Föreställ dig att träffa en advokat för första gången, vars kontor är en rörig röra - papper staplade över hela skrivbord, e-post och filer utspridda på credenza, och en överbelastad bokhylla med högar av böcker på toppen och på golv. Oavsett advokatens faktiska skicklighet eller rykte, kan ditt första intryck vara negativt? Kan ditt förtroende för den advokaten också minska? I affärer är det första intrycket viktigt.
Skräp i arbetsplats allt från bara irriterande till nästan förlamande och är alltid skadligt för produktiviteten. En rörig arbetsmiljö projicerar också en ogynnsam image för kunder och medarbetare. När skrivbordet blir en lagringsplats snarare än en arbetsyta är det dags att omorganisera! Flera faktorer bidrar till en oorganiserad arbetsplats, men här är tre sätt att bekämpa sabotörerna.
Skaffa ett bra skrivbord
Detta betyder inte nödvändigtvis en dyr skrivbord — det betyder ett som är rätt för dig och uppfyller dina dagliga behov. Dina personliga arbetsvanor såväl som dina affärsaktiviteter kommer att avgöra vilken stil och storlek skrivbord som passar dig. Om du hänvisar till böcker, manualer eller publikationer regelbundet i ditt företag, skulle ett skrivbord med en upprätt burk vara vettigt. Du kan förvara de böcker du refererar till dagligen i hyddan. De kommer att vara lättillgängliga, men utanför din arbetsyta. Om böcker inte behöver vara nära till hands räcker det med en separat bokhylla och du kan gå utan buret till förmån för en större platt arbetsyta.
Om ditt jobb kretsar kring datoranvändning och du har gott om golvyta, överväg ett L-format skrivbord. Du kan behålla din dator på en sektion och fortfarande ha en stor arbetsyta på den andra. Denna konfiguration låter dig undvika att jonglera med två prioriteringar på samma skrivbord. En annan bra aspekt med ett L-format skrivbord är det extra utrymmet du får för skrivbordsverktyg som upprättstående filhållare, staplingsbrickor, korgar, bärbara hängfiler och din telefon. Glöm inte allt utrymme på dina väggar. När du inte kan bygga ut, bygg upp! Hyllor är ett fantastiskt sätt att visa personliga föremål, utmärkelser och foton samtidigt som du håller ditt arbetsområde rent och funktionellt.
Förbättra din tidshantering
När du inte har bra koll på din tid har du ofta bråttom att få saker gjorda och oundvikligen kan du inte prioritera att vara organiserad. Papper slängs på skrivbordet "för nu" och tidningar staplas på stolen eller golvet eftersom du inte har tid att läsa dem. Ett av de enklaste sätten att bättre utnyttja din tid är att tänka om hur lång tid uppgifterna faktiskt kommer att ta och schemalägga därefter. Visualisera dig själv när du slutför en uppgift från början till slut och vilka åtgärder du måste vidta. Tills du blir mer noggrann med att uppskatta, lägg till 25 % till den tid du tror att du behöver för att slutföra en viss uppgift.
Ett annat sätt att inse faktisk tid är att tajma dig själv medan du gör olika saker, som att betala räkningar, balansera checkhäftet eller gå till postkontoret. Du kanske blir förvånad över att ta reda på hur lång tid saker faktiskt tar. Gör anteckningar om hur lång tid varje uppgift tar så att du kan komma ihåg att ge gott om tid. När du kör ärenden mellan affärsmöten, ta alltid hänsyn till oväntade omständigheter som trafik eller långa köer.
Rensa papperet
Många människor samlar på sig papperstrassel på grund av rädsla för att slänga något viktigt, eller en oro för att det kan behövas senare. Resultatet är att de slutar med att behålla allt och inte kan urskilja vilka saker som har nuvarande eller framtida värde och vilka som säkert kan kasseras.
Verkligheten är att 80 procent av det sparade papperet "för säkerhets skull" aldrig behövs igen; och om det är det, är chansen mycket god att den kan återskapas eller hämtas från en annan källa. Från post till fax till annonser och anteckningar, papper är den största bidragsgivaren till röran i en kontorsmiljö. För att undvika en snabb ansamling av papper är ett regelbundet pappersunderhållssystem en nödvändighet på varje kontor. Kom ihåg att din papperskorg och din dokumentförstörare är dina vänner.
Fatta beslut snabbare
Skräp uppstår när du skjuter upp beslutsfattande. Försök ta för vana att snabbt fatta beslut om du ska behålla papper, post och annat. Ju snabbare du kan fatta säkra beslut, desto snabbare kommer du att hålla saker i rörelse genom ditt liv, vilket förhindrar eftersläpning.
Tänk på att det är att organisera sig bearbeta snarare än en händelse, så förvänta dig inte mirakel över en natt. Du kan påskynda processen genom att anlita hjälp, till exempel en professionell arrangör, som kommer att arbeta sida vid sida med dig och hålla dig fokuserad.
Om du planerar att ta itu med omorganiseringsprojektet själv, är det möjligt att göra bra framsteg på relativt kort tid om du har en spelplan och några mål i åtanke innan du börjar. Börja bara på ett ställe och fortsätt med det, så kommer du snart att bli förvånad över resultaten du ser.
Fler organiseringstips och tricks
Nio hemligheter bakom framgångsrika arrangörer
Organisera dig och stressa mindre
52 idéer för att organisera ditt hem: Ett organiseringstips i veckan
