Ak nemáte systém na riešenie vašich e -mailov, vaša doručená pošta sa vám môže rýchlo a ľahko vymknúť spod kontroly. Našťastie s niekoľkými funkciami vyhľadávania nie je nájdenie e -mailu nemožné; Je však múdre zorganizovať prílev e -mailov skôr, ako sa číslo zaplavujúce vašu doručenú poštu stane zdrvujúcim.
Keďže mnohí z nás dostávajú desiatky alebo dokonca stovky e -mailov denne, je nevyhnutné vyvinúť systém na riešenie tohto problému. Tu je niekoľko jednoduchých spôsobov, ako zabrániť hromadeniu e -mailov.
Ihneď po prečítaní zlikvidujte niektoré e -maily
Ak ste si email prečítali a nepotrebujete si ho znova prečítať alebo na ňom reagovať, ihneď ho vyhodte do koša. Tiež nastavte svoj e -mail tak, aby sa kôš pravidelne vyprázdňoval (alebo choďte každý týždeň a ručne ho vyprázdňujte).
Majte na pamäti, že nemusíme čítať každý e -mail okamžite. Ak vás e -mail rozptyľuje, nenechávajte ho otvorený; namiesto toho naplánujte tri až päť časov príchodu počas pracovného dňa.
E -maily, ktoré vyžadujú akciu, nechajte vo svojej doručenej pošte
Ak je potrebné na e -mail odpovedať alebo vyžaduje akciu, nechajte ho vo svojej doručenej pošte ako pripomenutie. Pri obzvlášť dôležitých položte vlajky, aby sa v náhodnom poradí nestratili. (Aj keď je to menej pravdepodobné, pretože vaša schránka bude čoskoro efektívnejšia!)
Potom sa rozhodnite pre štandardný termín pre e -maily, ktoré zostanú vo vašej doručenej pošte - možno týždeň až mesiac. Na konci každého týždňa si prezrite svoju doručenú poštu a uistite sa, že je odpoveď alebo akcia dokončená, aby ste mohli odstrániť e -mail z doručenej pošty.
Ostatné e -maily ihneď odložte
Ak existujú e -maily, na základe ktorých ste konali, ale na ktoré sa budete musieť v budúcnosti obrátiť, uložte ich do príslušných priečinkov. Budete sa musieť zamyslieť nad tým, aký typ priečinkového systému vám bude najlepšie vyhovovať. Odoslané e -maily sa môžu ľahko vymknúť spod kontroly, preto zvážte vytvorenie priečinkov rozdelených podľa dátumu, aby ste mohli ľahko odstrániť celé priečinky, ktoré už nie sú aktuálne. Existuje niekoľko e -mailových nástrojov, ktoré vám umožňujú ukladať prichádzajúce e -maily priamo do priečinka - Zvážte nastavenie, ak máte pocit, že vám táto funkcia bude dobre slúžiť spôsobom, akým vy práca.
Viac kariérnych tipov
Ako nájsť mentora
Ako ukončiť prácu s triedou
Čo robiť, keď ste dostali výpoveď
