Pri izdelavi se zanašamo na e -pošto poslovno učinkovitejše, vendar nekatere stvari ljudje le še povečujejo. Katere od teh poslovnih e-poštnih sporočil ne uporabljate?
ali si
nesramen pošiljatelj e -pošte?
Za povečanje učinkovitosti poslovanja se zanašamo na e -pošto, nekatere stvari pa ljudje le še povečujejo. Katere od teh poslovnih e-poštnih sporočil ne uporabljate?
Anatomija elektronskega sporočila
Ko pišete e -poštno sporočilo, poskrbite, da boste vse obravnavali čim bolj jasno in popolno. Ne prosite ljudi, naj berejo med vrsticami ali sledijo informacijam, ki jih potrebujejo, da vam odgovorijo.
Če morate napisati dolgo e -poštno sporočilo, ga prekinite tako, da uporabite krepke glave in krogle ali številke, kadar je to mogoče.
Slovnica je pomembna
Slovnična in črkovalna pravila obstajajo, da se zagotovi, da v pisni besedi ne pride do napačne komunikacije, zato ne sprožite samo e-poštnega sporočila, ne da bi ga ponovno prebrali. Razčlenite slovnična pravila, se prepričajte, da ni nič narobe napisano, in ne uporabite besede, razen če ste prepričani veste, kaj to pomeni - preveč se trudite zveneti, kot pravijo Britanci, "posh" je lahko katastrofalno rezultatov.
Pri stenografiji bodite previdni. Pri pošiljanju e -pošte ljudem, ki jih dobro poznate, je lahko v redu, vendar se temu izogibajte z novimi stiki. Stvari, kot je BTW, so verjetno v redu, če odgovarjate s telefona, vendar se izogibajte LOL in emotikonom.
Odgovarjanje in posredovanje
Ne odgovarjajte na nobeno e -poštno sporočilo, dokler ne preberete celotnega sporočila, vključno z odgovori drugih ljudi. Razen če ste slepo kopirani ali če želite svoj komentar dati zasebno, vedno odgovorite vsem, če so bili vključeni tudi drugi.
Ko odgovorite, se prepričajte, da obravnavate vsak predmet. Če je več ljudi postavilo vprašanja, je koristno, da jih odgovorite v enem e -poštnem sporočilu. Če nekdo potrebuje veliko vnosa, je koristno, če odgovorite »v vrstici«, tako da odgovorite na njegove komentarje v telesu lastnega e -poštnega sporočila in spremenite pisavo v drugo barvo.
- Odstranite vse podatke, ki jih vi ali prvotni e -poštni naslovnik ne želite, da bi imeli drugi.
- Ali morate odstraniti vse e -poštne naslove iz vrstic »do« ali »od« naprej?
- Ali morate odstraniti kontaktne podatke nikogar iz njegovega podpisa?
- Ali so razkrili potencialno občutljive podatke? To lahko vključuje vse, od zasebnih podrobnosti o izdelku ali cen do osebnih podatkov.
- So (ali vi) o nekom rekli kaj negativnega? Tudi če ne posredujete tej osebi, jo odstranite.
In ali res moramo povedati, da poslovnim stikom ne smete posredovati šale, meme, srčkane stvari ali politične retorike?
E -poštni dodatki, ki štejejo: priloge in podpisi
E -poštni dodatki so lahko eden izmed najbolj dražilnih delov e -pošte, če so narejeni nepravilno. Priloge, večje od 8 megabajtov, je treba naložiti v storitev, kot sta Dropbox ali Box, da se prepreči njihovo blokiranje. Več prilog je treba dati v mapo in jih stisniti.
Vedno imejte samodejno nastavljen podpis tako v računalniku kot v telefonu, pri tem pa preverite na vaši celici tako piše v primeru čudne napake pri samodejnem popravljanju ali da pojasni, zakaj je tako kratek odziv. Vsebovati mora:
- Tvoje polno ime
- Tvoj polni naslov
- Vaš naslov, če ste podjetje iz opeke in malte
- Vaša telefonska številka, vključno z razširitvami in celico, če želite, da jo imajo ljudje
- Vaš e -poštni naslov (neobvezno)
- Naslov vaše spletne strani
- Vse druge povezave, ki jih želite imeti (družabni mediji, blog itd.)
Ko gre za slike, kot so fotografije, logotipi in ozadja, je manj več. Morda bodo pokvarili način prikaza e -pošte na e -poštnih odjemalcih nekaterih ljudi. In vse, razen diskretnega (majhnega) logotipa, pogosto izgleda le sirasto.
Zlato pravilo
Ko gre za e -poštno komunikacijo, vedno upoštevajte Zlato pravilo. Napišite vrste e -poštnih sporočil, ki jih želite prejemati. Kdo ve? Mogoče se bo kdo od vas kaj naučil.
Povej nam
Kakšni so vaši e -poštni ljubljenčki? Zveni v spodnjih komentarjih.
Več o dobri uporabi e -pošte
Delujoča mama 3.0: 5 korakov do boljših e -poštnih sporočil
Vodnik neveste po e-poštni organizaciji
Pomladno očistite mapo »Prejeto«
