Öppna med positivitet
Oavsett hur frustrerad du är över situationen du är i, kom ihåg att kundtjänstrepresentanten du har att göra med inte är orsaken, så kontakta henne på ett snällt och lugnt sätt. Att börja med en negativ eller dominerande attityd kommer inte att göra situationen roligare för någon, och det kan till och med vända en kundtjänstrepresentant som annars kan vara på din sida mot dig. Så var öppen och positiv i din inledning.
Ta ett personligt förhållningssätt
Även om fakta i situationen är det viktigaste att förmedla, skadar det inte att lägga en personlig touch till din förklaring. Om en skadad produkt lämnade en älskad besviken på hennes födelsedag eller om ett felmärkt föremål fick dig att få problem på jobbet, förklara den tuffa position du hamnade i. Vi har alla mött upprörande situationer, och att dela dina kan göra det möjligt för en arbetare som annars skulle ha varit fientlig att identifiera sig med dig. Att låta kundtjänstrepresentanten se dig som en person snarare än ett problem kan hjälpa dig att få det resultat du önskar.
Håll fast vid behov
Om du upptäcker att en kundtjänstrepresentant har missuppfattat eller vrider dina ord, var inte rädd för att vara bestämd. Att gå hem och fundera över hur fel hon gjorde kommer inte att göra någonting för att hjälpa din situation, så använd din energi där det kommer att vara mest användbart - förtydliga din situation när det gäller. Tänk bara på att tappa humöret eller höja rösten bara fungerar mot dig. Så var lugn och förklara din sida av situationen tills representanten helt förstår.
Avgör inte
När du ber om en bättre affär eller försöker returnera en defekt vara, och kundtjänstrepresentanten står fast vid att det inte kommer att hända, ge inte upp. Den personen kan säga nej av alla möjliga skäl. Det kan vara så att hon helt enkelt har en dålig dag och inte känner för att hantera det extra arbetet, eller att hon kanske har anställts först nyligen och inte känner sig bekväm att böja reglerna. I det här fallet, försök igen nästa dag med en annan säljare eller gå till en annan butik om du har att göra med en kedja. Ibland är det bara att hitta rätt kundtjänstrepresentant för att uppnå de resultat du letar efter.
Be om att få se chefen
Om du har gjort allt ovan och ingenting verkar fungera, be att prata med chefen. Gör det med respekt, eftersom kundtjänstrepresentanten kommer att relatera situationen till sin chef och du vill komma ut i ett så positivt ljus som möjligt. De flesta chefer är fokuserade på att se till att deras kunder är nöjda och deras butik har ett gott rykte, så om du har varit en långvarig kund, meddela dem. Om du relaterar din historia till chefen och hon insisterar på att ingenting kan göras kan du mycket väl måste acceptera nederlag, men du kan åtminstone vara säker på att du gjorde ditt ärende och gjorde allt du gjorde skulle kunna.
Var lugn hela tiden
Även om du kanske känner dig frustrerad och kundtjänstrepresentanten kanske inte är så hjälpsam som du vill, håll ett lugnt och balanserat huvud på dina axlar så mycket som möjligt. Du vet inte vilken dag den personen har haft eller varför hon inte ger dig svaret du vill genast, så gör ditt bästa för att ha tålamod och respekt med hopp om att hon kommer runt omkring. Dessa situationer kan vara utmanande för alla inblandade, men du kan nu känna dig lite mer förberedd nästa gång du går in i en.
