejp, en häftapparat och returadressetiketter. Om du inte har lådor att förvara dina tillbehör i, skaffa dig en liten plastlåda eller till och med en skokartong och förvara allt inuti.
Registrera dina betalda räkningar omedelbart.
Så snart du betalar varje faktura, registrera omedelbart betalningen i ditt checkregister eller datorprogramvaroregister. Vänta inte till senare för om du gör det finns det en god chans att du kommer att glömma. Och när du har glömt det, måste du slösa tid och pengar senare på att hantera kontantavgifter.
Placera betalda fakturor/kvitton i en fakturabokförande pocketbok eller kategoriserade filmappar.
När du har betalat dina räkningar markerar du din kopia eller del av fakturan med Betald dag, Kontrollnummer och Betalt belopp. Arkivera sedan var och en i lämplig ficka i din fakturamapp - med en ficka för varje; dvs. verktyg, försäkring, MasterCard, Visa, etc.) eller i kategoriserade mappar i ditt arkivskåp.
Organisera dina annullerade checkar och kontoutdrag.
Varje månad får du kontoutdrag (er) och eventuellt annullerade checkar från din bank. Lägg dem omedelbart i en mapp tills ditt angivna månadsdatum rullar runt för att stämma av ditt bankkonto. Spara sedan dina uttalanden och annullerade kontroller tillsammans i en mapp för året. Du kan behöva hämta dem senare för din revisor när skattesäsongen rullar på.
Förresten, alla kontoutdrag och/eller annullerade checkar som är mer än ett år gamla kan lagras på ett annat område än dina nuvarande filer. Du kan också överväga att kolla med din revisor för att avgöra hur länge han eller hon föreslår att du behöver behålla denna information.
Kondensera dina kreditkort.
Ju fler kreditkort du har, desto svårare blir det att hålla dem organiserade, och ju längre tid det tar att betala dina räkningar. När det är möjligt, kondensera dina många kreditkort till 2 eller 3 kreditkort och bli av med resten.
Förbered kuvert för återkommande räkningar i förväg.
För återkommande räkningar, till exempel inteckning, hyra eller lån, sparar du mycket tid på att förbereda ett gäng kuvert för varje i förväg. Låt oss till exempel säga att du måste betala hyran varje månad. Gör ett års kuvert med din hyresvärds namn och postadress, din returadress och en stämpel. På detta sätt kommer allt att vara klart för varje månad. Du skriver bara ut en check, lägger den i det förberedda kuvertet och posten.
Förenkla ännu mer med billig programvara för penninghantering.
Om du betalar dina räkningar manuellt kan du överväga att köpa billig programvara för penninghantering. Min man och jag använder Quicken. Det är enkelt att installera och minskar tiden det tar oss att betala våra räkningar med mer än 50%. Dessutom är det en bra tidsbesparare vid skattetid eftersom det automatiskt organiserar alla dina inkomster och utgifter, med en utskrift, redo för din revisor.
Fler organisatoriska tips
- Experter talar: De enklaste sätten att organisera ditt hemmakontor
- Organiseringstips: Avskräpning för ett hälsosamt hem
- Tidsbesparande strategier för att föra register, betala räkningar
