Du har dubbelkollat alla detaljer. Bankettrummet är bokat, cateringfirman arbetar med en speciell meny och blomsterarrangemang har beställts. Men ditt jobb har inte slutat riktigt än. Din välplanerade händelse kan sluta med en flopp om du förbiser den viktigaste detaljen: sprida ordet. Här är några idéer för att väcka din fantasi.
Uppmärksamhet gripare
Media får hundratals nyhetsmeddelanden varje vecka. När du försöker fånga intresse för reportrar, redaktörer och producenter, överväg att skicka ett utgåva som är ovanligt.
"För att tillkännage nya produkter eller speciella evenemang har jag skickat utgivningar tejpade på en glödlampa, med orden "Vi har en ny idé" på utsidan ", säger Mike DeHart, en marknadsföringsspecialist som bor i Asheville, NC.
"Skicka ut en svart golfboll, med guldinsignier och guldtröja, som tillkännager en förmånlig golfturnering", säger PR -specialisten Kay Pinkerton. ”Medlemmar i media som deltar kan gå in i en utlottning för middag och få en exklusiv intervju med en företagsjätt som är knuten till turneringen. Jag brukade arbeta för Hunt Oil Company, som sponsrade Byron Nelson Golf Classic. Det var det som fick mig att tänka på den här galna idén. ”
Tänk visuellt
Om du försöker locka den lokala TV -stationen att publicera ditt evenemang, ordna aktiva videomöjligheter. Redaktörerna för uppdrag för tv -nyhetsrum är ständigt på jakt efter berättelser som kommer att generera spännande video.
Steven Spenser, president för Praxis Communications i Seattle, säger Kentucky -kapitlet i amerikanen Lungeföreningen behövde marknadsföra ett dagslångt astmaprogram med den olympiska banstjärnan Jackie Joyner-Kersee. Han rekommenderade att sätta Joyner-Kersee tillsammans med astmatiska barn. En idé innehöll en löprunda runt en park eller skolbana.
Arrangörerna hade planerat att Joyner-Kersee skulle äta lunch med en utvald grupp av gemenskaps-VIP: er. Efter det skulle hon prata med en grupp skolpersonal om vikten av att känna igen astma hos sina elever och sedan lansera en eftermiddagshälsa rättvis. I publiciteten före evenemanget ingick att skicka pressmeddelanden till lokala medier, ge broschyrer och affischer till lokala skolor, skriva ut nyhetsbrevsartiklar, dela ut event-T-shirts och sätta upp intervjuer på lokalt tv/radiotal visar. Spenser uppmuntrade dock gruppen att gå ännu längre i sina reklaminsatser.
”Att bjuda in TV- och tryckfotografer att täcka den olympiska stjärnan vid hennes lunch eller hennes adress till skolans tjänstemän skulle resultera i tråkig, statisk täckning. En imponerande idrottares stora reklampotential skulle reduceras till ett talande huvud vid en talare. Detta ger tråkig tv, säger Spenser. ”Vad du än planerar, få media att visa rörelse – aktivitet – spänning. Tänk på vad som gör en bra speciell händelse, inte hur du använder din stjärnattraktion för att förmedla information som någon annan kan göra lika bra. ”
Varsågod
Att få ut ordet om händelser är inte begränsat till att kontakta media. För många evenemang vill du skapa en gästlista och skicka ut personliga inbjudningar. Medan en formell, graverad inbjudan med ett svarskort är perfekt för vissa tillfällen, kräver andra mer kreativitet för att ge resultat.
"För en banbrytande skickade vi inbjudan bifogad till en planta i ett utskickningsrör med förslaget att folk antingen planterar träd på sin egen gård, eller kom till den banbrytande händelsen och plantera trädet för vårdens framtid i Indiana, säger Frederick C. Bagg, chef för community relations och marknadsföring vid St. Francis Hospital och hälsocentra i Indianapolis, IN.
Bagg kom också med en humoristisk idé att bjuda in läkare till den stora invigningen av en ny Obstetrics and Neonatal Unit. Tjugo läkare fick en engångsblöja med en inbjudan bifogad och en inpackad Hersey -kyss inuti. "Läkare är en ovanligt svår grupp att svara på en inbjudan", säger Bagg. "Vi fick 16 eller 17 av dem att stanna till för frukostevenemanget och turnén."
Bli trådbunden
Överväg att skapa en webbsida för att hjälpa dina reklaminsatser. Du kan ge enkel åtkomst till information om händelsen, inklusive plats, vägbeskrivningar, schemalagda aktiviteter och hur du svarar, inklusive online -registrering. Till exempel etablerar många klassåterföreningsplanerare webbplatser för att hålla klasskamrater uppdaterade om kommande återträffar och för att lägga ut aktuell information om deras liv.
E-post är ett annat effektivt sätt att kommunicera med människor som kommer att delta på ditt evenemang. Överväg att skapa en e-postdiskussionslista för din grupp. Det finns flera webbplatser som erbjuder gratis listserver. En sådan webbplats finns på www.egroups.com. Fördelen med att skapa din egen diskussionslista är att du skickar ett meddelande och det distribueras automatiskt till alla e-postadresser på din lista.
För evenemanget som involverade Jackie Joyner-Kersee, rekommenderade Steven Spenser att sätta spårstjärnan på ett chattforum för att prata med barn i området som har astma. Han föreslog också en online-intervju med Joyner-Kersee för att få uppmärksamhet från webbkunniga reportrar.
Tala om det
Mun-till-mun är i allmänhet den bästa reklamen, och det gäller även evenemangsreklam. Sprid ordet. Låt folk veta om händelsen och påminn dem med en anteckning eller telefonsamtal. Roger Snowdon, ordförande för Media Magic i Fredericton, New Brunswick, Kanada föreslår att du gör en lista över vem som vet vem inom din organisation. "Tilldela dem en het lista för att skapa intresse och prata", sa Snowdon. ”Vi har gjort det här genom att få ihop ett team och arbeta med telefonerna under en helg. I det här fallet var det en politisk händelse, men samma metoder kunde användas för många andra evenemang också. ”
Testad och sann
Glöm inte bort beprövade och sanna reklamalternativ. Om det är en gemenskapsevenemang kan du skicka meddelanden om public service i tidningar, shoppeguider, TV och radio. Andra idéer inkluderar:
- Affischer
- Street Banners
- Reklamblad
- Trottoarmålning
En kombination av reklamstrategier kommer att resultera i största framgång för ditt evenemang. Kom ihåg att vara kreativ och ha kul. Var sedan stolta över att producera ett av de mest välbesökta och bäst genomförda evenemangen i stan.
Mer om event- och festplanering
- 10 tips för att organisera en enastående blockfest
- Festplanering tidslinje
- Hur man planerar en fest: Steg för steg instruktioner
