Nekaj dni sovražim svoj nabiralnik. Prepričan sem, da lahko sočustvujete. Tako kot ti, jaz (in vsaka druga poslovna ženska) prejmem povprečno 124,5 e -poštnih sporočil dan. Kljub temu, da smo vsi prilepljeni na svoj zaslon, je naš E-naslov zdi se, da je bonton počasi razpadel. Videl sem e -poštna sporočila, ki niso vsebovala le neumnih napak, ampak so bila v nekaterih primerih povsem nesramna - ali še huje, preveč naključna. Tudi navidez neškodljive napake se seštevajo in imajo v nekaterih primerih lahko resne posledice.
Opisal sem nekaj osnovnih pravil bontona, da zagotovim, da se vaše elektronske komunikacije ujemajo s vašo profesionalno podobo.
1. Uporabite profesionalni pozdrav
Res je, vsaka kultura podjetja je drugačen, a vedno je primeren vljuden in rahlo formalni pozdrav. Uporaba besed, kot sta »hej« ali »jo«, ni profesionalna, ne glede na to, kdo je prejemnik. Namesto tega uporabite "zdravo", "zdravo", "dobro jutro/popoldne" ali, če želite biti bolj formalni, "dragi".
2. Primerno uporabite »odgovori vsem«
Skupinska e-poštna sporočila lahko prihranijo čas, saj so vsi vključeni v posodobitve projektov ali karkoli drugega, kar pošiljate. Žal lahko niti skupine uidejo izpod nadzora in se ločijo v ločene teme, v katere ni treba biti vključena celotna skupina. Dvakrat premislite, preden odgovorite na vse, da razmislite, ali je res treba vse vključiti.
3. Ne uporabljajte vzdevkov
Skrajšanje imena nekoga (če vam ni bilo povedano, da mu je ljubše) je pretirano priložnostno, predrzno in se v nekaterih primerih lahko zdi ponižujoče. Moje ime je Tiffany. Razen če vas osebno poznam, ni primerno, da me kličete "Tiff".
4. Izogibajte se uporabi humorja
Humor v e -pošti ne deluje pogosto. Kar je eni osebi smešno, je lahko žaljivo za druge ali, še huje, napačno razlagano kot sarkastično ali jedko.
5. Odgovorite pravočasno
Čeprav smo prilepljeni na klaviature, vam ni treba igrati talcev v mapi »Prejeto«. Če je e -poštno sporočilo prednostno in veste, da boste za obravnavo potrebovali več ur (ali celo dni), odgovorite takoj, da potrdite zahtevo. E -poštna sporočila, ki visijo naokoli in nabirajo prah v vašem nabiralniku, lahko dajo ljudem vtis, da ste preobremenjeni ali da ignorirate njihove zahteve. Neprebrana e -poštna sporočila lahko pomenijo tudi zamujene roke.
6. Lektorirajte svoje sporočilo
Enostavnost preverjanja črkovanja pomeni, da se mnogi od nas zanašamo na to, da odkrijemo pravopisne napake, kar vas pripelje le do polovice. Delo imejte za "javno". Če ste napačno vpisali in pomotoma preskočili črko “L”, je beseda še vedno pravilno napisana, vendar ima popolnoma drugačen pomen! Prav tako je dobro preveriti, ali obstajajo zgrešene besede ali besede, ki zvenijo enako, vendar so napisane (in pomenijo) nekaj drugačnega, na primer »vaš« in »ste«.
7. Ne pozabite na prilogo
Temu se je enostavno izogniti. Če v telo e -poštnega sporočila vnesete besedo »priloga« ali »priloži«, vas bo Outlook vprašal, če izgleda, da ste kaj pozabili priložiti. Eden od načinov za zmanjšanje te napake je, da začnete beležko z »v priloženem ...«
8. Izogibajte se uporabi vseh velikih črk
Vse velike črke, uporabljene v e -poštnem sporočilu, so lahko prejemnikom žaljive. Če je nekaj res pomembno, to povejte ali namesto tega uporabite krepko ali podčrtano, da označite ključno točko ali stavek.
9. Razmislite o klicu
Če imate v svojem e -poštnem sporočilu veliko povedati, je morda učinkovitejše, da preprosto dvignete telefon ali načrtujete klic. Ne samo, da lahko telefonski klic prihrani čas, lahko pa tudi prepreči napačno razlago vašega sporočila. Po klicu dokumentirajte dogovorjene točke ali nadaljnje naloge s kratkim e-poštnim sporočilom.
10. Vključite zaključni pozdrav
Podobno kot pri prvi točki je dobra praksa vključiti zaključni pozdrav. Pomislite na zadnje prejeto e -poštno sporočilo, kjer se je beležka nenadoma končala. Verjetno se je počutil manj kot opomba in bolj kot naročilo.
Ne pozabite, da e -pošta, tako kot katera koli druga oblika poslovanja komunikacijo, je neposreden odraz vašega profesionalnost. Prepričajte se, da je vaš e -poštni bonton v redu, sodelavcem pa pokaže, da ste premišljeni, vljudni in hitri pri spletnih izmenjavah.
Ta članek se je prvotno pojavil na Fairygodboss. Kot največja karierna skupnost žensk Fairygodboss milijonom žensk ponuja karierne povezave, nasvete skupnosti in težko najti informacije o tem, kako podjetja ravnajo z ženskami.
