Predstavljajte si, da se prvič srečate z odvetnikom, čigar pisarna je natrpan nered – papirji so nakopičeni po vsem namizje, pošta in datoteke, raztresene po credenzi, in preobremenjena knjižna omara z nizi knjig na vrhu in na nadstropje. Ne glede na dejansko spretnost ali ugled tega odvetnika, je morda vaš prvi vtis negativen? Ali bi se lahko zmanjšalo tudi vaše zaupanje v tega odvetnika? V poslu je prvi vtis pomemben.
Nered v delovno mesto sega od zgolj nadležnega do skoraj paralizirajočega in vedno škoduje produktivnosti. Natrpano delovno okolje projicira tudi neugodno podobo na stranke in sodelavce. Ko namizje postane prostor za shranjevanje in ne delovni prostor, je čas za reorganizacijo! K neorganiziranemu delovnemu prostoru prispeva več dejavnikov, toda tukaj so trije načini za boj proti saboterjem.
Dobite dobro mizo
To ne pomeni nujno draga pisalna miza — pomeni tista, ki je prava za vas in ustreza vašim dnevnim potrebam. Vaše osebne delovne navade in vaše poslovne dejavnosti bodo določile, kateri slog in velikost mize je primerna za vas. Če se v vašem podjetju redno sklicujete na knjige, priročnike ali publikacije, bi bila smiselna miza s pokončno loputo. Knjige, na katere se dnevno sklicujete, lahko hranite v koči. Do njih bo mogoče zlahka dostopati, vendar zunaj vašega delovnega prostora. Če vam ni treba, da so knjige pri roki, bo zadostovala ločena knjižna polica in lahko se odločite za večji ravni delovni prostor.
Če se vaše delo vrti okoli uporabe računalnika in imate dovolj prostora, razmislite o mizi v obliki črke L. Računalnik lahko hranite v enem delu, na drugem pa imate še vedno velik delovni prostor. Ta konfiguracija vam omogoča, da se izognete žongliranju dveh prioritet na istem namizju. Še en odličen vidik mize v obliki črke L je dodaten prostor, ki ga pridobite za namizna orodja, kot so pokončna držala za datoteke, pladnji za zlaganje, košare, prenosne viseče datoteke in vaš telefon. Ne pozabite na ves prostor na svojih stenah. Ko ne morete graditi, gradite! Police so fantastičen način za prikaz osebnih predmetov, nagrad in fotografij, hkrati pa poskrbite, da je vaše delovno območje čisto in funkcionalno.
Izboljšajte upravljanje časa
Če nimate dovolj časa, se vam pogosto mudi, da bi opravili stvari in neizogibno vam ne morete dati organiziranosti prednost. Papirje "za zdaj" vržejo na mizo, revije pa zlagajo na stol ali tla, ker jih nimate časa prebrati. Eden najpreprostejših načinov, kako bolje izkoristiti svoj čas, je, da ponovno razmislite, koliko časa bodo opravila dejansko trajala, in ustrezno razporedite svoj čas. Predstavljajte si, kako dokončate nalogo od začetka do konca in kaj morate izvesti. Dokler ne boste natančneje ocenili, dodajte 25 % času, za katerega mislite, da boste potrebovali za dokončanje določene naloge.
Drug način za uresničevanje dejanskega časa je, da si vzamete čas, medtem ko počnete različne stvari, kot so plačevanje računov, izravnavanje čekovne knjižice ali odhod na pošto. Morda boste presenečeni, ko ugotovite, kako dolgo stvari dejansko trajajo. Zabeležite si, kako dolgo traja posamezno opravilo, da si boste lahko zapomnili dovolj časa. Ko opravljate opravke med poslovnimi sestanki, vedno upoštevajte nepričakovane okoliščine, kot so promet ali dolge vrste.
Očistite ta papir
Mnogi ljudje nabirajo papirnati nered zaradi strahu, da bi nekaj pomembnega zavrgli, ali skrbi, da bo to morda pozneje potrebno. Posledica tega je, da na koncu obdržijo vse in ne morejo razločiti, katere stvari imajo sedanjo ali prihodnjo vrednost in katere je mogoče varno zavreči.
Dejstvo je, da 80 odstotkov shranjenega papirja »za vsak slučaj« nikoli več ne potrebujemo; in če je, so velike možnosti, da ga je mogoče poustvariti ali pridobiti iz drugega vira. Od pošte do faksa do oglasov in beležk, papir največ prispeva k neredu v pisarniškem okolju. Da bi se izognili hitremu kopičenju papirja, je v vsaki pisarni nujen sistem rednega vzdrževanja papirja. Ne pozabite, vaš koš za smeti in vaš drobilnik sta vaša prijatelja.
Sprejemajte odločitve hitreje
Nered se zgodi, ko odložite odločanje. Poskusite se navaditi, da se hitro odločate o tem, ali boste obdržali papir, pošto in druge stvari. Hitreje kot boste sprejemali samozavestne odločitve, hitreje se bodo stvari premikale skozi vaše življenje, kar preprečuje zaostanke.
Upoštevajte, da je organiziranje a proces namesto dogodka, zato ne pričakujte čudežev čez noč. Postopek lahko pospešite tako, da najamete pomoč, na primer profesionalnega organizatorja, ki bo sodeloval z vami in vas osredotočil.
Če se načrtujete sami lotiti projekta reorganizacije, je mogoče v relativno kratkem času narediti dober napredek, če imate pred začetkom v mislih načrt igre in nekaj ciljev. Samo začnite na enem mestu in vztrajajte pri tem in kmalu boste presenečeni nad rezultati, ki jih vidite.
Več organizacijskih nasvetov in trikov
Devet skrivnosti uspešnih organizatorjev
Organizirajte se in se manj stresite
52 idej za organizacijo vašega doma: namig za organizacijo na teden
