Skapa en fristad för dina register – SheKnows

Journalföring liknar försäkring. Du hoppas att du aldrig kommer att behöva ett gammalt papper, men om du gör det kan det göra stor skillnad om du hittar det.

Du behöver inte bara ett system för att hålla reda på var du lägger saker, du måste också lämna instruktioner inklusive ett register så att andra kan hitta dina viktiga papper. Nu när så många människor använder datorer, skriv ut en papperskopia och notera filnamnen där alla poster lagras.

Eftersom dina register kan arkiveras hemma, i ett bankfack, på jobbet eller någon annanstans, är det bra att ha ett korsreferensindex så att folk vet var de kan hitta specifika dokument. Till exempel kan dina investeringsuppgifter finnas hemma i en metalllåda, dina sparobligationer lagrade i ett värdeskåp och kopior av ditt testamente kan finnas på ditt kontor och på en annan säker plats. Bifoga till ditt registerregister en uppdaterad lista över alla dina viktiga kontakter inklusive adresser och telefonnummer. Denna lista kan innehålla en revisor, administratören av ditt testamente, en advokat, bankman, minister, läkare, arbetsgivare, finansiell rådgivare, försäkringsombud och alla andra som bör kontaktas på din på uppdrag.

Att hålla reda på dokument och veta vilka register som ska föras och vilka du kan pitcha blir en enkel rutin när du väl har skapat ett system. Här är några riktlinjer baserade på kategorierna som använts i en tidigare kolumn.

Räkningar. Efter att räkningarna har betalats varje månad, dra av dem från din utgiftsplan. Spara kvitton som inköpsbevis för produkter och arkivera i produktfilen. Om problem dyker upp har du tillräckliga bevis och de kommer att repareras med liten eller ingen kostnad. Kontrollera kvitton mot dina kreditkortsräkningar. Om du har dokumentation kan du ta bort felaktiga avgifter på din faktura. Om du inte är säker på vad du ska kassera, behåll alla betalda räkningar tills du betalar in din skatt. Lägg sedan upp allt du inte behöver för att bevisa ett köp, ett garantianspråk och/eller stödja ett skatteavdrag.

Kredit-/lånerekord(er). Behåll lånekontrakt tills de är betalda. Om avtalet är med en person, kanske du vill behålla den annullerade anteckningen på obestämd tid för att bevisa för ett dödsbo att du betalat lånet. Annars, pitcha de betalda kontrakten. Det är en bra idé att kontrollera dina kreditupplysningsföretags rapporter en gång varje år och korrigera eventuell felaktig information.

Anställningsrekord(er). Behåll lönebesked fram till skattetid för att kontrollera mot det belopp som din arbetsgivare har rapporterat. Håll reda på bidrag som görs till pensionsplaner genom din arbetsgivare. Ha ett register över efterlevandeförmåner inklusive livförsäkring och pensionslivräntor. Spara kopior av prestationsutvärderingar, befordran och lönejusteringar.