Kako pogosto pozabite (ali izgubite) pomemben račun? Potem na koncu zapravljaš denar o zamudah pri honorarjih - da ne omenjam tesnobe, ki nastane s tako neorganiziranostjo. Tu je deset nasvetov za organiziranje računov in poenostavitev plačevanja računov!
Organiziranje računov
Nerešene račune hranite skupaj na enem določenem območju.
Takoj, ko vaša pošta prispe, ali ob določenem času razvrščanja pošte, razvrstite po pošti in ločite čakajoče račune od vse druge pošte. Ko končate razvrščanje, nerešene račune takoj položite v ovojnico, žepno mapo ali košarico čakajočih računov.
Ne ločujte vsakega čakajočega računa v ločeno mapo.
Karkoli naredite, ne dajajte računa za komunalne storitve v eno mapo, računa za avtomobilsko zavarovanje v drugo mapo in članarine v drugo. Vsi čakajoči računi morajo biti skupaj v ovojnici, žepni mapi ali košarici, tako da jih je mogoče plačati, ne da bi morali iskati 10 različnih mest, da bi jih našli.
Z možem uporabljava knjigo žepnih map, ki vsebuje približno 20 žepnih map. Vsi naši čakajoči računi so združeni v prvi žepni mapi. Vsi plačani računi/potrdila se nato vložijo v posamezne kategorizirane žepne mape, ki sledijo. Ta sistem za nas deluje kot sanje.
Za plačilo računov določite 2 do 4 redne dni na mesec.
Devetindevetdeset odstotkov časa vam ni treba opustiti vsega, kar počnete, ko po pošti prejmete račun, da ga plačate takoj. Določite 2 do 4 dni na mesec in v teh dneh položite ves račun. Z možem plačujeva račune 8. in 22. v mesecu. Morda boste storili enako ali pa boste morda želeli plačati vse čakajoče račune en dan na teden, na primer vsak petek.
Plačajte račune na enem mestu in obdržite ves račun za plačilo zalog.
Da bi pospešili plačevanje računov, vedno plačajte račune na enem mestu, pa naj bo to vaša miza, kuhinjska miza itd. Kjer koli že je, bi moralo biti to območje opremljeno z vašimi računi, čekovno knjižico, ovojnicami, znamkami, pisali, svinčniki, kalkulatorjem, trakom, spenjalnikom in etiketami za povratni naslov. Če nimate predalov za shranjevanje zalog, si priskrbite majhno plastično škatlo ali celo škatlo za čevlje in vse shranite notri.
Takoj zapišite plačane račune.
Takoj, ko plačate vsak račun, ga nemudoma zabeležite v register čekov ali register računalniške programske opreme. Ne čakajte pozneje, kajti če to storite, obstaja velika verjetnost, da boste pozabili. In ko pozabite, boste morali kasneje zapravljati čas in denar, ko se boste ukvarjali s prekoračenimi provizijami za račun.
Plačane račune/prejemke vnesite v knjigo žepnih map za plačevanje računov ali kategorizirane mape datotek.
Ko plačate račune, označite svojo kopijo ali del računa z datumom plačila, številko čeka in plačanim zneskom. Nato vsakega vložite v ustrezen žep mape za plačilo računov - za vsakega po en žep; komunalne storitve, zavarovanje, MasterCard, Visa itd.) ali v kategorizirane mape v vaši omari.
Organizirajte vaše preklicane čeke in izpiske na tekočem računu.
Vsak mesec boste od svoje banke prejemali izpiske oziroma račune za preverjanje računa in po možnosti preklicane čeke. Takoj jih postavite v mapo, dokler se ne določi določeni mesečni datum, da bi uskladili svoj tekoči račun. Nato vse izpiske in preklicane čeke shranite v mapo za leto. Ko se začne davčna sezona, jih boste morda morali pozneje pridobiti za svojega računovodjo.
Mimogrede, vse bančne izpiske in/ali preklicane čeke, starejše od enega leta, lahko shranite na drugo področje kot vaše trenutne datoteke. Razmislite lahko tudi o tem, da pri svojem računovodji ugotovite, kako dolgo vam predlaga, da hranite te podatke.
Kondenzirajte svoje kreditne kartice.
Več kreditnih kartic imate, težje jih boste organizirali in dlje boste morali plačati račune. Kadar koli je mogoče, strnite svoje številne kreditne kartice v 2 ali 3 kreditne kartice in se znebite preostalih.
Kuverte za ponavljajoče se račune pripravite vnaprej.
Pri ponavljajočih se računih, na primer pri hipoteki, najemnini ali plačilu posojila, boste prihranili veliko časa, da za vsako vnaprej pripravite kup ovojnic. Recimo, da morate najemnino plačevati vsak mesec. Naredite enoletne ovojnice z imenom in poštnim naslovom najemodajalca, povratnim naslovom in žigom. Tako bo vsak mesec vse pripravljeno. Napišete samo ček, ga položite v pripravljeno ovojnico in pošljete po pošti.
Še poenostavite s poceni programsko opremo za upravljanje denarja.
Če račune plačujete ročno, razmislite o nakupu poceni programske opreme za upravljanje denarja. Z možem uporabljava Quicken. Nastavitev je lahka in za več kot 50%skrajša čas, potreben za plačilo računov. Poleg tega v davčnem času prihranite veliko časa, saj bo samodejno organiziral vse vaše prihodke in odhodke z izpisom, pripravljenim za vašega računovodjo.
Več organizacijskih nasvetov
- Strokovnjaki govorijo: Najlažji načini za ureditev domače pisarne
- Organizacijski nasveti: Odpravite nered za zdrav dom
- Strategije, ki prihranijo čas za vodenje evidenc, plačevanje računov
